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En la nube o de escritorio, ¿cómo elegir tu software de contabilidad y gestión comercial?

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Software contabilidad y gestion comercial

Si has pensado contratar un software de contabilidad y gestión comercial, seguro que te has encontrado en la disyuntiva de qué tipo de producto elegir. En este post, repasamos las principales diferencias y similitudes entre las soluciones basadas en la nube y las tradicionales de escritorio. ¡Y te ayudamos a elegir la más adecuada para tu negocio!

  • Los softwares de contabilidad y gestión comercial nos permiten gestionar y controlar de manera eficaz las diferentes áreas de la empresa desde una única plataforma.
  • Entre otras ventajas, la nube permite llevarte la oficina contigo, estés donde estés, en cualquier dispositivo y a cualquier hora podrás acceder a tu solución de gestión.

La conectividad, la información en tiempo real y la automatización de tareas se han convertido en factores decisivos para mejorar la productividad de las empresas. Con ese objetivo, nacieron los primeros programas de contabilidad y gestión comercial.

Estos softwares han ido evolucionando a lo largo de los años hasta convertirse en soluciones integradas que conectan de manera inteligente todas las áreas del negocio. De esta forma, mejoran la visibilidad y el control, y permiten tomar decisiones con mayor exactitud.

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Software de gestión en la nube vs local: ¿en qué se diferencian?

Con la llegada de las tecnologías cloud, o la nube, los softwares de contabilidad y gestión comercial mejoraron notablemente su accesibilidad. La gran ventaja de una solución en la nube es que se puede usar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Eso sí, siempre que haya una conexión a Internet.

En lugar de instalarse en el dispositivo, el software está ubicado en un servidor. De este modo, se amplía su disponibilidad a cualquier usuario de la empresa o colaborador externo. El mismo programa en versión local o de escritorio, en cambio, solo se puede utilizar en el dispositivo donde esté instalado.

Software de contabilidad y gestión comercial

Otras diferencias

Si bien la disponibilidad es la principal diferencia, existen otros factores que debes tener en cuenta:

  • Costes de mantenimiento: Una ventaja de la nube frente a la modalidad de escritorio es que no necesita instalación. Así, ahorrarás en costes de mantenimiento e IT y tus empleados ganarán en comodidad.
  • Colaboración: gracias a la capacidad de acceso online, permite establecer nuevas formas de colaboración con clientes, proveedores y con el personal de la empresa o colaboradores.
  • Actualizaciones y copias de seguridad: Con la versión en la nube, dejarás de preocuparte por las copias seguridad y por tener el programa actualizado. Sage 50 se ocupa de guardar las copias de manera automática en la nube y, gracias a Live Update Sage 50, tendrás el software actualizado siempre a la última versión tanto en cambios legales como en nuevas mejoras o funcionalidades.
  • Precio: El acceso a la plataforma online tiene un coste ligeramente superior para dotar al producto de todas las capacidades de la nube, mediante el acceso a un servidor online., lo que permite el acceso desde cualquier dispositivo e incluso sistema operativo.

Tanto las soluciones basadas en la nube como las de escritorio cuentan con las máximas garantías de seguridad. ¡Tus datos y contraseñas estarán a salvo!

El teletrabajo, factor importante en la elección de tu software de contabilidad y gestión comercial

Trabajar fuera de la oficina era algo común en tiempos de reuniones presenciales. Pero ahora que el teletrabajo está más presente que nunca, lo raro en muchas empresas es pisar la oficina, algo que se agravado aún más con la pandemia Covid.

Por eso, disponer de toda la información en tiempo real desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo es fundamental en el contexto actual. Por ejemplo, si contratas a un nuevo empleado, lo más sencillo será que tenga acceso al software en la nube desde el minuto uno, sin necesidad de instalarlo en cada dispositivo que va a utilizar.

Por otro lado, si gestionas tu propio negocio, la nube supone la posibilidad de controlar la información de cada área de la empresa incluso si estás viajando o no puedes acceder al ordenador.

Entonces, ¿con qué software de contabilidad y gestión comercial me quedo?

Las versiones de escritorio y en la nube comparten las prestaciones, de modo que no hay ninguna mala elección. Sin embargo, ten muy en cuenta el tamaño o las necesidades de tus equipos cuando vayas a contratar un software.

  • La opción en local puede ser útil para pequeñas empresas donde solo una o pocas personas tendrán acceso al software. Mientras más usuarios, más flexibilidad necesitaremos.
  • Si tú o tus empleados necesitáis acceder al programa en diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, lo más recomendable es apostar por la versión en la nube. Además, evitar tener que instalar el producto y con un simple acceso a internet podrás acceder al entorno donde el producto ya está instalado y preparado para funcionar.

¿Qué tienen en común ambas versiones?

Más allá de estas diferencias, las características y prestaciones de Sage 50 son idénticas en sus versiones online y de escritorio; además se conserva toda la usabilidad y experiencia de usuario en los dos entornos. En general, Sage 50 está diseñado para aumentar la productividad y la competitividad de tu negocio. Para ello, cuenta con la tecnología más avanzada en colaboración online, seguridad y movilidad.

Estas son las principales características que encontrarás en ambas versiones de Sage 50:

  • Te permite conocer el pasado, presente y futuro de todas las áreas de la empresa. Así, sabrás lo que se factura y qué se puede mejorar en cada caso. Dispones de indicadores o kpis que puedes configurar para adatparlos a tus objetivos y realizar seguimiento.
  • Puedes analizar las tendencias para aprovechar nuevas oportunidades de negocio y anticiparte a las necesidades de tus clientes.
  • A nivel legal, estarás al día en impuestos y nuevas normativas. En concreto, Sage 50 te mantiene informado de cualquier cambio legal en materia de RGPD, IVA, etc. Siempre dispondrás de la última actualización de producto con los cambios legales, por lo que evitarás sanciones y recargos inesperados.
  • Gracias a la visión global que tendrás de tu negocio, podrás planificar las estrategias de manera precisa y tomar mejores decisiones en el momento oportuno.
  • Los diferentes equipos de la empresa, o incluso los externos, pueden colaborar en tiempo real, mejorando la comunicación y la eficiencia entre departamentos.
  • La experiencia de usuario es prioritaria. Sage 50 es un programa intuitivo, fácil de configurar y rápido de utilizar. Además, incluye distintos mecanismos online de ayuda y soporte a la puesta en marcha como videos o tutoriales accesibles desde el producto.
  • Por último, puedes personalizar el software según las necesidades de tu empresa y de tus equipos. Porque cada negocio tiene sus propios indicadores clave y una manera única de trabajar.

¿Qué puedo hacer con Sage 50?

Si miramos con más detalle las funcionalidades, con esta solución de gestión comercial y de contabilidad podrás llevar a cabo una gran variedad de tareas de manera más rápida y eficiente.

Gracias a la automatización y a la interconexión de los datos, las empresas pueden ahorrar tiempo y evitar errores humanos en la gestión de compras y ventas, la facturación o la comunicación con tu banco.

1. Automatización de tareas

Sage 50 permite programar algunas de las tareas más rutinarias y costosas para que las empresas puedan dedicar más tiempo y recursos al desarrollo del negocio.

Automatización contable

2. Gestión de compras, ventas y control de stock

Otra de las prioridades de las empresas es mejorar las gestiones clave de un ecommerce o de una tienda física. Con Sage 50 puedes acceder a datos en tiempo real sobre existencias, pedidos y satisfacción de los clientes y podrás crear pedidos rápidamente para evitar roturas de stock.

Los informes personalizados y la trazabilidad de productos te permiten mantener controlados todos los activos del negocio en tiempo real.

Asimismo, es posible conectar Sage 50 y Prestashop, simplificando así la gestión de las tiendas online y ofreciendo una mejor experiencia a los clientes. Al sincronizar ambos programas, Sage 50 recibe automáticamente los pedidos de la tienda online, así como las altas de nuevos clientes. También puedes enviar los productos, con sus imágenes y precios, desde Sage 50 a Prestashop en un solo clic.

Además, es posible ampliar las capacidades funcionales de Sage 50 para adaptarse a cada tipo de negocio. Un ejemplo son las herramientas específicas de movilidad para comerciales como Sage Catálogo que permite movilizar la información comercial y la generación automática de pedidos en Sage 50.

Tienda online

3. Contabilidad y facturación

Los softwares de gestión comercial agilizan la creación de facturas, albaranes, presupuestos y certificaciones de obra desde una sola aplicación y de manera personalizada.

Contabilidad

4. Comunicación bancaria

Cuadrar los movimientos bancarios con la contabilidad puede ser un proceso lento y engorroso. Con Sage 50, puedes descargar extractos bancarios y generar asientos contables automáticamente. De este modo, las empresas ahorran tiempo en el proceso de conciliación en todos los bancos y evitan los errores manuales.

Comunicacion bancaria

La transformación digital más allá del software contabilidad y gestión comercial

Ya sea en la nube o en escritorio, implementar una solución de contabilidad y de gestión comercial puede suponer un gran cambio para cualquier tipo de empresa. Pero no basta con contratar un software para llevar a cabo una transformación digital propiamente dicha. Esta evolución debe ir de la mano de una alineación adecuada de los sistemas, los procesos y de la propia cultura organizativa.

Elijas la solución que elijas para tu empresa, planifica la transformación digital como un cambio profundo en todos los aspectos de negocio, sin perder de vista las necesidades de los clientes.