Términos del Diccionario Empresarial

Certificación de facturas

La evolución de Internet ha supuesto que muchas tareas que realizan las empresas se hagan por medios electrónicos. Es el caso de la elaboración y envío de facturas, que se hacen de forma digital y se envían mediante correo electrónico.

La comodidad en el uso de medios electrónicos tiene la contrapartida de la preocupación relativa a la seguridad y a la protección de datos. En este sentido, existe la certificación para facturas electrónicas.

¿De qué forma se puede garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido de la factura?

La respuesta a esta pregunta la encontramos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, que en su artículo 10 establece que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la firma electrónica se puede garantizar de las siguientes formas:

  • Mediante una firma electrónica avanzada.
  • Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Tributaria antes de utilizarlos y hayan sido validados.

¿Qué es la certificación para facturas electrónicas?

La certificación para facturas electrónicas se puede definir como una forma segura de certificar la autenticidad e integridad de las facturas mediante alguna de las formas que hemos visto en el apartado anterior.

Por lo tanto, se puede utilizar por las empresas para aportar seguridad a los clientes a la hora de emitir facturas.

La clave está en que, aunque según el reglamento de facturación no es necesaria la firma electrónica avanzada en la factura, sí es recomendable para aportar seguridad.

La certificación para facturas y el Ticket BAI

Desde hace tiempo, las grandes empresas deben utilizar el llamado Suministro Inmediato de Información, que supone la llevanza de la contabilidad a través de Hacienda. De esta forma se mantiene un control para evitar el fraude.

Sin embargo, se está realizando un proyecto piloto en el País Vasco para poder implantar el denominado Ticket BAI a partir de octubre de 2020, que supone el control de las empresas, con independencia de su tamaño, que reciben pequeños pagos en efectivo. Por ejemplo, una tienda de comestibles o un bar.

El Ticket BAI supondrá la necesidad de generar un fichero único identificativo para cada factura que se deberá enviar a Hacienda. El control, por lo tanto, se extiende también a la facturación de las PYMES.

¿Cómo se obtiene un certificado digital?

Un certificado electrónico es un documento que emite una autoridad de certificación e identifica a una persona física o jurídica mediante unas claves. Su objetivo es validar y certificar que una firma electrónica corresponda a una persona o empresa concretas.

El certificado puede tener varias formas:

  • Puede estar contenido en una tarjeta, por ejemplo el DNie
  • Puede ser un fichero software que se guarda en un ordenador

Para obtener el certificado digital es necesario seguir una serie de pasos que se pueden resumir en los siguientes:

  • Solicitar el certificado vía electrónica y obtener un código
  • Personarse en las oficinas de la autoridad de registro (generalmente la Agencia Tributaria) para ser identificado mediante DNI o NIE y el código que se ha obtenido.
  • Introducción, en un plazo aproximado de 24 horas, del código para descargar el certificado.

En cuanto a la duración de los certificados, por ejemplo, los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) tienen una validez de 36 meses. En el caso del DNIe la validez es de 30 meses aunque el DNIe puede tener una validez superior, normalmente de 10 años.

En el caso de que el certificado caduque, tendrás que realizar todo el proceso de renovación de nuevo, pero, si lo renuevas antes de que caduque, no será necesaria una nueva solicitud.

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