Asesorías y Despachos Profesionales

Consejos para comunicar a tus clientes cuándo entra en funcionamiento Verifactu

Explicamos consejos sobre cómo comunicar a los clientes cuándo entra en funcionamiento Verifactu a la luz de un informe elaborado por Sage.

En este contenido, conocerás el estudio elaborado por Sage Nueva era en facturación: Retos y oportunidades para asesorías y despachos. Además, te ofrecemos consejos para que expliques a tus clientes cuándo entra en funcionamiento Verifactu.

• Todavía existe un importante número de empresas que no tiene claro cuándo entra en funcionamiento Verifactu.
• El 83,2 % de las empresas asegura no saber qué cambios van a entrar en vigor en el proceso de facturación.

A estas alturas, quizá la pregunta debería ser cuándo entra en funcionamiento Verifactu. Sin embargo, muchos empresarios y autónomos no saben de qué va el tema y no pocos no saben siquiera que exista Verifactu.

Esa es una de las principales conclusiones que se extraen del informe Nueva era en facturación: retos y oportunidades para asesorías y despachos, realizado por Sage consultando a más de 3.000 empresas y 1.000 asesorías. 

Por ello, está claro que el papel de los asesores será crucial a la hora de dar fluidez a la transición. En esas condiciones, ciertos consejos pueden ayudarte en tu labor de asesoramiento.

Contenido del post

Sé paciente y empático

Hay que tener siempre muy presente la situación de partida. Verifactu ha sido un proyecto largamente planificado. La propia Ley Antifraude de 2021 ya tiene unos años y el reglamento se aprobó a finales de 2023. Se lleva hablando mucho de ello, pero lo cierto es que esa conversación no ha calado entre la totalidad de los empresarios y autónomos. A la luz del informe, pueden describirse cuatro grupos:

• Hay un 10,72 % de avanzados que ya están totalmente informados sobre Verifactu y se están adaptando a lo que llega.
• Un segundo grupo, que supone un 6,09 %, conoce los cambios, pero todavía sigue analizando su impacto.
• Una gran masa, de hasta un 48,38 %, ha oído algo, pero necesita más información.
• Otro porcentaje importante, del 34,8 %, no está informado.

“Entendemos que en ocasiones puede resultar traumático y un esfuerzo extra tener que informarse y formarse, además de todas las tareas diarias.”

David González Pescador, socio director Glezco Asesores y Consultores.

Presta atención al software

Con la reforma, muy poco espacio va a quedar para facturar sin un software específico, que debe ser homologado. Por tanto, tendrás que prestar especial atención a aquellos que han venido facturando con hojas de cálculo, procesadores de texto y otros sistemas semejantes, que ya no serán válidos.

En ese sentido, solo un 31,15 % de los que empleaban estos sistemas se han pasado ya a un software que será homologado. Una opción interesante para facilitar la transición es optar por herramientas que, como Sage for Accountants, estén diseñadas para fortalecer la relación entre asesor y cliente. De este modo, la labor de acompañamiento será más fluida.

“Abrir los ojos de los clientes y facilitarles el acceso al entorno automatizado ayudaría a evitar procesos manuales.”  

Samuel Cruz Palenzuela, director de Cruz Asesores y Decano del Colegio de Titulados Mercantiles y Empresariales de Tenerife

Ve más allá de cuándo entra en vigor Verifactu

Está bien que tus clientes tengan claro el calendario de implementación de las reformas de la facturación (tanto la del software como la de la factura electrónica B2B). Sin embargo, eso obliga a trazar un cambio procedimental.

Para ello, lo primero es que comprendan los requisitos. El informe arroja que aproximadamente la mitad de los encuestados tiene conocimientos vagos sobre el tema. De todos modos, la buena noticia es que un 41,68 % domina conceptos como el envío automático, los certificados y los XML. 

“Los que no han empezado es por supuesta falta de tiempo y los que están buscando información es que, quizás, tampoco tienen claras las soluciones del mercado.”

Conchi Sancar, Especialista en Marketing para Asesorías

Trabaja una cultura de la facturación

Del informe, se desprende que muchas empresas valoran la facturación como una mera obligación legal. Si pueden evitar optimizar sus procesos lo hacen. De hecho, más de tres cuartas partes o revisa las facturas e impuestos de forma manual o ni siquiera toma medidas al respecto.

Por tanto, hay que ayudar a inculcar una cultura de la facturación. La automatización puede ayudar a minimizar las tareas rutinarias y aburridas. Al mismo tiempo, brinda oportunidades para aprovechar los datos de facturación para mejorar, entre otros aspectos, la gestión comercial, financiera, de tesorería o la planificación fiscal.

“Muchas empresas no han valorado la información que se obtiene de la facturación ni la importancia que tiene la gestión del cobro.”

Ronald Lozano, Engineering Legal Manager de Sage

Empápate del conocimiento del entorno

Como asesor debes estar al día no solo de la normativa, los procedimientos y la tecnología. También es esencial que comprendas cómo viven el cambio asesorías y empresas. Del estudio, puedes extraer algunas conclusiones que te serán útiles:

• Hay muchas empresas que necesitan información sobre Verifactu.
• Las asesorías deben acompañar el cambio con la mayor celeridad posible y la garantía de que su labor reforzará el cumplimiento normativo.
• Muchas empresas siguen ancladas a una gestión manual de su facturación y de otros procesos administrativos.
• Entre las asesorías, muchas tienen importantes retos en materia de automatización de procesos.
• El software de facturación no acaba de ser bien comprendido aún ni por los clientes ni por muchos asesores dubitativos.
• La integración y vinculación de las soluciones de la empresa y la asesoría parece un camino necesario y provechoso.
• La actualización continua en facturación es de gran valor tanto para las empresas como para las asesorías.
• Cada cliente tiene sus propios requisitos fiscales y legales, de modo que conviene profundizar en sus características especiales.

Está claro que queda una labor importante por delante. Los asesores deben acompañar los cambios y aportar fluidez. Han de saber ofrecer equilibrio entre la sencillez, el cumplimiento normativo y el avance tecnológico y organizativo. Para ello, deben fomentar un cambio cultural en la empresa.