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Teletrabajo en verano, el momento perfecto para ponerlo en marcha en nuestra empresa

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Revisamos las ventajas del verano como momento ideal para que muchas empresas puedan realizar una prueba con el teletrabajo.

  • Qué necesitamos para teletrabajar en nuestra organización de forma efectiva
  • Cómo coordinarnos con el resto de los miembros del equipo si no estamos en la oficina

Aproximadamente uno de cada 14 empleados trabaja desde casa. La tecnología y las comunicaciones hacen que cada vez sea más fácil que esta sea una opción más sencilla de poner en marcha. Sin embargo, hay muchas empresas que tienen sus dudas. Para disiparlas, nada mejor que probar si funciona en nuestra organización. Por eso el verano es el momento perfecto para probar el teletrabajo en nuestra empresa.

Los últimos estudios estiman que son 1,4 millones los trabajadores a distancia en España. A esto se une que es una modalidad con una gran aceptación entre los empleados, puesto que el 69% preferiría trabajar desde su hogar, pero no puede porque su empresa no se lo permite. Aunque hay que decir que aquí existe algo de mito. Trabajar desde casa no es tan fácil como pueda parecer.

Cómo implantar el teletrabajo en la empresa

  • La primera medida que una empresa tiene que poner en marcha para implantar el teletrabajo es de tipo técnico. ¿Cómo se conectará el empleado de forma remota para poder realizar su trabajo? Existen diferentes posibilidades, desde empresas que prácticamente no tienen que hacer nada porque sus programas están en la nube a otras que tienen que habilitar conexiones remotas para que puedan acceder desde sus casas.
  • Por lo que respecta a la infraestructura hay que llegar a un acuerdo con los empleados. Si hace unos años era la empresa la que facilitaba conexión a Internet, un portátil o una tablet, hoy en día muchos empleados son los primeros interesados en trabajar desde casa y utilizan su propia conexión de fibra en el hogar o su portátil personal para acceder.
  • En todo caso, hay que fijar unas mínimas medidas de seguridad para que los datos de la empresa estén en todo momentos seguros. No deben salir en ningún caso de la organización. Los portátiles o tablets personales tienen que ser un medio para conectarse, en ningún caso para almacenar ni tratar datos dentro de los mismos.
  • El segundo aspecto a tener en cuenta es cómo vamos a fiscalizar el trabajo que hacen en remoto. Es decir, además de realizar un control horario, que también es obligatorio si trabajamos desde casa registrando la hora de entrada y la hora de salida, es necesario evaluar la productividad de este empleado. Lo habitual es establecer una comparativa entre la cantidad de tareas que se realizan habitualmente en la oficina y las que se han hecho desde casa.
  • Y, por último, hay que establecer unas pautas de teletrabajo, es decir, si se va a trabajar desde casa siempre, si podemos hacerlo una vez a la semana cuando el empleado lo decida, si serán una o dos tardes, etc.
  • Como prueba piloto, lo ideal es que se pueda trabajar un día a la semana desde casa. Hay que tener en cuenta que la mayoría de los empleados que se acojan a esta fórmula intentarán pegar estos días que teletrabajan al fin de semana, ya que les ayudará a conciliar mejor.
  • Lo ideal es establecer un calendario para que nos ayude a coordinarnos y no acabe la mitad de la oficina el viernes trabajando desde su casa. Si se trabaja por las tardes, una buena forma de ayudar a conciliar es que una o dos tardes cada semana lo hagamos desde casa.

Ventajas para los empleados y también para la empresa

  • Los empleados son los primeros que están interesados en el teletrabajo. El principal motivo es que les ayuda a conciliar mejor su vida personal y profesional. Además, evita desplazamientos y ahorra tiempo, especialmente en las grandes ciudades donde los atascos están a la orden del día. También es un ahorro de dinero al evitar gastos como, por poner dos ejemplos, los de transporte o la comida fuera de casa.
  • Esto hace que el trabajador esté más implicado cuando trabaja desde casa. No solo va a concentrarse mejor, sino que, si tiene un problema personal y se puede quedar en casa para solucionarlo mientras desarrolla remotamente su labor profesional en lugar de ir a la oficina, la productividad será más alta. También se rebaja el absentismo laboral.
  • Pero no todo son ventajas. La empresa debe hacer un esfuerzo de coordinación, ya que en muchos casos no todos los empleados están en la oficina para poder montar una reunión en cualquier momento. Además, hay que conjugar atención al cliente con poder trabajar desde casa. También se deben añadir medidas de seguridad para que las conexiones desde casa sean seguras.
  • Los empleados muchas veces piensan que se levantan en pijama y se ponen a trabajar. No se dan cuenta de que puede que no tengan el espacio adecuado para pasarse 8 horas trabajando de forma seguida, que trabajar en el salón no es lo mejor, especialmente si tenemos familia, y que cuando se trabaja desde casa muchos no acaban de entender que no se pueda abandonar las labores profesionales dedicarte a hacer otras tareas.
  • Hay, por tanto, que saber organizarse y concentrarse ya que, de otra manera, nos damos cuenta de que trabajando desde casa hemos dedicado muchas más horas de las que nos gustaría para las tareas pendientes.

Verano, el momento perfecto para probar el teletrabajo

En esta época estival se dan dos circunstancias que hacen que se pueda crear un campo de pruebas adecuado para la implantación del teletrabajo. Por un lado, existe una menor carga de trabajo en la mayoría de las empresas. Ese periodo de adaptación que significa aprender a trabajar desde casa se pasa mejor si no tenemos un nivel de tareas elevado.

Para el empleado es una prueba de fuego a la hora de aprender a organizarse, a valorar en qué condiciones sí y en cuáles no le es más rentable trabajar desde casa. Una mala conexión a internet puede arruinar nuestra productividad, por lo que intentar conectarse desde un pueblecito remoto no sería una buena idea. A veces es más fácil pasar la mañana trabajando en un coworking cercano o en un centro de empresas si nos hemos desplazado con la familia que está de vacaciones.

Y a nivel organizativo también nos ayuda a ver los pros y los contras para la empresa, a evaluar cuántos empleados pueden teletrabajar a la vez o si es más adecuado hacerlo solo un día o un par de tardes a la semana. También permite evaluar la calidad del trabajo realizado de forma remota o la seguridad de las conexiones y las medidas a tomar para cumplir con el RGPD.