Todo lo que debes saber para hacer una factura en inglés

En este post, te contamos cómo hacer una factura en inglés de forma fácil y entendible. Una necesidad habitual cuando tenemos clientes en diferentes países.

• Se puede facturar en cualquier idioma, aunque no se trate de una lengua oficial en España.
• La factura es, además de un requisito fiscal, un elemento de comunicación.

Hacer una factura en inglés es una necesidad habitual cuando tenemos clientes de diferentes países. Según nuestra normativa de facturación es perfectamente posible. Por lo tanto, resulta recomendable en todos aquellos casos en los que facilite la comprensión de las operaciones.

Sin embargo, no confundamos traducir con hacerse entender. No es recomendable trasladar, sin más, los fríos términos habituales en nuestra lengua a otra. Estos, de por sí, ya resultan complejos para muchos clientes locales. Por tanto, conviene tener la empatía suficiente con clientes de otras culturas fiscales, comerciales y de facturación.

Hacerse entender es algo más que trasladar los fríos términos de la facturación a otro idioma.

Qué implica hacer una factura en inglés o cualquier otra lengua

La normativa de facturación nos establece las siguientes reglas:

• Puede facturarse en cualquier lengua.
• No obstante, con motivo de alguna comprobación fiscal, la Administración puede exigirnos una traducción bien al castellano, bien a cualquier otra lengua oficial en España.
• Este derecho de la Administración a pedir una traducción rige para todas las operaciones efectuadas en el territorio de aplicación del IVA.
• También nos pueden pedir una traducción de las facturas recibidas, siempre que seamos sujetos pasivos del IVA establecidos en su ámbito de aplicación.

Algunos términos útiles para hacer una factura en inglés

Los siguientes son solo algunos de los términos que suelen incluirse al hacer un factura en inglés:

• Factura se suele traducir como invoice.
• Número de factura como invoice number.
• Fecha de emisión como date invoice.
• Fecha de vencimiento como due date.
• Descripción como description.
• Cantidad como quantity.
• Precio por unidad como price.
• Porcentaje de IVA como VAT amount %.
• El importe total de cada concepto suele traducirse como amount.
• Base imponible como tax base.
• Condiciones de pago como terms of payment.

Otros términos

La normativa de facturación española exige unos requisitos mínimos, un contenido que no puede faltar. No obstante, existen también facturas simplificadas que se pueden emitir en determinados supuestos.

Una vez cumplimentado ese contenido mínimo, no hay obstáculo para que la factura incluya “cualesquiera otras menciones”. Así lo establece el Reglamento General de Facturación en el primer párrafo de su artículo 6.1. Por lo tanto, podemos insertar los textos que consideremos necesarios. Y, por supuesto, lo podemos hacer en cualquier dialecto de la lengua inglesa.

Precauciones con la traducción

Una factura puede traducirse a diferentes dialectos de una misma lengua. Incluso, puede ser necesario adaptarla a las necesidades de dos países distintos que comparten la misma lengua y dialecto.

Siempre debemos tener en cuenta que la terminología de facturación puede variar de un lugar a otro. A veces, los términos no se entienden porque la cultura comercial o la normativa son distintas.

Aunque la facturación en distintos lugares comparta unos principios básicos, pueden existir diferencias que van más allá de lo lingüístico.

En ese sentido, debemos ser muy claros. Imaginemos, por ejemplo, el término invoice. Es posible que, aunque cualquiera pueda traducirlo al español como factura, en la mente de personas de lugares diferentes sea una cosa distinta. Es lógico teniendo en cuenta que las obligaciones en materia de facturación no son universales. En lo básico, coinciden en la mayoría de los países, pero cada uno tiene sus peculiaridades.

Por tanto, no nos basta con una mera traducción, sino que hay que analizar lo que el cliente espera. Si hay una diferencia en las prácticas de facturación, debe explicarse con claridad, verbalmente o por escrito.

La facturación en otros idiomas y hacia otros países exige grandes dosis de empatía.

La particularidad de los impuestos

Un ejemplo muy claro de la precaución que hay que tener al traducir son los impuestos. Es fácil traducir Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) como Value Added Tax (VAT). Sin embargo, este tributo no funciona en todos los países del mundo y, en los que lo hace, no siempre su mecánica es la misma.

Por eso, por cada mercado al que nos dirijamos, resulta conveniente analizar las diferencias más importantes en la imposición indirecta. A continuación, procuraremos explicar cuáles son los aspectos que podrían interpretarse mal por un cliente no acostumbrado.

Lo mismo pasa con la regulación de impuestos sobre consumos específicos. Hay dudas razonables que deben clarificarse como si se paga una cantidad fija, si depende de alguna magnitud física, del valor de la adquisición, etcétera. Y también nos fijaremos en otros aspectos clave como retenciones, aranceles y cualquier otro tributo que pueda afectar a la operación.

En todos estos casos, debemos hacer una labor de doble traducción. No basta con escribir el nombre del impuesto en otro idioma. Hay que saber explicar en la lengua del cliente las diferencias entre lo que le facturamos y lo que podría esperar en su país.

Hacia dónde evolucionamos

Hoy es posible contar con herramientas automáticas capaces de traducir el texto literal de la factura. No obstante, progresivamente caminamos más lejos. Técnicas como el aprendizaje automático van descubriendo qué es lo que puede generar dudas en la traducción de una factura.

Además, nos vamos apoyando en formatos conversacionales. A través de chatbots, los destinatarios pueden consultar dudas sobre qué quiere decir cada aspecto de la factura. Incluso, el chatbot puede tomar la iniciativa y comprobar por sí mismo si se entiende cada concepto y cada consecuencia.

Estas evoluciones son especialmente importantes para las pymes. Permiten lanzarse al comercio online generando la confianza que necesitan los consumidores. Muchas veces, el cliente particular tiene dudas de las consecuencias de la operación y, en especial, de los impuestos repercutidos. Contar con herramientas conversacionales en su idioma hace más fluido todo el proceso.

Facturar en inglés es todo un reto comunicativo. Va más allá de escribir las mismas palabras en la otra lengua. Implica trasladar una cultura fiscal y de facturación a personas que, en parte, pueden estar ajenas a ella.