Contabilizando la amortización de los equipos informáticos: Pasos a seguir

Todas las empresas disponen de equipos informáticos, por lo que entre todas las amortizaciones que hay que realizar a final del ejercicio, la de los ordenadores siempre estará presente. Aprende a contabilizar la amortización de los equipos informáticos.

• Te explicamos cómo se calcula la amortización de los equipos informáticos.
• Es importante que tengamos un control de los equipos informáticos para darlos de baja cuando dejen de estar operativos en la empresa.

Según el Plan General Contable, los equipos informáticos se contabilizan en la cuenta 217 de Equipos para procesos de información, en donde también se contabilizarían otros conjuntos electrónicos, como por ejemplo una tablet.

La correcta realización de las amortizaciones de los activos de la empresa es imprescindible para determinar correctamente el resultado contable y fiscal de cualquier empresa.

Mediante la amortización de los equipos informáticos, la empresa traslada como gasto a su cuenta de resultados una parte de su valor. Y es que los inmovilizados, al tener una vida superior a un año, no se pueden contabilizar como gasto íntegramente en un ejercicio.

La amortización lo que hace es registrar contablemente la pérdida de valor de los activos de la empresa, ya que estos pierden valor con el uso y el paso del tiempo. En este último caso, no solo por deterioro, sino también por obsolescencia.

Mediante la amortización se refleja en el activo del balance de situación, esta reducción del valor de los elementos del inmovilizado de los que dispone la empresa para ejercer su actividad.

Por lo tanto, el asiento contable de la amortización refleja la depreciación sistemática e irreversible sufrida por el inmovilizado, por su aplicación al proceso productivo a lo largo de varios años.

Para el cálculo de la amortización de los equipos informáticos, debemos de dar los siguientes pasos:

Identificación y control de los equipos informáticos

Una vez adquirido un equipo informático, este se debe de poder identificar en la contabilidad de la empresa y físicamente, de forma que se facilite su control. Para ello, al equipo informático se le puede poner una etiqueta con un identificador y realizar una detallada descripción en la cuenta contable.

Este control facilitará la realización de inventarios de activos de la empresa y facilitará su baja en caso de que finalice su vida útil o se venda.

Alta contable del inmovilizado y de las cuentas de amortización

Si contamos con un software de contabilidad como Sage 50, será mucho más fácil el cálculo de las amortizaciones. Sage 50 permite gestionar todo el proceso de la amortización del inmovilizado. De esta forma, el asiento de las amortizaciones se generará de forma automática y te evitarás tener que utilizar hojas de cálculo para llevar el control de las amortizaciones de tu empresa.

¡COMPÁRTELO! Contabiliza bien la amortización de los equipos informáticos para evitar errores que puedan comprometer el futuro de tu empresa.

Para poder calcular las amortizaciones de tus equipos informáticos tienes que definir los siguientes puntos:

• Cuenta de pérdida de inmovilizado.
• Cuenta de dotación de la amortización del inmovilizado.
• Cuenta de la amortización acumulada.
• Tipo de amortización.
• Porcentaje de amortización contable y fiscal.

Determinación del porcentaje de amortización contable y fiscal de los equipos informáticos

Según la Agencia Tributaria, el coeficiente lineal máximo al que se pueden amortizar los equipos informáticos de una sociedad es del 25%. Y el periodo máximo al que se pueden amortizar es de 8 años. Por lo tanto, la empresa deberá determinar dentro de estos márgenes cómo quiere realizar su amortización fiscal, que puede coincidir con la contable, o no.

• Si quiere amortizar sus equipos informáticos rápidamente y de forma lineal, lo hará en 4 años al 25%.
• Si quiere realizar una amortización lenta de sus equipos informáticos de forma lineal, lo hará en 8 años al 12,5%.

Elección del método de amortización

Para calcular las amortizaciones, también hay que definir un método, entre los siguientes:

• Método de amortización lineal. Las cuotas de amortización son constantes, es decir, siempre se aplica el mismo porcentaje.
• Método de amortización degresivo. Se calcula aplicando un porcentaje de amortización fijo sobre el valor pendiente de amortizar. De este modo se aplica una amortización superior al principio, y las cuotas disminuyen a lo largo del tiempo.
• Método de amortización de los números dígitos creciente. Se utiliza para cuotas crecientes por periodo. El importe se divide en partes iguales según los años de la amortización. Si, por ejemplo, la amortización es por 5 años, tendremos 15 partes (por el primer año 1 parte, por el segundo 2 partes…etc.).
• Método de amortización de los números dígitos decreciente. Se utiliza para cuotas decrecientes por período. Es equivalente al método anterior, pero el primer año se amortizan 5 partes, el segundo 4 partes y así sucesivamente.

Ejemplo de contabilización de la amortización de un equipo informático

La sociedad “X” adquirió un ordenador el día 30 de junio por el importe de 1.000 euros.

La empresa elige amortizarlo contablemente al máximo permitido en las tablas que es el 25%, por lo que realizará la amortización en 4 años.

Por tanto, en el primer año y en el último amortizará 125€ y el resto de los años 250€.

Los asientos contables a realizar serían los siguientes:

Año 1

125     (681)  Amortización del inmovilizado material 

a        (2817) Amortización acumulada de equipos para procesos de información   125

Año 2

250     (681)  Amortización del inmovilizado material 

a        (2817) Amortización acumulada de equipos para procesos de información   250

Este asiento se repetiría en los años 3 y 4 y el último año el asiento sería igual al primero, momento en el que el equipo informático quedaría totalmente amortizado.

Sage 50 dispone de un módulo específico para el tratamiento del inmovilizado y sus amortizaciones, facilitando de esta forma su gestión y generando confianza en el proceso del cálculo. Además, tiene la funcionalidad para poder realizar el cálculo de manera mensual para, de esta manera, integrarlas en los informes de gestión cada mes.