Cómo optimizar la gestión de tu negocio: Consejos y sugerencias

A medida que tu negocio crece, llevar de forma ordenada y productiva los planes empresariales y la gestión del negocio se vuelve todo un reto. Aquí, la automatización de procesos puede suponer de gran ayuda para afrontarlo.

• Una mala gestión del flujo de caja o la falta de comunicación entre los equipos de trabajo son algunos de los inconvenientes que pueden estar afectando a tu empresa (y sin darte cuenta).
• En este artículo te contamos como la tecnología y la automatización de procesos te ayudará a solventar éstas y otras situaciones.

Según un estudio de Sage, las empresas españolas destinan 210 días al año en tareas administrativas como contabilidad, gestión de recursos humanos o cumplir con la legislación. A estos “ladrones” de tiempo, debemos sumarle los imprevistos del día a día. Algunos ejemplos son el tener que hablar personalmente con un cliente que no está satisfecho o recibir una llamada de un proveedor que reclama algunas facturas pendientes. Esto demuestra que, aunque se cuente con un plan empresarial bien trazado, puede ser difícil seguirlo debido a los inconvenientes operativos y administrativos que van saliendo al paso. ¡Comparte! Este post sobre la importancia de la automatización de procesos en la gestión de un negocio. En definitiva, puedes ser que sea tu empresa la que te está imponiendo cómo llevar a cabo tu gestión y no al revés. Ante esta situación, la pregunta es: ¿existe alguna forma de evitarlo? ¿Existe alguna manera de optimizar recursos? La respuesta es afirmativa y, aquí, la tecnología y la automatización de procesos será clave para lograrlo. A continuación, en este post con contenido actualizado hacemos un análisis de cómo puedes lograrlo.

Identifica el problema

Las empresas están en constante cambio. He aquí la importancia de extraer y analizar los KPI´s para entender cuál es la productividad de la empresa y el rendimiento de esta. Pero, seguramente, tú y tu equipo dedicáis más tiempo a extraer datos y generar informes que a analizar los datos-rendimiento en sí mismo.

El 82% de las empresas fracasan debido a la falta de conocimiento del negocio y a una gestión deficiente del flujo de caja.

Otro de los retos al que te enfrentas es tener una visión conjunta de las finanzas. Probablemente sea más sencillo cuando la empresa tiene un tamaño limitado y un equipo de trabajo más pequeño. Pero, a medida que las empresas crecen, la gestión se vuelve una tarea cada vez más compleja. Y es que el crecimiento empresarial trae consigo la complejidad financiera, con un incremento en el número de tareas como transacciones bancarias o el manejo de los libros contables. Tareas que, si se realizan de forma manual, no es de extrañar que produzcan una ineficacia en la gestión del tiempo de los trabajadores. Ineficacia que puede llevar a una pérdida de productividad por cada empleado equivalente a 25.000 euros anuales.

Los trabajadores de las pequeñas y medianas empresas afirman que solo dedican el 45% de sus horas de trabajo a las tareas realmente importantes. Aquí la automatización de procesos podría facilitar las tareas para aumentar ese porcentaje.

Cómo lograr que tu empresa deje de imponerte la gestión

Como hemos mencionado más arriba, puede darse el caso de que sea la empresa la que impone cómo llevar a cabo la gestión y no al revés. Y es que muy pocos gestores o directores empresariales emprenden un negocio con la mente puesta en cómo debería ser la administración y gestión de este. Por ello, muchas empresas no logran planificar un entorno tecnológico que permita (y potencie) el crecimiento empresarial. Generalmente, las empresas suelen utilizar hasta 13 soluciones de software diferentes para la gestión de sus finanzas. Desde hojas de cálculo a sistemas de contabilidad general que casi nunca suelen estar interconectados. En este sentido, ¿sería posible optimizar las soluciones de gestión utilizando 1 en vez de 13? La respuesta es SÍ.

Nuevas tecnologías para ayudarte en la gestión empresarial

Ante esta situación, ¿imaginas que fuese posible la automatización de procesos en tareas financieras rutinarias para disponer de tiempo y analizar los principales datos? Por ejemplo, en lugar de ocuparte de la generación de informes, podrías centrarte en analizar esos KPI´s para poder tomar decisiones más acertadas. Además, la tecnología también puede aportar cambios culturales e influir en la forma en que las personas llevan a cabo sus funciones dentro de la empresa. Por ejemplo, imagina que encuentras una forma de que todos los datos financieros sean accesibles para que el equipo comercial pueda realizar un seguimiento diario de su trabajo.

¿Qué puedo estar haciendo mal en mi gestión?

Independientemente del producto o servicio, es habitual que los gerentes y directivos se enfrenten a menudo a los mismos problemas. A continuación, hacemos un repaso a 3 de los errores más comunes de gestión y qué puedes hacer para evitarlos.

Gestión ineficaz del flujo de caja

¿Cuáles son algunas de las dificultades comunes en la gestión del flujo de caja? La mayoría de los empresarios suelen ser muy buenos en lo que hacen pero, a veces, no cuentan con un conocimiento práctico en contabilidad y finanzas. Por ello, contar con alguien que te asesore será muy importante. No obstante, he aquí unos consejos básicos:

1. No mantener una reserva de efectivo.

Una de las lecciones básicas de la vida (y de los negocios) es que lo inesperado puede suceder. Por eso, será fundamental contar con una reserva de dinero para, si algo sale mal, poder ayudarte a mantener tu negocio abierto.

2. Confundir los ingresos con el beneficio.

A veces tener muchos ingresos, muchos clientes nuevos…puede llevar a confundir cuál es el beneficio real que estás obteniendo. Recuerda que tener gastos que igualan (o incluso exceden) a tus ingresos significará que no estás ganando dinero. Es decir, que no tienes beneficios.

3. Pedir dinero prestado

Si un empresario tiene escasez de efectivo y pide dinero prestado para cubrir las cuentas puede suponer problema. Y ese problema puede ser de flujo de caja, ya que significará que los gastos son demasiado altos y/o los precios demasiado bajos.

Falta de coordinación de los equipos

Como propietario de un negocio será normal enfrentarse a algunos de los desafíos más comunes en la gestión de equipos que experimentan muchas empresas. A continuación, repasamos algunos de ellos y te damos algunas ideas para superarlos: Evita las confrontaciones innecesarias en reuniones

• Todos hemos experimentado reuniones que han sido una pérdida de tiempo y esfuerzo. Por ello, será recomendable cortar cualquier discusión para no llegar a ello.

Delega sin miedo

• Como líder, a menudo es difícil dejarse llevar y fácil caer en la trampa de «hacerlo todo uno mismo». Por eso será importante aprender a delegar. No solo aumentará el rendimiento del equipo, sino que te liberará de tiempo para centrarte en cuestiones más estratégicas.

Impulsa la colaboración

• Para que cualquier equipo se apoye mutuamente para ofrecer soluciones creativas y de alta calidad, necesitan poder trabajar juntos y colaborar.

Construye relaciones basadas en la confianza

• La confianza es uno de los ingredientes más importantes para un equipo. Sin ella el equipo no dará buenos resultados. Tu enfoque de liderazgo es clave para construir la confianza y el espíritu de equipo.

Intenta evitar la microgestión

• Deja que el equipo encuentre sus propias soluciones. Deberás estar preparado para los errores ocasionales que puedan surgir, que deberás ver como oportunidades para el desarrollo de tus empleados.

Gestión del tiempo ineficaz

La gestión del tiempo es uno de los principales retos a los que nos enfrentamos, tanto en el entorno laboral como en el personal. Si, además, eres un gerente, ejecutivo o líder de una empresa, la gestión del tiempo se convierte en un desafío aún mayor. Aun así, hay muchas maneras de mejorar tus habilidades para administrar el tiempo eficazmente: Establece un programa (y cúmplelo)

• Empieza a mejorar tus habilidades en la gestión del tiempo organizando tus días, semanas por adelantado. Siempre surgirán imprevistos, pero, así, tendrás una idea general de las tares y responsabilidades que tienes que afrontar cada día.

Prioriza tareas

• Esta será la segunda lección: el aprender a priorizar. Y es que para ejecutar con eficiencia un proyecto, hay que decidir qué etapas son las más importantes para el negocio. En otras palabras, debes averiguar qué tareas o actividades darán los mejores resultados para, así, priorizar sobre las menos importantes.

Tómate un respiro

• Aunque no quieras, es un hecho de la vida que nadie puede trabajar durante horas y horas sin descansar. Por ello, será conveniente bloquear algo de tiempo de inactividad durante tu rutina diaria: desde tomar un café o dar un paseo, será importante para seguir manteniendo una buena concentración y para evitar el estrés.

Nunca postpongas lo importante Si se puede hacer hoy, hazlo. Esta será tu regla de oro, tu lema si quieres aprovechar al máximo tu tiempo. Incluso puedes dar un paso más: si algo cambia en tu agenda y te encuentras con tiempo extra, comienza las tareas del día siguiente para adelantar trabajo.

¿Qué hacer para mejorar la gestión y cómo puede ayudarme un software ERP?

Las nuevas tecnologías pueden convertirse en tu mejor aliado para lidiar con tus problemas empresariales y para mejorar la gestión de tu empresa.  Y aquí, un software ERP de nueva generación será clave para ayudarte, por ejemplo, a estudiar y detallar las principales tendencias de datos que hará que tomes decisiones más acertadas.   Si automatizas las tareas con ayuda de la tecnología, dispondrás del tiempo necesario para centrarte en el estudio a nivel corporativo que generan los datos financieros.  ¡Comparte! Y conoce cómo un software ERP de última generación puede ayudar a tu mediana empresa a potenciar su crecimiento.  Además, las nuevas tecnologías influirán de forma positiva en las funciones que desempeñan los trabajadores, aumentando considerablemente su capacidad de respuesta ante las necesidades y objetivos.   Concretamente, ¿cómo puede ayudarte un software ERP de última generación a potenciar al máximo el crecimiento de tu negocio?  

1. Extraer la información más importante a partir de los datos

• El poder usar recursos tan intuitivos te proporcionará, de forma clara, los datos de rendimiento respecto a los objetivos y metas.
• Además, mediante el envío de notificaciones proactivas, estarás siempre informado del nivel de productividad de tu equipo.

2. Analizar el rendimiento empresarial

• Con un software ERP que sea capaz de analizarlo, podrás detectar los problemas a tiempo, incluso antes de mostrarse. Y podrás resolverlos sin que se ocasionen las pérdidas económicas.  

3. Automatizar para dedicar el tiempo a la estrategia

• Gracias al software y al uso óptimo de la automatización en la empresa podrás disponer de más tiempo para ocuparte de los temas corporativos de la empresa, y no a las labores financieras más complicadas.
• La automatización puede desarrollar funciones como:  
  • Programar la elaboración de facturas. 
  • Enviar solicitudes de pago. 
  • Aprobar informes de gastos.  
  • Contar con cuadros de mandos que den una rápida situación visual de la empresa.
  • Análisis de tendencias para hacer predicciones y minimizar errores.
  • Facilitar el teletrabajo.

4. Controlar el acceso a la información

• Con los directorios virtuales de almacenamiento o la computación en la nube, podrás acceder a controlar los niveles de acceso que asignas a tus empleados. 
• Además, este tipo de software de servicios web de almacenamiento, otorga a tu equipo y a ti, la facilidad de acceder a la información necesaria estés en la oficina o teletrabajando lo que incrementara la productividad laboral. 

Con todo ello, queda claro que identificar el problema es básico para conseguir que tu empresa deje de ser quien esté imponiéndote la gestión. Siendo conocedor de los síntomas y tomando en cuenta estos consejos podrás recuperar el control y expandir tu negocio. Desarrollar todas tus virtudes corporativas será mucho más fácil si dejas en manos de la tecnología aquellas ocupaciones que son más pesadas. Nota del autor: Este artículo fue publicado por primera vez en diciembre de 2019 y ha sido actualizado en agosto de 2020 por su relevancia.