¿Qué es el plan de cuentas y cómo se utiliza en la contabilidad?

Aprende a configurar y utilizar el plan de cuentas contable de tu empresa y adaptarlo a la medida de tus necesidades.

• El plan de cuentas contable aporta organización a tus procesos contables.
• Una correcta desagregación te ayudará a visualizar mejor la información contable.

Contenido del post

1. ¿Qué es un plan de cuentas contable?
2. ¿Para qué sirve esta herramienta?
3. ¿Cómo afecta el Plan General Contable?
4. ¿Cómo se jerarquiza?
5. ¿Cómo se utiliza el plan de cuentas contable?

El plan de cuentas contable es uno de esos elementos que, en segundo plano, hacen más fácil el día a día del trabajo contable. Ayuda a organizar los procesos y las anotaciones que deben servir para generar información para terceros y para la toma de decisiones.

¡TUITÉALO! El plan de cuentas contable contribuye a organizar la información en tu empresa. ¡Anota cómo y por qué te puede ayudar!

Por tanto, invertir un tiempo en entenderlo y planificarlo se trasladará en muchos beneficios en su uso. Y, de ahí, se derivarán ventajas en la productividad laboral del equipo contable y en la calidad de la información financiera.

1)¿Qué es un plan de cuentas contable?

Es un listado desagregado de todas las cuentas que utilizarás en tu contabilidad. Lo normal es que incluya, para cada cuenta, los siguientes elementos:

• Nombre.
• Numeración de la cuenta. Puede ser, por ejemplo, un código decimal o alfanumérico.
• Descripción de la cuenta. Debes anotar qué es lo que incluyes en ella. Así podrás evitar confusiones con otras cuentas.
• Relaciones con otras cuentas. Cuándo y por qué se carga o abona y con abono o cargo a qué cuentas.

2)¿Para qué sirve esta herramienta?

Es un instrumento para organizar la información contable. Con él, lograrás varios propósitos:

• Jerarquizar las cuentas en diferentes grupos, subgrupos y otros niveles. En cada uno de ellos, tendrás cuentas que compartan algo y cuyos importes te pueda interesar, sumar o comparar con otros.
• Organizar los procesos de contabilización de asientos. Es, incluso, un instrumento que favorece la automatización, ya que sabemos cuáles son las posibles combinaciones detrás de las operaciones más habituales. 
• Dar formato a tus informes, que se generarán a partir de la información organizada por tu plan de cuentas. Eso es muy importante cuando pretendas acceder a datos con un nivel elevado de desagregación. En definitiva, marca hasta dónde puede llegar el detalle de tus cuentas y hacia dónde se enfoca.

Un buen plan de cuentas contable aporta mayor valor a la información contable de tu empresa.

3)¿Cómo afecta el Plan General Contable?

El Plan General Contable es una referencia, pero no te obliga a seguir sus pasos al pie de la letra para elaborar tu propio plan de cuentas contable. Puedes llamar a las cuentas como quieras, con los códigos y denominaciones que desees. De hecho, si te conviene, puedes seguir su estructura y adaptarla a tus necesidades, incluyendo cuentas nuevas o niveles de desagregación no previstos.

Eso sí, tienes que respetar el cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad en todo lo que suponga criterios de registro y valoración. Por ejemplo, si dice que hay que hacer determinadas operaciones al cierre, deberás proceder así para reflejarlo en tus cuentas anuales y en tus libros contables.

Por otro lado, otros apartados del Plan General de Contabilidad condicionarán tu propio plan de cuentas. Ten presente que las partes obligatorias te reclamarán mantener cierto orden en la forma que organizas tu contabilidad.

4)¿Cómo se jerarquiza?

Lo normal es que lo vayas desagregando progresivamente. Veamos un ejemplo para comprenderlo mejor. Imagina que tienes un negocio en el que fabricas y vendes productos artesanos de madera, tanto propios como de otros productores, y que:

• Tienes un grupo 3 en el que figuran tus cuentas de existencias. Dentro de él tendrás cuentas mercaderías; materias primas; otros aprovisionamientos; productos en curso, semiterminados; terminados; subproductos, residuos y materiales recuperados y también las cuentas representativas de los deterioros de estos activos.
• Dentro del grupo 3, creas un subgrupo 30 para reflejar las cuentas de las mercaderías que adquieres a otros artesanos para vender en tu tienda.
• Desagregas el subgrupo 30 por tipos de madera: roble, haya, castaño, nogal, abedul, encina, pino, etcétera. Por ejemplo, la cuenta 300 podría recoger las mercaderías de roble.
• Dentro de la cuenta 300 podrías desagregar en mercaderías de roble destinadas a ser material de construcción, mobiliario, utensilios de cocina, herramientas, etcétera. Los materiales de construcción podrían ir a la cuenta 3 000.
• En la desagregación de la cuenta 3 000, podrías vigas, listones, rastreles, jambas, dinteles, etcétera.

Podrías continuar con la desagregación tanto como necesites. Lo importante es introducir en cada nivel información que sea relevante para ti. Otra empresa quizá hubiese jerarquizado por el origen nacional de la madera, otras por tamaños, por pinturas y barnices aplicados, por año de corte… Quizá tú lo hagas en diferentes niveles porque tus necesidades sean distintas. 

Y este mismo proceso lo repites con cualquier otro tipo de cuentas. Igual que clasificas tus existencias, lo harás con tus clientes y deudores, tus inversiones inmobiliarias, la financiación bancaria, los gastos de personal y todo lo demás.

5)¿Cómo se utiliza el plan de cuentas contable?

Lo ideal es utilizar un software específico, como Sage 50, por ejemplo. Con este tipo de herramientas, puedes realizar varias labores, como:

• Configurar el plan de cuentas contable según tus necesidades. Por ejemplo, puedes añadir, refundir o eliminar alguna cuenta, cambiar la denominación, etcétera.
• Aprovechar la estructura que has diseñado para generar filtros. Podrás ver la información relacionada con cuentas específicas y sacar extractos de lo que te interese en cada momento.
• Aplicar operaciones aritméticas para calcular cifras de estados contables, ratios y otros indicadores contables y financieros. Por ejemplo, puedes sumar el importe de dos o más cuentas y dividirlo por el de otra.

Un plan de cuentas contable es un aliado para convertir los flujos de datos contables en información verdaderamente útil para tu empresa. Las decisiones de configuración afectarán a la forma en la que puedas acceder a los detalles de lo que sucede en tu negocio.