¿Qué es un ERP? Tipos, Beneficios, Precios (e-book)

Publicado · 6 minutos de lectura

Un análisis con contenido actualizado para que entiendas qué es un sistema ERP, un programa que te ayudará a gestionar de forma eficiente tu empresa

  • Te contamos todo sobre el sistema que va a hacer que saques el máximo partido a tu negocio
  • Los diez beneficios que puedes encontrar al establecer un programa Enterprise Resource Planning en tu empresa

Seguro que muchas veces hemos oído hablar sobre ERP, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning). Pero tal vez no estamos del todo seguros de lo que significa y, sobre todo, de cómo puede ayudarnos en nuestra empresa; especialmente en aquellas de pequeño o mediano tamaño. Por eso vamos a ver qué es un ERP, proporcionando toda la información necesaria para aquellos que estén pensando en su adopción en la empresa.

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Existen una serie de mitos o prejuicios sobre este tipo de programas que no son del todo ciertos. Un ejemplo, se piensa que son programas caros, que no se adaptan a las exigencias del negocio o que los costes de implementación y mantenimiento son muy elevados.

Qué es un ERP

Un ERP es un sistema encargado de integrar la gestión de los diferentes departamentos de tu empresa, unificando y centralizando todos los datos que desees, sin importar la distancia física. Entre los procesos cotidianos que se integran se pueden destacar los siguientes: gestión de inventario y pedidos, contabilidad, recursos humanos, gestión de la relación con los clientes (CRM) y alguno más dependiendo del sector en el que se mueva la empresa.

Además, toda la información se encuentra conectada, ya que los usuarios de diferentes departamentos tienen una base de datos común, por lo que, cuando se realiza la venta de un producto, automáticamente se resta en el stock de almacén, se genera una factura que pasa a contabilidad o se añade la información en los datos del cliente en el CRM. Esto supone un gran ahorro de trabajo y costes para las empresas.

Este tipo de programas se remonta a los años 60 del pasado siglo XX, cuando los ingenieros de software desarrollaron programas sencillos para monitorizar básicamente el inventario. En las siguientes décadas fueron ampliando su funcionalidad, sobre todo centrados en el control de producción. Pero no es hasta finales del siglo XX cuando podemos ver el ERP de forma más o menos similar a como lo conocemos hoy en día.

Para qué sirve un ERP

En la empresa, un ERP sirve para mejorar la capacidad de gestión y colaboración entre los distintos empleados y departamentos y equipos de la organización. Esto se traduce en una mejora de la productividad y que dos personas no tengan que introducir los datos dos veces, una vez en la aplicación de almacén y los mismos datos, para la aplicación de contabilidad, por ejemplo.

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También facilitará el acceso a los datos de la empresa, de manera que ya no se toman decisiones en función de datos desactualizados. Es decir, ofrece información exacta en tiempo real, que permite controlar pedidos de material en función de las ventas previstas o las expectativas fijadas.

Gracias a él, se dispondrá de un depósito central de información, donde todos los departamentos vuelcan su información y obtienen los datos que necesitan. Esto hace que los datos de la empresa sean más fáciles de mantener, realizar copias de seguridad, etc.

Un ERP también proporciona un método de análisis. Como consecuencia de la centralización de la información, se pueden extraer análisis y datos en forma de informes que te permiten controlar en todo momento como marcha el negocio, un proyecto, etc.

Tipos de sistemas ERP

El Enterprise Resource Planning (Planificador de recursos empresariales) puede abarcar las áreas que tú desees, instaurando un software personalizado para tu negocio y tus necesidades concretas. Su objetivo es que puedas planificar, actuar y gestionar de una forma eficiente los recursos de tu empresa, sin importar su tamaño.

Podemos encontrar dos tipos de software ERP:

  • ERP a medida, se trata de un software que está diseñado única y exclusivamente para tu negocio, desde cero y según tus especificaciones.
  • ERP estándar o modular, que proviene de un programa prediseñado al que se le hacen modificaciones en base a tu negocio y tus necesidades.

Dentro de los ERP modulares podemos encontrar dos categorías:

  • Son las que se desarrollan para un sector en concreto, como puede ser el negocio textil.
  • Generales, que no están especializados en ningún sector concretamente, por lo que hay que adaptarlos más a cada negocio.

La opción de ERP modular es la más adecuada para una empresa, puesto que conlleva una menor inversión con una adaptación a tu negocio muy completa, además de necesitar menos tiempo para implantarla.

Beneficios del ERP

Podemos encontrar diferentes bondades al utilizar este software. A continuación, detallaremos los diez beneficios más importantes que conseguirás con el Enterprise Resource Planning en tu empresa:

  1. Ahorro económico. La gestión eficiente de los recursos supone, a largo plazo, un ahorro para tu negocio.
  2. Personalización en base a cada necesidad. Podremos adaptar al milímetro este software a nuestra empresa.
  3. Acceso e intercambio de información interdepartamental. Este sistema mejora la comunicación interna entre los empleados de una forma sencilla. Suprime las barreras de información entre los diferentes departamentos.
  4. Aumento del rendimiento y del ROI a largo plazo. Al aumentar el rendimiento de nuestra empresa, podremos recuperar la inversión con mayor rapidez.
  5. Mejora la productividad. Al tratarse de un sistema automatizado, podremos evitar posibles errores de los empleados.
  6. Mejora el proceso de toma de decisiones. Los usuarios del programa obtendrán una información clara, ordenada y detallada de su empresa, por lo que agilizará este proceso.
  7. Planificación realista en escenarios futuros. Será posible realizar predicciones de situaciones futuras al tener una mayor cantidad y calidad de información.
  8. Mejor relación con los clientes. El ERP nos permite reducir los tiempos de respuesta con el cliente. Además, puedes implantar un módulo de CRM (Customer Relationship Management), que permite trabajar en tres áreas: relación con el cliente, gestión comercial y marketing.
  9. Evita duplicación de datos. Actualización de datos instantánea. Evita que los datos se reiteren interdepartamentalmente porque elimina cualquier tipo de barrera de información entre los empleados. Permite trabajar de una manera eficiente y a tiempo real en todo momento.
  10. Mayor control y trazabilidad. Este sistema facilita el seguimiento del producto en todo momento, permitiendo detectar posibles errores o imprevistos con agilidad.

Resultados que podemos obtener

Un ERP es una buena solución para las empresas de mayor tamaño. Para las medianas o pequeñas quizás, antes de implementarlo, deberían preguntarse si han sobrepasado sus capacidades con su software de contabilidad y el resto de aplicaciones que utiliza. Si estos programas no lastran la productividad, quizás todavía no lo necesiten.

Un ERP es como un traje a medida pero para que funcione es necesario definir bien los requisitos para su implantación. De otra forma no funcionará y el resultado puede que no cumpla las expectativas. No solo se trata de la formación de los empleados, también de cómo va a modificar el uso del ERP la forma de trabajar en las empresas.

Por último, es necesario comprobar que el ERP es una solución flexible, que se adapte a su uso desde dispositivos móviles o se pueda trabajar desde la nube. Si se cumplen todos estos requisitos, lo cierto es que los resultados pueden ser excelentes.

Un ejemplo es Sage Business Cloud Enterprise Management, una potente solución de gestión empresarial de nueva generación que proporciona un rápido retorno de la inversión. Según la empresa independiente de investigación de mercados Forrester, una empresa compuesta que usó Sage Business Cloud Enterprise Management obtuvo un retorno de la inversión del 177 % o 1,7 millones de USD en ahorro de costes en un periodo de tres años.

El precio de los ERP

Aunque su coste pueda suponer en un principio una barrera, lo que los directivos tienen que tener en mente es que el retorno de la inversión si se implanta con éxito está prácticamente garantizado.

Además, durante los últimos años, su precio ha disminuido de forma considerable con el desarrollo de soluciones en la nube. Esto facilita el pago por uso, de manera que la empresa contrata módulos según vaya necesitándolos y empresas de tamaño pequeño pueden acceder a estas potentes herramientas de gestión.

A la vez, una nueva empresa que sea pequeña y no tenga demasiados procesos empresariales o no estén del todo bien definidos, o no cuente con sistemas informáticos sofisticados, será capaz de implementar y de usar una solución ERP en la nube de manera fácil y rápida.

Para las empresas con más tiempo en el negocio, que arrastran soluciones de software y datos desde hace años, pueden necesitar un tipo diferente de solución que requiera más tiempo para planificarla e implementarla, incluso si quieren dar el salto a la nube. Pero seguro que hay una solución que se amolda a sus necesidades.

Como puedes comprobar, el Enterprise Resource Planning es una inversión rentable y beneficiosa para tu empresa. Te ayudará a simplificar el trabajo y gestionar las diferentes áreas de una forma eficiente, lo que te permitirá tener un ahorro económico a largo plazo.

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