Factura recapitulativa: Definición, modelo y cómo hacerla paso a paso

Las empresas y autónomos pueden emitir diferentes tipos de factura, entre los cuales se encuentra la factura recapitulativa.

• Te explicamos qué es una factura rectificativa y te indicamos cómo hacerla paso a paso.
• Este tipo de facturas simplifican la operativa contable, al registrar en una única factura distintas operaciones.

Es una práctica bastante habitual que una empresa tenga determinados proveedores de confianza a los que les compra de forma recurrente. También puede darse el caso de que un particular requiera varios servicios diferentes a una misma empresa. Por ejemplo, en el caso de que lleve a reparar dos ordenadores diferentes al mismo servicio técnico. En ambos casos, para no hacer varias facturas en un corto periodo de tiempo, lo normal es emitir una factura recapitulativa.

La normativa que regula las facturas recapitulativas es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

¡TUITÉALO! Descubre de una manera práctica y sencilla la definición, el modelo y cómo hacer, paso a paso, una factura recapitulativa.

¿Qué es una factura recapitulativa?

Podemos definir la factura recapitulativa como aquella en la que se incluyen distintas operaciones dirigidas a un mismo destinatario, realizadas en distintas fechas, pero siempre dentro de un mismo mes natural.

Este tipo de facturas simplifican la operativa contable, al registrar en una única factura distintas operaciones que se suelen documentar en albaranes, o en diferentes facturas de menor importe.

Una factura recapitulativa puede agrupar albaranes o facturas ya emitidas. En este último caso, la factura recapitulativa sustituirá a las diferentes facturas que en ella se aglutinan.

Las facturas recapitulativas deberán expedirse como máximo el último el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se recogen en ellas. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75. Uno.8.º de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

En la factura recapitulativa se incluyen distintas operaciones dirigidas a un mismo destinatario, realizadas en distintas fechas, pero siempre dentro de un mismo mes natural.

¿Qué datos debe tener una factura recapitulativa?

Una factura recapitulativa debe contener todos los datos relativos a la operación que se lleva a cabo, como son:

• Número y serie de la factura.

• Fecha de expedición.

• Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.

• Número de identificación fiscal (NIF) del emisor y del destinatario.

• Dirección del emisor y del destinatario.

• Indicación de que estamos ante una factura recapitulativa cuando se recojan en ella otras facturas ya emitidas. En el caso de que se agrupen albaranes, no se suele indicar.

• Descripción de las operaciones que se incluyen en la factura recapitulativa, haciendo referencia a los albaranes o facturas que la conforman. Tienen que ser todos del mismo mes natural. En la factura recapitulativa utilizaremos una línea de factura para cada una de las facturas que vamos a recapitular. En cada una de estas líneas debemos incluir lo siguiente:

-El número de cada factura o albarán que se incluye en la factura recapitulativa.

-Su fecha de emisión.

-Descripción del producto o servicio.

-Tipo de IVA aplicado.

-Importe total.

• Base imponible total. Se recoge la suma de todas las bases imponibles de los albaranes o  facturas recapitulados.

• Tipo impositivo del IVA y porcentaje de retención del IRPF a retener si procede.

• Cuota tributaria.

• Importe total a pagar.

• Datos relativos a la inscripción en el Registro Mercantil.

• Información relativa a la protección de datos.

¿Cómo hacer una factura recapitulativa paso a paso?

Veamos con un sencillo ejemplo como hacer una factura recapitulativa paso a paso.

• Una empresa realiza varias ventas dentro del mismo mes a su cliente, documentando dichas entregas en albaranes que su cliente firma cuando recibe la mercancía.
• A final de mes, la empresa agrupa los albaranes en una misma factura, lo que simplifica la operativa contable y administrativa. De esta forma, el cliente recibe en la misma factura el listado con todos los albaranes de la mercancía recibida.
• En relación al pago, lo normal es que se pague íntegramente la factura recapitulativa después de su emisión a un plazo de 30 o 60 días. Aunque también puede cobrarse al contado las entregas de la mercancía y realizar la factura recapitulativa dándola como cobrada contra los cobros ya recibidos.

Factura electrónica recapitulativa

Desde el 1 de enero de 2013, como consecuencia del nuevo Reglamento de Facturación, las empresas pueden emitir sus facturas en formato PDF y remitirlas por correo electrónico. Para ello, se deberá solicitar una autorización de los clientes, en la que se indique la cuenta de correo de envío y la de recepción.

Por lo tanto, las empresas pueden emitir facturas recapitulativas en formato electrónico de la misma forma que las emiten en papel. Siendo la única diferencia entre ambas la forma de transmisión de la factura.

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura.

Factura recapitulativa que sustituye a otras facturas

Cuando la factura recapitulativa sustituye a otras facturas emitidas a lo largo del mes, es muy importante tener en cuenta que esta factura sustituye a las anteriores que ahora se engloban dentro de la factura recapitulativa. Esto es muy importante, ya que si no se anulan las facturas anteriores que se incluyen en la recapitulativa, estaríamos duplicando la facturación.

Para facilitar la emisión de las facturas recapitulativas, es conveniente contar con un software de facturación de confianza, ya que facilita la emisión de este tipo de facturas y su contabilización.