Estrategia y Gestión

Casos prácticos de facturación electrónica: ¿Está tu negocio obligado?

Descubre cuándo es obligatorio emitir facturas electrónicas con casos prácticos de diferentes tipos de negocios.

¿Te preguntas si tu negocio va a estar obligado a adoptar la facturación electrónica? La facturación electrónica está cada vez más extendida por sus múltiples beneficios y su utilización pronto será obligatoria entre empresas.

• Te explicamos los plazos que debes de tener en cuenta para la entrada en vigor de la obligación de utilizar la factura electrónica entre empresas. 
• Conoce casos prácticos para ayudarte a comprender si tu empresa estará obligada a emitir facturas electrónicas.

Los cambios normativos que obligarán a la utilización de la factura electrónica entre empresas hacen que muchos empresarios se pregunten si su negocio estará obligado a emitir sus facturas electrónicas. Si tienes una pequeña empresa o PYME, como una cafetería, una tienda, un taller o una asesoría, tienes que tener claro si tienes que emitir facturas electrónicas y en qué casos.

Adoptar la facturación electrónica no solo es un requisito legal en muchos casos, sino una inversión para mejorar la eficiencia y poder facturar a todo tipo de clientes.

CONTENIDO DEL POST

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Las empresas van implantando la factura electrónica por sus múltiples beneficios, pero también por una obligación normativa, impulsada por las siguientes leyes: 

• Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la facturación electrónica. Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio que las facturas dirigidas a las AA.PP. sean electrónicas. La única exención es la relativa a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 € y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas, cuando concurran determinadas circunstancias.
• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece. Esta ley establece que “todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales”. Con esta ley se extiende la obligación de la utilización de la factura electrónica a las transacciones entre empresas y autónomos, quedando solo exenta la emisión de facturas electrónicas a los particulares. Su entrada en vigor se realizará de la siguiente manera: 

• Empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros: Al año de aprobarse el desarrollo reglamentario. 
• Resto de los empresarios y profesionales: A los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. 

Una vez que este reglamento sea aprobado, empezará a contar el plazo para la extensión de la obligatoriedad de la utilización de la factura electrónica a las transacciones entre empresas y autónomos. 

Casos prácticos para comprender si tu negocio está obligado a implementar la facturación electrónica

En relación con la obligación de implantar la facturación electrónica pueden darse diferentes casos. En líneas generales si solo se trabaja con clientes particulares no se estará obligado. Sin embargo, negocios que en principio se puede pensar que solo trabajan con particulares, en determinados casos pueden necesitar emitir una factura electrónica a una empresa. Veámoslo de manera práctica con los siguientes ejemplos.

Caso práctico 1: Cafeterías y restauración

Imagina que tienes una pequeña cafetería o un restaurante que emite exclusivamente facturas simplificadas a los consumidores finales. En este caso, no estarías obligado a implementar la facturación electrónica.

Sin embargo, si entre tus clientes se encuentran empresas y no puedes emitirles facturas electrónicas, puede que se busquen otro local, ya que estos necesitan facturas completas y será obligatorio emitirles una factura electrónica.

Recomendación: Considera poder emitir facturas electrónicas para no perder a tus clientes que necesiten una factura a nombre de la empresa. 

Obligación: No obligatoria, salvo que entre tus clientes se encuentren empresas o profesionales.

Caso práctico 2: Tienda online

Las tiendas online suelen trabajar con clientes de toda España y, en algunos casos, del extranjero. Si facturas a empresas u organismos públicos, es obligatorio implementar la facturación electrónica. 

Si la venta es solamente a consumidores finales, no será necesario. No obstante, bastará con que tengas un cliente profesional para que necesites que tu software te permita emitir facturas electrónicas.

Recomendación: Automatizar procesos utilizando un software de facturación electrónica.

Obligación: Obligatoria si trabajas con empresas o administraciones públicas. 

Caso práctico 3: Asesorías y consultorías

En el caso de despachos de asesoría que ofrecen servicios a empresas, la facturación electrónica es obligatoria. En los casos en los que se facture a los clientes particulares no será necesario emitir facturas electrónicas. 

Recomendación: Implementar la facturación electrónica para poder trabajar con clientes particulares y empresas. 

Obligación: Obligatoria para facturar a empresas y profesionales.

Caso práctico 4: Clínicas, veterinarios y peluquerías

Este tipo de negocios suelen facturar sus servicios a particulares por lo que no están obligados a emitir facturas electrónicas. Puede haber algunas excepciones, como en el caso de las clínicas que trabajen con seguros de salud. En estos casos, sí deberán contar con un sistema de facturación electrónica.

Recomendación: Si tienes una clínica y trabajas con aseguradoras, tu software de gestión debe permitirte emitir facturas electrónicas.

Obligación: No obligatoria, salvo clínicas que trabajen con aseguradoras.

Caso práctico 5: Taller de reparación de vehículos

Los talleres de reparación trabajan para particulares, administraciones públicas, empresas y aseguradoras, por lo que deben poder emitir facturas electrónicas. 

Recomendación: Implementar cuanto antes un software de gestión que permita la emisión de facturas electrónicas. 

Obligación: Obligatorio para poder atender a todo tipo de clientes

¿Por qué es importante la facturación electrónica?

Más allá de las obligaciones legales, la facturación electrónica ofrece numerosos beneficios para tu negocio:

• Agilización de procesos: La automatización de la emisión de facturas reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Reducción de errores: Al emitir y gestionar las facturas de forma electrónica, se minimizan los errores. 
• Mayor seguridad: La facturación electrónica garantiza la autenticidad y la integridad de los documentos.
• Mejora de la trazabilidad: El seguimiento de las facturas es más sencillo y eficiente.
• Cumplimiento normativo: El incumplimiento de la ley puede derivar en sanciones económicas y la pérdida de clientes que requieran recibir facturas en formato electrónico.

Por lo tanto, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas de todos los tamaños. Sus beneficios son múltiples y van desde la optimización de procesos hasta el cumplimiento de la normativa vigente. Si aún no has implementado la facturación electrónica en tu negocio, es hora de que lo consideres seriamente.