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Tipos de ERP: cuáles son y cuál se adapta mejor a tu empresa


Las empresas utilizan numerosas soluciones informáticas que facilitan su actividad y una de las más comunes es el ERP. 

 

¿Cómo funciona un ERP?

El ERP es una herramienta tecnológica estándar y flexible que, además de adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, ayuda a las compañías a gestionar de manera óptima cada uno de sus departamentos. 
Si optas por el tipo de ERP adecuado para tu empresa, podrás organizar y custodiar toda la información de la misma. Esto es posible porque estos sistemas disponen de un espacio central de información, lo que conlleva una mejor coordinación entre departamentos, ayudando en la posterior toma de decisiones. 

Un buen ejemplo lo encontramos en el sector hotelero. Un empresario que opere en esta área y disponga de varios hoteles ubicados en diferentes ciudades podrá controlar todas las áreas, incluyendo las reservas, los pedidos o el departamento de recursos humanos, así como la contabilidad de todos ellos si cuenta con un ERP a medida.

Las ventajas de los diferentes tipos de software ERP para las empresas

Implantar un determinado tipo de ERP en tu empresa puede suponer un gran avance para todas las gestiones que realices, independientemente del departamento. Con esta herramienta conseguirás: 

Planificación óptima de tareas

De esta manera, tus empleados aumentarán su productividad y el rendimiento de la empresa se incrementará.

Personalización

Cada uno de los tipos de ERP se adapta a las necesidades de tu empresa en cada momento, favoreciendo su actividad y transformándose según los cambios. 

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Comunicación eficaz entre departamentos

Entre las distintas áreas de la empresa (departamento financiero, marketing, recursos humanos, etc.) se favorecerá la eficacia en las comunicaciones, evitando la duplicidad de tareas o la elaboración de informes basados en datos inexactos, al contar con acceso a información centralizada.

¿Qué tipos de software ERP existen?

Estos programas pueden clasificarse atendiendo a diferentes criterios:

En función de cómo se hayan diseñado se puede hablar de tres tipos de sistemas ERP: a medida, estándar o preparametrizados.

A medida. En este primer caso, se elabora desde cero para una determinada compañía adaptándose a todas sus necesidades y circunstancias. 
Estándar o genérico. Este tipo de ERP está diseñado en base a una serie de módulos estándar de forma que es más sencillo de instalar y suele ser escalable, de manera que, si las necesidades de la empresa cambian y aumentan, el ERP se adapta. 
Preparametrizado. Estas clases de ERP implican que, antes de ser implantadas, pueden adaptarse al sector al que pertenece la empresa, amoldándose desde el minuto uno a sus necesidades específicas, atendiendo no solo a su tamaño y demás características propias, sino también al mercado en el que opera.
Según su versatilidad podemos encontrar, como en el caso anterior, dos clases de ERP diferentes:

Vertical. Muy similar al preparametrizado, este tipo de ERP está diseñado pensando en las especificaciones del sector al que pertenece la empresa, por lo que es capaz de cubrir las necesidades de cualquier compañía, independientemente del sector en el que opere. Entre las entidades que suelen recurrir a estos tipos de software ERP, que aceleran el cumplimiento de objetivos, se encuentran los centros sanitarios. 
Horizontal. Esta modalidad de software, en analogía con los genéricos, está pensada para planificar y gestionar los procesos empresariales más habituales, por lo que sirve, en principio, para cualquier empresa. No obstante, se necesitan mayores recursos que en el caso de un sistema vertical para adaptarlos.
Considerando la instalación, podemos hablar de dos tipos de ERP: 

El primero se instala directamente en la empresa; 
El segundo está instalado en la nube, lo que tiene la ventaja de que se puede utilizar desde cualquier lugar y momento, siempre y cuando haya conexión a Internet.
Aunque los sistemas de planificación de recursos empresariales libres son minoritarios, en este sentido se pueden diferenciar dos tipos:

De código abierto, que es el que permite el acceso a su código fuente, de forma que si cuentas con un buen equipo informático lo podrás desarrollar a tu medida.
Y privado, que es el que no permite acceso a su código fuente (la mayoría). 

¿Cómo escoger el mejor tipo de ERP para tu negocio?

Escoger el más adecuado entre los diferentes tipos de ERP requiere tiempo y un estudio previo para elegir la opción que mejor encaje en tu empresa. 

Las pautas que puedes seguir son las siguientes:

Analiza las necesidades de tu negocio

Deberás responder a preguntas como: ¿cuál es el tamaño de tu empresa?, ¿estás empezando con tu negocio o no?, ¿a qué sector te dedicas? No es lo mismo una empresa que acaba de comenzar su andadura que otra que lleva más tiempo en el mercado y tampoco es lo mismo un ERP para restaurantes que un ERP para constructoras.

Comprueba el presupuesto del que dispones

 El precio del tipo de software ERP que elijas es importante pero no debe ser el único factor para elegir uno u otro. No optes por lo más barato y analiza varias opciones antes de decidir.

Ilustración colorida de un grupo de personas en una oficina trabajando en una ventana de un gran ordenador
Ilustración colorida de un grupo de personas trabajando en diversas profesiones

Estudia el volumen de trabajo de tu organización

 Si tu empresa tiene mucho volumen de trabajo podrás decantarte por un tipo de ERP con más funcionalidades y si el volumen de trabajo no es tan alto porque estás empezando, tendrás la opción de uno básico que sea escalable.

Analiza qué departamentos van a utilizar el ERP

Si en tu empresa hay varios departamentos que vayan a utilizar uno de los diversos tipos de sistemas ERP, deberás elegir el que mejor se adecúe a esta situación. 

¿Qué características deben tener los diferentes tipos de software ERP?

Si has hecho ya todas las comprobaciones que hemos detallado en el apartado anterior, es importante que verifiques que el tipo de ERP por el que has optado tiene las siguientes características: 

Adaptabilidad

El software deberá adaptarse al crecimiento de tu empresa en cada momento. Por ejemplo, si tienes una bodega, puede darse el caso de que necesites conocer cada fase de producción a medida que la empresa crezca y para ello el programa para bodegas que utilices se deberá centrar en controlar todo el proceso.

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Funcionalidad

En general, el sistema escogido debe aportar soluciones a diversos departamentos o funciones de la empresa como: recursos humanos (por eso se habla de ERP para recursos humanos), finanzas, manufactura, cadena de suministros o atención al cliente (entre otras).

Facilidad de uso

Al escoger uno de los tipos de sistemas de ERP, se debe tener en cuenta que este se utilice de forma sencilla por los empleados de la organización, de manera que aprendan a usarlo rápidamente y puedan optimizar su productividad.

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