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Diferencias entre presupuestos, albaranes y facturas

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La factura es el único documento que puedes generar para reclamar el pago de un bien o servicio, pero existen otros documentos previos, no obligatorios, que te pueden servir para mantener unas relaciones con tus clientes más claras.

Presupuesto

El presupuesto es un documento en el que indicas a tu cliente cuánto le vas a cobrar por la venta de un bien o servicio.

Se trata de un documento sin ninguna validez hasta que el cliente lo acepte y por lo tanto, lo firme. Una vez que el cliente ha firmado aceptando las cantidades con respecto a los bienes y/o servicios prestados:

  • estás obligado a mantener ese precio, a no ser que surjan imprevistos y acordéis una modificación del mismo.
  • El cliente estará obligado a la compra de ese bien o servicio en los términos acordados.

Albarán

Por otro lado, el albarán es un documento que una vez firmado por el cliente, significa que el bien o servicio le ha sido entregado y acepta que se emita la consiguiente factura.

En el albarán debes indicar:

  • Los datos del cliente
  • Descripción del bien o servicio
  • Lugar y fecha de la entrega

Factura

La factura es el único documento obligatorio de los tres, y en su contenido puede hacer mención tanto al presupuesto como al albarán de entrega, de forma que, si éstos han sido firmados por el cliente, existen pruebas adicionales de que el trabajo se ha entregado en tiempo y forma.

La emisión de factura es obligatoria en todos los casos en que hagas una venta de un bien o servicio, aunque no esté sujeto a IVA.

Excepciones

Existen algunas excepciones a la obligatoriedad de hacer facturas, en estos casos sólo tienes que entregar factura en el caso de que un cliente la reclame:

  • Venta al por menor a los usuarios finales.
  • Transporte de personas y equipajes.
  • Servicios de hostelería en bares, restaurantes, hoteles, discotecas y similares.
  • Servicios de peluquerías y centros de belleza.
  • Uso de instalaciones deportivas.
  • Servicios de estudios fotográficos y de revelado.
  • Uso de estacionamientos de vehículos y de autopistas de peaje.
  • Alquiler de películas.
  • Servicios de tintorería y lavandería.

El presupuesto y el albarán son documentos que pueden facilitar tu trabajo y trazar la comunicación con tus clientes, pero la factura es el único que estás obligado a emitir.

El programa de facturación Sage Contabilidad y Facturación te da la posibilidad de generar tus presupuestos y tus facturas de forma sencilla.