Tres cosas que debes saber sobre la legalización de los libros de contabilidad 

La legalización de libros de contabilidad es un paso crucial para cualquier empresa que desee mantener sus registros financieros en orden y cumplir con las normativas vigentes. ¡Sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber para gestionar tus libros de contabilidad de manera eficiente!

• Este proceso, que se realiza en el Registro Mercantil, no solo asegura la transparencia y la integridad de la información contable, sino que también proyecta una imagen de profesionalismo y confianza.
• En este artículo, te explicaremos de manera detallada y sencilla cómo llevar a cabo este trámite, los libros que necesitas legalizar y los plazos que debes cumplir para evitar sanciones.

La legalización de libros de contabilidad es un proceso que pretende evitar manipulaciones. Eso es algo muy importante en un contexto en el que el cumplimiento normativo gana en importancia cada día. Es necesario para tener las cuentas en orden, pero también para poder proyectar una imagen de gestión profesional, dentro y fuera de tu empresa. De hecho, no saber cómo cubrir trámites sencillos genera desconfianza. Conocer cómo se hace señaliza calidad de gestión.

Por eso, para los negocios pequeños suele ser importante contar con profesionales (normalmente, asesores externos) que les sirvan de guía. Es la manera de visualizar que realmente legalizar los libros de contabilidad no es algo demasiado complicado una vez que se tienen algunos conceptos básicos claros. 

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Contenido

Lo primero es saber qué libros has de legalizar. Aunque puede haber algunos que afectan sólo a determinados empresarios, los más frecuentes son los marcados por los artículos 25 y 26 del Código de Comercio.

Legalización de los libros de contabilidad

El artículo 25 del Código de Comercio establece como libros contables de obligatoria legalización para los empresarios dos: 

• Un libro de inventarios y cuentas anuales compuesto por los siguientes documentos:
  • Balance inicial detallado de la empresa.
  • Balances de comprobación trimestrales a través de balances de sumas y saldos.
  • Inventario de cierre del ejercicio articulado en un balance de cierre.
  • Cuentas anuales.
• Un libro diario que registre cronológicamente las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

En cuanto al contenido de las cuentas anuales, puede variar, principalmente, en función del Plan General de Contabilidad (PGC) al que esté acogida tu empresa:

• Si aplicas la versión para pymes del PGC, tendrás que presentar balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria. No obstante, también puedes incorporar un estado de cambios en el patrimonio neto y uno de flujos de efectivo. 
• En caso de que apliques la versión normal del PGC, debes presentar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el de flujos de efectivo. Sin embargo, si puedes presentar balance y memoria abreviados, el estado de cambios en el patrimonio neto y el de flujos de efectivo no serán obligatorios.

Junto a estos libros contables obligatorios, también puedes presentar a legalización otros de forma voluntaria. Por ejemplo, es el caso del libro mayor. Aunque sea optativo, es muy útil para controlar los movimientos de cada cuenta y su saldo.

Legalización de los libros de actas

Viene marcada por el artículo 26 del Código de Comercio. Esta norma te exige llevar un libro o libros de actas de las juntas y otros órganos colegiados de las sociedades. Estrictamente, no se trata propiamente de libros contables, pero algunos de los acuerdos que estas reflejan participan de la mecánica del proceso de cierre contable.

En la mayoría de las empresas, la legalización de los libros de contabilidad se efectúa cada año en el mes de abril.

Plazo de presentación

Los libros obligatorios, incluidos los contables, deben ser presentados para su legalización en el Registro Mercantil antes de que hayan pasado cuatro meses desde el cierre. Si tu ejercicio contable coincide con el año natural, el cierre tendrá lugar el 31 de diciembre. Por tanto, tendrás que hacerlo antes del 30 de abril. 

A continuación, el registrador mercantil tendrá que examinar si la presentación se ha realizado en la forma prescrita por la ley y si los libros cumplen los requisitos. Si así es, deberá proceder a su legalización en el plazo de los 15 días siguientes a su presentación. 

Forma de presentación

El día 29 de septiembre de 2013 entró en vigor la Ley 14/2013. En el aspecto de la legalización de libros fue la que, en su artículo 18 obligó a que todos los libros se legalicen telemáticamente en el Registro Mercantil. Por tanto, solo se pueden legalizar libros en papel en blanco anteriores a esa fecha. 

En la actualidad, más de una década después, eso puede suceder en muy pocos casos. Por ejemplo, podrías tener un libro en papel que, aunque lo legalizas ahora, se refiera a una fecha anterior al 29 de septiembre de 2013. 

Además, este cambio supuso otro importante. Ya no se legalizan los libros para su utilización posterior. Ahora, se utiliza un formato electrónico en el que interviene el Registro Mercantil una vez ha sido rellenado. Lo que sí es igual es el fin de la legalización, ya que ambos procedimientos intentan evitar la manipulación de lo que se anota en los libros.

En cuanto a los protocolos para la presentación telemática de libros en el Registro Mercantil, tienes dos opciones:

• Realizar un envío directo a través de Legalia 2. Se trata de un software del Registro Mercantil que permite la presentación telemática de archivos en formato zip. Para ello, deberás partir de los libros que vas a legalizar y tendrás que rellenar algunos datos a través de formularios.
• También puedes hacer un proceso semejante a través de la sede electrónica que tiene el Registro Mercantil.   

Conclusión

Merece la pena ser escrupulosos con la legalización de libros. No solo es una forma de poder cubrir una etapa del proceso que va del cierre al depósito de las cuentas. Es, además, una manera de facilitar el valor probatorio y, por tanto, de evitar conflictos jurídicos. 

Como has visto, el trámite es sencillo. Lo más importante es que la propia llevanza de los libros se efectúe conforme a las normas y que tus operaciones estén en regla. A partir de ahí, solo se trata de ir cubriendo las etapas hasta el depósito de las cuentas anuales.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.