Nuevo paradigma de la relación despacho, clientes y Administraciones Públicas

La relación despacho cliente evoluciona con la factura electrónica y la transformación digital, ofreciendo nuevas oportunidades para empresas y asesorías.

• Durante la segunda jornada de Accountex España 2024, se celebró una mesa redonda moderada por Ronald Lozano de Sage, quien entrevistó a Unai Martín de la Agencia Tributaria. 
• El debate se centró en la transformación digital y la nueva legislación sobre factura electrónica, analizando los cambios que implica en los métodos de trabajo de empresas, asesorías, despachos profesionales y la propia Agencia Tributaria.

En Accountex España 2024 pudimos disfrutar de diversas charlas y mesas redondas como la que tuvo lugar en su Auditorio Principal con el nombre “Nuevo paradigma de la relación Despacho, Clientes y Administraciones Públicas”. Dicha mesa fue coordinada por Ronald Lozano, Engineering Legal Team Manager de Sage. Este planteó una serie de interesantes cuestiones a Unai Martín, jefe de la dependencia regional de informática de Madrid de la Agencia Tributaria.

Ronald y Unai debatieron sobre transformación digital, así como sobre la nueva legislación que regula la factura electrónica y los cambios que esto conlleva en la manera de trabajar. Tanto de la Agencia Tributaria como de las empresas, asesorías y despachos profesionales. 

CONTENIDO DEL POST

Transformación digital en la AEAT

La primera cuestión planteada por Ronald Lozano abordó el proceso de transformación digital llevado a cabo por la AEAT.

Según Unai Martín, desde la Agencia Tributaria se están logrando todos los retos planteados a nivel de transformación digital, siendo fundamental que el sector público avance en paralelo junto al sector privado. También ha destacado que la transformación digital llevada a cabo por la AEAT en los últimos años ha tenido dos importantes objetivos. 

• El primero de ellos ofrecer todos sus servicios de forma digital. Gracias a la Sede Electrónica cualquier trámite que tenga que realizar un ciudadano puede efectuarse de forma digital. 
• El segundo facilitar que el contribuyente se relacione con la AEAT de manera digital. Desde hace ya varios años, todo documento que llega a la Agencia Tributaria se transforma automáticamente en un documento electrónico para ser trabajado de una forma más eficiente. 

Actualmente también se ha lanzado una aplicación móvil de la Agencia Tributaria, y se están poniendo en marcha los asistentes virtuales basados en IA.

En búsqueda del dato único

La segunda cuestión que Ronald Lozano puso sobre la mesa es la forma en la que se comparte la información entre la Administración Pública y las empresas. 

Respecto a este punto Unai Martín comentó que la Agencia Tributaria recopila mucha información. No solo la facilitada por los propios contribuyentes, sino también la proporcionada por empresas, terceros, bancos, u otros organismos públicos. La finalidad de la nueva legislación es que toda esta información sea compartida con los interesados con total transparencia, estando siempre disponible para ellos. 

Es decir, la AEAT recoge información del contribuyente que se reparte o es compartida entre administraciones para ofrecer servicios adicionales al contribuyente. El cual a su vez puede recuperar dicha información cuando desee y aprovecharla para su propio beneficio. Todo esto hace que se facilite y simplifique mucho el trabajo, tanto para las empresas y despachos como para la Administración Pública.

El papel de VeriFactu

Un sistema SIF o Sistema Informático de Facturación es aquel que está homologado según los requisitos técnicos definidos por la ley, y que toda empresa o autónomo va a tener que utilizar para generar y emitir facturas. Estos sistemas SIF que envían registros de altas de facturas a la Agencia Tributaria se consideran Sistemas de Emisión de Facturas Verificables o VeriFactu. De esta forma, todas las facturas que contengan la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o VeriFactu, son las que habrán sido correctamente registradas en la AEAT.

Tal y como nos explica Unai, mediante VeriFactu se pretende el cumplimiento por diseño. Es decir, que los obligados tributarios cumplan sus obligaciones fiscales de forma natural. Esto supone que la información de la facturación llegue directamente a los sistemas de la Agencia Tributaria, y que esa información pueda ser utilizada tanto en beneficio de los propios contribuyentes como de la propia Administración. 

Gracias a VeriFactu las empresas van a poder asegurarse de que: 

• La factura que se ha expedido es verídica.
• No hay competencia desleal por parte de empresas que no facturen correctamente.
• El IVA de la factura que se ha pagado ha sido realmente enviado a la Agencia Tributaria.

Según Unai Martín, “con VeriFactu la Agencia Tributaria es como un servicio en la nube. En el momento en el que una empresa se acoge a este sistema tiene un repositorio legal y guardado por la Agencia Tributaria de todas sus facturaciones. No solamente de sus propias facturas, sino que va a poder consultar lo que terceras empresas le han facturado. Con lo cual, tiene acceso a toda la información que necesita y con la seguridad de que está cumpliendo con sus obligaciones fiscales. Sin hacer ningún esfuerzo, las empresas van a cumplir con sus obligaciones tributarias”.

¿VeriFactu sí o VeriFactu no?

Ronald Lozano planteó una cuestión que va a afectar de forma directa a todas las empresas y autónomos, ¿qué beneficios tiene acogerse al sistema VeriFactu? ¿es obligatorio?

Unai fue claro al respecto, desde la Agencia Tributaria se recomienda el sistema VeriFactu, el cual es uno de los dos sistemas que se ofrecen a las empresas a la hora de facturar con la nueva legislación. El primero de ellos consiste en el envío inmediato de las facturas, que es el que llamamos VeriFactu, y el segundo no supone enviar de forma inmediata la información, pero que por contra conlleva una serie de requisitos adicionales que tiene que cumplir el software utilizado. 

Gracias al envío en tiempo real de la información, los clientes de esas empresas van a poder verificar al instante y en todo momento la validez de la misma, además de disfrutar de una serie de servicios añadidos, como: 

• los de consulta, 
• los de guardado, 
• y el beneficio de presentar inmediatamente la declaración de IVA, ya que la información ya estaría registrada en los sistemas de la AEAT. 

No existe ningún motivo por el cual no acogerse al sistema VeriFactu para enviar las facturas. En ningún caso es una carga adicional al contribuyente, sino que es una facilidad para remitir la información y obtener ventajas de ella.

El sistema VeriFactu permite a empresas y autónomos generar y registrar facturas directamente en la Agencia Tributaria, asegurando su validez y cumplimiento fiscal. Este sistema automatiza el envío de datos en tiempo real, facilitando el cumplimiento tributario sin esfuerzo adicional y beneficiando tanto a los contribuyentes como a la administración. 

El papel de las asesorías y despachos profesionales

Para finalizar su intervención, Unai comentó a los asistentes que como Agencia Tributaria piensan que el sistema VeriFactu es una ayuda tanto para el ciudadano como para el asesor. Mediante su uso se pretende facilitar los procesos de las asesorías y la relación despacho cliente para que estos se dediquen realmente a ofrecer un valor añadido, dejando a un lado las tareas más rutinarias. 

Además, añadió que la idea de este sistema es facilitar la labor de los asesores, pero en ningún caso ocupar su lugar. Para ello los despachos deberán disponer de un software capaz de absorber todos los datos de las empresas y que permita comunicarse con la Agencia Tributaria de forma automática. 

La factura electrónica y sistemas como VeriFactu no solo simplifican los procesos tributarios, sino que también redefinen la relación entre empresas, asesorías y la Agencia Tributaria. Este nuevo paradigma ofrece ventajas competitivas y asegura el cumplimiento fiscal con facilidad. ¡El futuro de la gestión está aquí!