¿Qué ocurre cuando les das a tus empleados herramientas deficientes?

Hay empresas en las que sucede que los empleados intentan hacer su trabajo pero no pueden. Por mucho empeño que ponen, las herramientas que tienen a su disposición no funcionan como deberían y el resultado es catastrófico. Esto parece ciencia ficción, pero, si se pregunta alrededor, resulta que las herramientas obsoletas o deficientes son un mal común en muchos negocios.

Punto de partida: un caso real

Una persona que trabaja para una compañía recibe un ordenador portátil y un teléfono móvil para desempeñar sus funciones. El ordenador es reutilizado, otra persona lo usaba antes, y resulta que tiene algunos inconvenientes que el responsable de sistemas no considera impedimento para trabajar.

La batería no dura más de 15 minutos, lo que obliga al trabajador a llevarse el cargador junto a su ordenador portátil y a estar pendiente en todo momento de mantenerlo enchufado a la red. A optimizar el consumo no ayuda que la instalación de software está hecha a partir de una imagen común a toda la compañía, lo que implica que la configuración el equipo está lejos de los parámetros óptimos y esta persona no los puede ajustar porque es administrador y en la compañía no hay nadie de soporte para estos menesteres. Política corporativa, ya se sabe, el «ajo y agua» en versión profesional.

Como consecuencia de lo anterior, el ordenador «va a pedales». El proceso de arranque, desde que pulsa la tecla de encendido hasta que el ordenador está disponible para trabajar, tarda unos 7 minutos cada mañana. Esto ya no es un problema para este trabajador, dado que se ha acostumbrado a que pulsar ese botón sea lo primerísimo que hace al llegar a la oficina. Luego ya se saca el abrigo, coloca sus cosas y se prepara para trabajar.

Además, otra consecuencia de este desastre de máquina es que el trabajo se ve interrumpido a menudo porque el ordenador se queda colgado o empieza a funcionar a velocidad ultra lenta, como si fuera a cámara lenta. Un horror, que normalmente suele ocurrir cuando más prisa tiene el trabajador para cumplir con un deadline o una petición urgente de su jefe.

Las herramientas corporativas son el mismo cantar. La falta de coordinación entre ellas y la carencia de usabilidad es la tónica general. Si a eso se le suma que para garantizar acceso a todos los sistemas, el admin ha decidido que el navegador corporativo oficial es una versión antigua del que viene por defecto con el sistema, de cuyo nombre no quiero acordarme, resulta que tareas como entrar en el sistema para imputar horas trabajadas, consultar un dato, un informe, etcétera, se han convertido en la peor de las torturas digitales.

Apagar el ordenador es otra odisea común. Aquello de ir al menú de turno y pulsar en la opción de «apagar», parece que no le sienta bien al ordenador y se hace el remolón. A veces hasta tarda más en apagar que en encender, lo que desquicia al trabajador cuando tiene que salir con prisa de la oficina.

Pasando al móvil suministrado por la empresa, resulta que no tiene conexión de datos, es un terminal básico «tipo ladrillo» y se apaga según un patrón aleatorio porque la batería no va bien. El trabajador piensa que lo mejor sería que pudiera usar su propio móvil, ya que en su día ha leído algo de BYOD, pero de eso no quiere saber nada el CIO, ya que sólo traería problemas a la empresa. Política corporativa de nuevo.

Esta persona es muy dinámica y está bastante comprometida con la empresa, lo que le lleva a estar pendiente del trabajo en curso, incluso fuera del horario de oficina. Como su móvil no tiene acceso a la red y su ordenador es un ladrillo, consulta su email corporativo a través de la vetusta versión web del correo, que está bastante capada pero que es mejor que nada. El acceso por móvil es complicado pero vale para una emergencia.

Por supuesto, el admin de sistemas se ha encargado de parametrizar el servidor de correo contra todo tipo de usuarios que pretendan acceder desde dispositivos no autorizados, así como de incorporar seguridad vía token para que ningún iluso sin autorización o «hacker de poca monta» lo lea desde fuera de la oficina sin autorización, o sin portátil tipo ladrillo y acceso a través de la «maravillosa» conexión VPN cifrada.

Pero unos tipos que saben y son misericordiosos con este trabajador, han desarrollado una app que le permite leer el correo con cierta agilidad y estar al loro de lo que pasa cuando no está delante de la pantalla de su portátil en la oficina. La app cuesta 5 euros y el trabajador los paga gustosamente, con tal de no tener que sufrir el castigo de acceder al correo a través de su ordenador corporativo vía VPN. Eso sí, la instala en su móvil personal, ya que el corporativo, como decía antes, no tiene conexión de datos, que sí paga en la suya propia porque no tenerla, considera el trabajador, es propio del siglo pasado.

Consecuencias del trabajo con herramientas deficientes

Después de leer el caso anterior, real y contrastado, resulta que da qué pensar. Seguramente diríamos que «esto en mi empresa no pasaría», pero si miramos alrededor, seguro que no es complicado encontrar un caso similar. Lo peor es que las consecuencias son desastrosas, tanto para el trabajador como para la empresa, y muchas veces sucede que nadie hace nada.

La más importante de todas ellas es la desmotivación del personal. Un trabajador al que se le da una herramienta que no funciona pensará que la empresa no le está considerando como debería. La clave está en el hecho de ver cada día que a nadie le importa el coste de las pérdidas de tiempo que le supone el uso de sus medios de trabajo principales, lo cual, pensará, «es un síntoma de que el dinero sobra pero a mí no me lo quieren dar» o algo similar.

La herramienta no contribuye a una buena productividad, a pesar de que ése es justamente su objetivo y, además, resulta que añade el factor de la desmotivación del trabajador a la ecuación, lo que lleva a una productividad aún más baja. Los informes tardan, la gente tiene problemas para concentrarse, las distracciones son una constante, el trabajo no llega a tiempo… ¿te resultan familiares estos problemas?

¿Qué pasa cuando un trabajador frente a su pantalla quiere hacer algo y la respuesta tarda varios segundos o incluso minutos? Sucede lo normal, que busca la forma de pasar ese rato y, muchas veces, la opción elegida es la de consultar las notificaciones en el móvil o cambiar de ventana para revisar la bandeja de entrada de correo, lo cual lleva a perder el hilo y a tener la cabeza en varias cosas a la vez. La productividad a tomar viento fresco.

Todo esto sin hablar de la bajada de calidad del trabajo realizado con estas herramientas, dado que los obstáculos y los cortes llevan a un punto en el que muchas veces se entrega lo primero que se tiene para ir avanzando. Lo peor es que la mediocridad llega a convertirse en un estándar en la organización.

Otro efecto pernicioso de esta situación es la falta de ganas a la hora de tomar la iniciativa y liderar cualquier proyecto. Si se encuentran problemas en las cosas más básicas, en las herramientas, y no hay colaboración de la compañía, el trabajador tenderá a pensar que «mejor no se mete en un fregado». Así se mata a los buenos trabajadores y a partir de este punto sólo tienen dos opciones: quedarse y dejarse llevar por la mediocridad, o marcharse a otro sitio para poder trabajar en condiciones.

La importancia de considerar el ciclo de vida de las herramientas

En cualquier organización, hay que saber que las herramientas no son para siempre. Como cualquier equipo utilizado en un proceso productivo, los bienes se compran con un fin y, para ello, debe hacerse previamente una selección de proveedores y productos que permitan hacer una buena inversión.

Además, hay que escuchar al trabajador y ver cuáles son sus requisitos de «máquina» y software para trabajar, así como de dispositivos móviles. En muchos casos, sí tienen un coste, pero hay que hacer el «business case» para ver si resulta que dotar a los trabajadores de herramientas más potentes permite introducir mejoras en el proceso y, por tanto, hacer que compense el mayor gasto.

En caso de no hacerlo, que a nadie le extrañe que sea el propio trabajador el que intente adelantar por la derecha a la compañía. Así, acaban viéndose aberraciones como la instalación de «software portable» para saltarse los controles de los administradores de sistemas, o incluso software pirata, lo cual es una ilegalidad y, además, genera un enorme riesgo de seguridad en la empresa que puede llegar a acabar con ella.