Preparación para Verifactu: ¿Está tu software de facturación listo?

La entrada en vigor de Verifactu marca un antes y un después en la facturación de las empresas en España. ¿Está tu empresa preparada para este cambio?

• Conoce qué es Verifactu y los pasos que debe dar tu empresa para cumplir con esta normativa. 
• Te explicamos cómo verificar si tu software de facturación es compatible y los requisitos técnicos que debe cumplir.

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, es conocida como Ley Antifraude. Tiene como objetivo reforzar el control fiscal y combatir la economía sumergida. En el marco de esta ley se encuentra Verifactu. 

Es decir, Verifactu es una nueva herramienta de la Agencia Tributaria que impone nuevos requisitos al software de facturación de empresas, profesionales y autónomos. 

Las fechas clave que debes de tener en cuenta son las siguientes:

• 28 de julio de 2025: los fabricantes de software deben tener adaptado su software de contabilidad y facturación. 
• 1 de enero de 2026: las sociedades anónimas y limitadas estarán obligadas a utilizar software de facturación certificado por la Agencia Tributaria. 

En el Real Decreto 1007/2023 se aprueba el Reglamento que determina los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación, conocido como Reglamento Verifactu.  

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¿Qué es Verifactu y por qué es importante?

Verifactu es el nuevo sistema de emisión de facturas verificables impulsado por la Agencia Tributaria que está diseñado para mejorar el control y la trazabilidad de las operaciones comerciales, garantizar la integridad de los registros de facturación y prevenir el fraude fiscal. 

Con la entrada en vigor de Verifactu las empresas tendrán dos alternativas voluntarias:

• Facilitar la información de sus facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria (Verifactu). En las facturas se debe reflejar: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.
• Conservar los datos de facturación en los formatos preestablecidos durante 4 años. En caso de ser requerirlos por la Agencia Tributaria deben ser remitidos de forma inmediata. 

Es importante cumplir con Verifactu por los siguientes motivos:

• Cumplimiento legal: el incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones económicas.
• Seguridad: Verifactu garantiza la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas.
• Eficiencia: la automatización de los procesos de facturación reduce errores y agiliza las tareas administrativas.

Cada vez queda menos tiempo para que Verifactu sea una realidad. Asegúrate de que tu software de facturación esté preparado para cumplir con los nuevos requisitos del software de facturación y contabilidad.  

¿Cómo preparar tu software de facturación?

Para cumplir con la Ley Antifraude y el Reglamento Verifactu los programas y sistemas informáticos que soporten los procesos contables y de facturación, deben cumplir determinadas condiciones. Para garantizar que cumples con esta normativa puedes seguir los siguientes pasos: 

1. Verifica la compatibilidad de tu software de facturación

• Contacta con tu proveedor. Consulta si tu software de facturación está siendo actualizado para cumplir con los requisitos de Verifactu.
• Certificaciones. Pide la certificación de tu software por parte de la Agencia Tributaria. 
• Consulta la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. En esta orden se recogen las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que debe cumplir tu software.
• Revisa la documentación de tu software. Lee atentamente la documentación técnica de tu software para identificar si cumples con las funcionalidades requeridas por la nueva normativa. Si tu software no cumple con todos los requisitos, deberás buscar alternativas o solicitar las actualizaciones necesarias.

2. Realiza las actualizaciones necesarias

• Instala las últimas versiones. Asegúrate de tener instalada la última versión de tu software de facturación. Si tu software realiza una actualización para cumplir con la normativa y no la instalas, no estarás cumpliendo con la ley.
• Configura los parámetros. Configura correctamente los parámetros de tu software para adaptarlo a los nuevos requisitos de Verifactu.
• Realiza pruebas. Realiza pruebas exhaustivas para verificar que el software funciona correctamente y emite las facturas electrónicas en el formato establecido.

3. Cumple con los requisitos técnicos

Los registros contables y de facturación deben cumplir sin interpolaciones, omisiones o alteraciones, de las que no quede la debida anotación en los sistemas, con los siguientes requisitos (artículo 29.2.j Ley General Tributaria):

• Integridad.
• Conservación.
• Accesibilidad.
• Legibilidad.
• Trazabilidad.
• Inalterabilidad.

Además, debe cumplir con las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que se determinan en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.

Entre los requisitos técnicos que se deben cumplir podemos destacar los siguientes: 

• Certificación por la Agencia Tributaria. El software debe estar certificado por la Agencia Tributaria y utilizar formatos estándar para su legibilidad. 
• Firma electrónica. Asegúrate de que tu software permita la firma electrónica de las facturas.
• Código QR. Las facturas deberán incluir un código QR con información relevante.
• Hash. Cada registro de facturación deberá tener una huella digital o “hash” único.
• Comunicación con la AEAT. Tu software de facturación deberá estar preparado para comunicarse con la Agencia Tributaria. Así como enviar los registros de facturación de forma automática.
• Transmisión de registros de facturación. Debe afectar a todos ellos, ser continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.

Por lo tanto, la implementación de Verifactu representa un cambio importante en la forma de gestionar las facturas electrónicas. Para evitar problemas y sanciones, es fundamental que las empresas se aseguren de que su software de facturación esté preparado para cumplir con los nuevos requisitos.