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Tareas administrativas: cómo pueden afectar a tus clientes

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No es nada nuevo: las tareas administrativas estrangulan el negocio e impide el crecimiento. Pero, en la actualidad, sigue en plena vigencia, y con efectos demoledores para el crecimiento de las empresas, según un estudio encargado por Sage.En el informe Sweating the Small Stuff, elaborado por Plum Consulting en colaboración con Sage, se realizó una investigación sobre 3.000 pymes de 11 países. El resultado fue que, de media, las empresas pequeñas dedican 120 días al año a tareas administrativas.

La carga de la administración varía de un país a otro; una empresa estadounidense, por ejemplo, obliga a que un empleado a tiempo completo solo se ocupe de la administración y los requisitos reglamentarios.

¡Tuitéa el dato! De media, las empresas pequeñas dedican 120 días al año a tareas administrativas

Incluso en Irlanda y Australia, donde el estudio indica que la carga administrativa es menor, el 25 % del tiempo de un empleado es dedicado a labores de administración, en lugar de centrarse en los aspectos fundamentales de la empresa.

Los costes en productividad puestos de relieve por la investigación también resultan sorprendentes. El informe calcula que la pérdida de productividad representa un coste de unos 335.300 millones de dólares en los Estados Unidos. En el Reino Unido la cifra se acercaría a los 40.000 millones de libras.

Carga de las tareas administrativas

En el informe se identifican dos tipos de cargas administrativas: operativas y reglamentarias. Las segundas no son necesarias para el éxito de la empresa, sino que consisten en imposiciones de registro o control exigidas por los organismos públicos.

Por ejemplo, hay departamentos como Recursos Humanos que normalmente tienen que cumplir requisitos administrativos de tipo operativo y además reglamentario, ya que intentan repercutir positivamente en el negocio, pero también deben cumplir con la legislación que regula y protege los derechos de los trabajadores.

Algunos “pozos sin fondo” administrativos tienen un carácter totalmente reglamentario, como la necesidad de pagar impuestos.

Sin embargo, el informe no solo identifica el problema de los “pozos sin fondo” administrativos, sino también la mejor solución posible, y además aporta datos que respaldan lo afirmado.

Digitalización de las empresas

En la encuesta se preguntaba hasta qué punto las empresas habían aplicado la tecnología en ocho labores administrativas básicas que era probable que se llevaran a cabo en todas o casi todas ellas. Se les invitó a elegir entre tres posibilidades, “Totalmente”, “En parte” o “Nada”, y en función de las respuestas se elaboró un “grado de digitalización”.

Los resultados no deben sorprendernos. En general, las empresas con un mayor grado de digitalización tenían costes de administración más bajos (expresados como porcentaje de la facturación).

En ningún aspecto fue más claro que en la mayor de las tareas administrativas: la contabilidad.

Muchas empresas pueden pensar que ya han aplicado la digitalización. Al fin y al cabo, en estos tiempos es raro no tener un ordenador en el trabajo. Sin embargo, aunque ese tipo de digitalización fue revolucionario cuando empezó en los años 80, ahora ha habido una segunda revolución, no menos importante que la primera. Y aumenta el ahorro en el “pozo sin fondo” de la administración.

Teniendo esto en cuenta, pensemos en otras formas aún más inteligentes de aplicar la digitalización y, de ese modo, tapar esos “pozos sin fondo” administrativos.

Elige software integrado: solo quienes vivan en una cueva seguirán sin saber de la inmensa cantidad de programas de gestión que existen. Sin embargo, un dato menos conocido es que no todos los programas son iguales cuando se trata de integración, es decir, al acceder a datos que no son los suyos o a sistemas diferentes.

Por ejemplo, un contable que, con un clic del ratón en el software que ya usa para llevar la contabilidad general de sus clientes, pueda presentar las declaraciones de impuestos ante la Agencia Tributaria se estará beneficiando de un sustancial ahorro de tiempo y trabajo. No cabe duda de que la primera revolución de la informática agilizó tareas que antes requerían presentar montones de papeles ante Hacienda, pero ahora ya suena anticuado tener que generar una declaración en un archivo, ir a la página web de la Agencia Tributaria y subir el archivo de forma manual.

Pero no es solo eso, también se ahorra tiempo y trabajo con un software que sea un punto de acceso único a los datos de todos los departamentos de una empresa. El que el pago de la nómina se refleje al instante en la parte de contabilidad del software implica que no habrá que perder tiempo en exportar e importar datos, ni preocuparse si no están sincronizados los distintos sistemas.

Movilízate: la revolución actual del software para empresa se lleva en el bolsillo o en el bolso. La mayoría ya la hemos aceptado en nuestra vida personal, pero muchos no la han relacionado con el trabajo. Por supuesto, hablamos de la tecnología móvil, de los dispositivos Android o iPhone, junto con sus hermanos algo más grandes: las tablets. Las empresas más “avispadas” ya usan las aplicaciones y los servicios informáticos en la nube de que dependen porque favorecen un crecimiento más rápido… y eso sin mencionar el ahorro básico en tiempo y eficacia.

Para ello es fundamental el software en la nube, que permite el acceso a los datos en cualquier sitio y momento, y prácticamente desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador en la oficina o una tablet en una cafetería. Compárese con la revolución anterior ya comentada, que, si bien resultó prodigiosa en su momento, nos encadenó a un ordenador de sobremesa instalado entre las cuatro paredes de un despacho.

La libertad física que ofrece el uso de dispositivos móviles facilita desempeñar tareas administrativas cuando mejor nos venga o más falta haga. Por ejemplo, puedes responder al correo electrónico en el tren camino de casa, ajustar la agenda tomando café antes de empezar a trabajar o presentar la declaración de IVA desde una gasolinera mientras estás de viaje. Casi no hay límites para hacer con aplicaciones móviles lo que antes hacías en un ordenador de sobremesa, dondequiera que estés.

Prepárate para el futuro: la llegada de las aplicaciones móviles de contabilidad no solo aporta comodidad y ahorro de tiempo. La tecnología marca el comienzo de otro tipo de procesos contables para los clientes, como mínimo, y la única respuesta razonable es adoptarla. Por ejemplo, las aplicaciones móviles traen consigo la posibilidad de hacer pagos al instante y también anotar gastos tomando fotos de los recibos.

Todo esto implica que conceptos de antes, como la contabilidad por partida doble, ya no son importantes para los clientes. Las facturas se pueden generar y pagar inmediatamente, sin necesidad de que los clientes tengan un departamento de cobro o se planteen los intereses.

Un factor clave es que ahora los clientes esperan y piden este tipo de comodidades y es aquí donde los despachos profesionales y asesorías profesionales pueden reaccionar con un software integrado que esté a la altura.