Diferencias entre presupuestos, albaranes y facturas

En este contenido actualizado, te contamos las diferencias entre presupuestos, albaranes y facturas. Aprenderás a distinguir estos documentos y a entender su diferente trascendencia.

• Presupuestos y albaranes facilitan las relaciones con clientes y proveedores.
• La factura, además, es un documento con trascendencia fiscal y contable.

Las diferencias entre presupuestos, albaranes y facturas son un motivo de inquietud en ciertos momentos. Algunos emprendedores no tienen claro qué documento tiene que enviarse o recibirse en cada momento y cuáles son sus consecuencias.

En todo caso, hay una realidad sencilla: la factura es el único documento que puedes generar para reclamar el pago de un bien o servicio. No obstante, existen otros documentos previos, no obligatorios, que te pueden servir para mantener unas relaciones con tus clientes más claras.

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Presupuesto

El presupuesto es un documento en el que indicas a tu cliente cuánto le vas a cobrar por la venta de un bien o servicio. Es importante no confundirlo con los presupuestos financieros que ponen cifras a la planificación de tu negocio.

En este caso, se trata de un documento que no generará, por sí solo, obligaciones, sino que será necesario que el cliente lo acepte. A partir de ahí, una vez que el cliente ha aceptado las cantidades con respecto a los bienes y/o servicios prestados:

• Tú estás obligado a mantener ese precio, a no ser que surjan imprevistos y acordéis una modificación del mismo.
• El cliente estará obligado a la compra de ese bien o servicio en los términos acordados.

El problema que puede surgir con los presupuestos es el de su valor probatorio en el caso de que las discrepancias lleven a un juicio. Conviene que todo esté perfectamente documentado, ya que una de las partes podría decir que, tras un presupuesto, ha habido una modificación posterior de las condiciones. 

Por ello, lo mejor en operaciones de importe elevado, es que cuentes con algún documento en el que queda claro que ha habido un acuerdo y en qué condiciones. En especial, es complicado defender que lo pactado fue lo presupuestado cuando quien lo defiende es el autor del presupuesto y en él no figura la firma de su cliente.

Albarán

Por otro lado, el albarán es un documento que, una vez firmado por el cliente, pretende documentar que el bien o servicio le ha sido entregado y se acepta que se emita la consiguiente factura.

En el albarán debes indicar:

• Los datos del cliente.
• Descripción del bien o servicio.
• Lugar y fecha de la entrega.

En cuanto a su valor probatorio, es importante que quede clara la participación de ambas partes. El proveedor redactará qué bien entrega o qué servicio presta y el cliente lo leerá, observará que concuerda con lo pactado y lo firmará. Se extenderá, al menos, por duplicado, con el fin de que ambas partes tengan un elemento de constancia y prueba de que la operación se ha realizado. 

En cierto modo, juega un papel con la prestación que se realiza semejante al del recibo con el pago que le sirve de contraprestación. Ambos pretenden documentar que todo ha ido según lo pactado.

Factura

La factura es el único documento obligatorio de los tres. En su contenido, puede hacer todo tipo de menciones, aunque existen unos mínimos. Podría, por ejemplo, hacer mención tanto al presupuesto como al albarán de entrega. Así, si éstos han sido firmados por el cliente, se facilitan pruebas adicionales de que el trabajo se ha entregado en tiempo y forma.

La emisión de factura es obligatoria en la mayoría de los casos en que hagas una venta de un bien o servicio, aunque no esté sujeto a IVA. No obstante, existen ciertas excepciones, como las siguientes: 

• Algunas operaciones exentas.
• Operaciones del recargo de equivalencia (salvo inmuebles).
• Operaciones del régimen simplificado (salvo transmisiones de activos fijos). 
• Aquellas operaciones que autorice Hacienda.
• Operaciones del régimen de la agricultura, ganadería y pesca (salvo transmisiones de inmuebles).

La factura simplificada

Además, existen algunos casos en los que puedes emitir una factura simplificada, que viene a ser lo que tradicionalmente se ha llamado tique. Entre ellos, destacan las facturas rectificativas, las de menos de 400 euros, las de supuestos específicos que autorice la AEAT y las de menos de 3.000 euros de los siguientes sectores:

• Venta al por menor a los usuarios finales.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y equipajes.
• Servicios de hostelería en bares, restaurantes, hoteles, discotecas y similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
• Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de peluquerías y centros de belleza.
• Uso de instalaciones deportivas.
• Servicios de estudios fotográficos y de revelado.
• Uso de estacionamientos de vehículos y de autopistas de peaje.
• Alquiler de películas.
• Servicios de tintorería y lavandería.
• Utilización de autopistas de peaje.

Cómo gestionar la diferencia entre presupuestos, albaranes y facturas

Una vez se tienen claros los tres conceptos, debes interiorizar que cada documento tiene su flujo de trabajo. Cada uno de ellos requerirá de unas tareas y hará uso de datos concretos.

En muchas ocasiones, unos mismos datos pueden ser útiles tanto en presupuestos, como en albaranes y facturas. Es el caso, por ejemplo, de las descripciones y cantidades de los bienes y servicios intercambiados. 

Necesitas una herramienta que te evite perder el tiempo buscando la información que tienes que introducir en cada documento. Al mismo tiempo, ello te permitirá sortear errores y detectarlos a tiempo para evitar problemas comerciales, fiscales, de pago, etcétera. 

Finalmente, recuerda que el presupuesto y el albarán son documentos que pueden facilitar tu trabajo y trazar la comunicación con tus clientes, pero la factura es el único que estás obligado a emitir.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.