El departamento de tesorería como banco de la empresa

En este artículo descubrirás el paralelismo entre un banco y el departamento de tesorería de tu negocio.

• El movimiento fluido del dinero e inteligente de los datos monetarios deben caracterizar a cualquier banco o departamento de tesorería.
• La tecnología bancaria y de tesorería facilita la transición digital de todos los departamentos de una empresa.

La semejanza entre el departamento de tesorería y un banco es clara. Sus líneas de trabajo son paralelas y es por eso por lo que es tan importante coordinar bien los esfuerzos y herramientas.

Por suerte o por desgracia, el funcionamiento tanto de los bancos como de los departamentos de tesorería suele ser tanto mejor cuanto más invisible es. Su contribución se transforma en fluidez de las operaciones y lo notamos con viveza cuando algo falla.

¡COMPARTE! ¿Sabes cuál es el ‘corazón’ bancario de tu empresa? Te contamos cómo tu negocio alberga una especie de banco en su interior.

El papel en la gestión de la liquidez

Los bancos son actores principales en la gestión de la liquidez a lo largo de todo el sistema financiero. En la economía, existen diferentes agregados monetarios en función de su capacidad para convertirse en el menor tiempo posible y sin riesgos en dinero con el que efectuar pagos. Las entidades bancarias deben mantener un equilibrio que permita obtener varios objetivos:

• Garantizar la máxima rentabilidad posible tanto para el banco como para sus clientes. Eso exige invertir en activos de los que se obtendrán retornos en el largo plazo.
• Estar en disposición de realizar a tiempo todos los pagos comprometidos. Para ello, se necesita contar con cifras suficientes de depósitos a la vista, monedas, billetes y otros activos que van a vencer de forma inminente.
• Cumplir con requisitos legales que hacen que deban mantener líquida una proporción de sus activos.

Del mismo modo, el departamento de tesorería de una empresa debe facilitar la fluidez del efectivo. Su trabajo es, en cierto modo, semejante:

• Un buen departamento de tesorería debe minimizar la necesidad de disponer de activos líquidos. Las monedas, billetes, dinero en cuenta corriente y otras inversiones semejantes no suelen producir intereses, dividendos ni otros rendimientos o ventajas. Tener un ‘colchón’ excesivo es un perjuicio a largo plazo y hay que analizar dónde se encuentran los límites.
• El departamento de tesorería debe tener los pagos estudiados al milímetro. Ha de conocer los calendarios e importes, riesgos posibles y sus probabilidades, disponibilidades de diferentes medios de pago…
• Aunque la mayoría de las empresas no tienen requisitos legales de liquidez, sí existe un reflejo contable de su situación. Los terceros, en especial en contratos importantes, prestan mucha atención a las ratios y otra información sobre tesorería.

Gestión de los datos

La ‘materia prima’ de los bancos son los datos, desde su más remota historia. Con ellos, buscan:

• Saber en quién confiar o no para prestar el dinero de sus clientes.
• Modular las condiciones de acceso a la financiación de la forma que puedan maximizar la rentabilidad de la operación y minimizar su riesgo.

Para ello, la operativa bancaria trabaja con protocolos que deben facilitar los flujos financieros de los agentes económicos. Estos captan todo tipo de datos del entorno macroeconómico y financiero, de los clientes, de los bienes y servicios, etc.

Si los protocolos están bien diseñados, el resultado debe proveer no solo una mejora en las decisiones financieras, sino también en la documentación de las operaciones. Así, debe ser fácil realizar pagos y cobros, obtener justificantes o cumplir con trámites y requisitos contractuales o legales.

El departamento de tesorería hace algo semejante. Sus datos son fundamentales para la toma de decisiones de otros departamentos. Facilitan acciones de otros departamentos como:

• Planificación de inversiones.
• Políticas retributivas, tanto a corto como a largo plazo.
• Prácticas de aprovisionamiento.
• Concesión de descuentos.
• Financiación de compras y ventas.

Además, el departamento de tesorería debe facilitar que cuadre un ‘puzle de datos’ con muchas piezas:

• Información de cuentas bancarias.
• Justificantes de operaciones bancarias
• Contabilidad.
• Facturas.
• Nóminas.
• Documentos relacionados con otros tipos de cobros y pagos, como los modelos tributarios o determinados contratos.
• Inventarios y recuentos físicos, tanto de existencias como arqueos de caja.

El departamento de tesorería tiene un papel clave para averiguar qué cobros o pagos no se han realizado, si se han efectuado de forma irregular o imprevista o no han sido correctamente documentados.

El departamento de tesorería como vector de cambio tecnológico

Las entidades del sector financiero y, en particular, las de la banca son capaces de facilitar el cambio tecnológico en todo tipo de empresas. Últimamente, las transformaciones protagonistas están siendo dos:

• El empleo de datos bancarios que facilitan la trazabilidad, la previsión, la planificación y el control tanto de operaciones empresariales como de consumo.
• La redefinición de experiencias de pago de todo tipo que están haciendo posibles nuevas relaciones comerciales, financieras, laborales…

El departamento de tesorería actúa con la empresa de forma semejante. Cuando empleas un software de tesorería, como la nueva versión Advanced de Sage XRT, obtienes la ventaja de un flujo inteligente del dinero a lo largo de tu negocio:

• Mejoras la gestión de la tesorería gracias a una planificación, una toma de decisiones y un control sustentados sobre información más exhaustiva y manejable.
• Facilitas la integración de los datos bancarios en tus procesos de información empresarial.
• Refuerzas las actividades de cumplimiento normativo y prevención del fraude.
• Simplificas la realización y seguimiento de los pagos.

Todos los departamentos de tu negocio, de una u otra forma, necesitan cobros y pagos y que estos fluyan de forma inteligente. Por eso, la introducción de una solución avanzada de tesorería representa un salto tecnológico para sus propios procesos.

En cierto modo, podríamos hacer la comparación con el aparato circulatorio de un animal. El departamento de tesorería hace que el dinero fluya por toda la empresa como aquel lo hace con la sangre de un organismo. El ‘corazón’ tecnológico es la solución de tesorería que debe garantizar que los flujos monetarios y de datos de tesorería del negocio llegan de la forma correcta, incluso aunque cambien las circunstancias internas o externas.