3DS Groupe automatise ses flux à 100 %
3DS Groupe a modernisé sa gestion comptable et son SI en adoptant une suite logicielle, autour de Sage 100, qui automatise et centralise les processus. Retour d'expérience avec Marvyn Douard, Directeur Général et Sabine Charbel, Chargée de Comptabilité & Gestion Administrative.
3DS Groupe n’a eu de cesse de renforcer son organisation et d’intégrer de nouveaux savoir-faire pour constituer une offre globale à l’échelle nationale.
Mettre à niveau son système d’information (SI) de gestion est l’un des leviers de sa réussite. Le choix d’une suite logicielle constituée autour de Sage 100 répond à une volonté de centraliser les opérations comptables et financières et d’optimiser les cycles clients et fournisseurs.
Retour d’expérience avec Marvyn Douard, Directeur Général 3DS Groupe et Sabine Charbel, Chargée de Comptabilité & Gestion Administrative 3DS Groupe.
Un groupe de communication visuelle
3DS, c’est pour ‘’3 Duchesne’’ : Jean-Philippe et Christian Duchesne créent l’entreprise avec Laurent-Philippe, le fils de Jean-Philippe, en 1998. 3DS Groupe, le nouveau nom de l’entreprise, indique une double évolution pour l’entreprise.
D’une part, un renouvellement du management, avec le départ de Jean-Philippe et Christian et l’arrivée aux côtés de Laurent-Philippe de Marvyn Douard et Alexandre Leite. D’autre part, le déploiement de l’activité, passée du pilotage de projet à l’intégration de toutes les étapes de production de supports de communication visuelle.
3DS Groupe répond présent sur toute la gamme de projets
Marvyn Douard est le Directeur Général de 3DS Groupe. « Nous réalisons dix millions d’euros de chiffre d’affaires avec plus de soixante collaborateurs et 2 200 projets par an ». Acteur majeur sur le marché français, 3DS Groupe accompagne des entreprises de tous les secteurs d’activité dans leurs projets.
3DS Groupe s’appuie sur un siège social en Île-de-France, deux unités de production et une antenne sud à Perpignan. « Notre mission est de contribuer à l’image de nos clients. Nous disposons de multiples certifications pour répondre à l’ensemble de leurs attentes : ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, médaille Platinium ECOVADIS ou encore SIGN’ACCESSIBILITÉ ».
la satisfaction client avant tout !
Entré comme alternant, Marvyn Douard a créé la fonction commerciale au sein de 3DS Groupe. « Pour constituer l’acteur incontournable de la communication visuelle que nous sommes devenus, structurer une équipe commerciale était devenu indispensable ». Aujourd’hui, 3DS Groupe mobilise une dizaine de commerciaux pour porter sa croissance.
Marvyn Douard continue évidemment de placer la qualité de l’expérience client au cœur du projet de l’entreprise. « Nos experts proposent un service global. Nos clients bénéficient des conseils d’une équipe dédiée pour l’ensemble des étapes : conception, fabrication, installation et contrôle qualité ».
3DS Groupe centralise sa gestion comptable
La croissance continue de l’entreprise a commandé de changer de logiciel de comptabilité. « Notre ancienne solution n’autorisait qu’une faible personnalisation. Et l’ergonomie commençait à être un peu désuète », précise Marvyn Douard.
La consultation lancée par 3DS Groupe aboutit au choix d’une suite intégrée Sage associant Sage 100 BMS Premium, Sage Automatisation Comptable et Sage Recouvrement Créances.
« Nous avons choisi l’efficacité : gérer tout le cycle client et tout le cycle fournisseur au sein d’un même outil. Les flux de factures fournisseurs entrent automatiquement dématérialisés et nous payons depuis l’outil grâce au module Moyens de Paiement ».
Marvyn Douard, Directeur Général de 3DS Groupe
Tech Advising : un partenaire engagé
Tech Advising a été choisi pour accompagner 3DS Groupe dans sa transformation digitale. « Dès nos premiers contacts, les consultants se sont montrés réactifs et disponibles. Ils ont bien compris nos attentes et nous ont proposé la solution que nous attendions ».
Au fil du projet, la confiance s’installe. « Un chef de projet dédié a été mis à notre disposition. En deux mois, comme annoncé au départ, notre nouvelle configuration était opérationnelle. Un an plus tard, notre bonne impression est inchangée. On nous répond très vite à la moindre question et les points sont traités avec compétence », conclut Marvyn Douard.
« Notre plateforme Sage 100 BMS Premium fonctionne comme la tour de contrôle du système d’information. La solution organise les échanges de flux et centralise les données de gestion ».
Marvyn Douard, Directeur Général, 3DS Groupe
Une intégration automatique des factures entrantes
Le processus commence avec la réception en un point unique des factures, reçues au format PDF en pièces jointes d’un courriel. « Sage Automatisation Comptable identifie les données de facturation et insère le document dans le circuit de validation. Nous conservons l’historique de chaque validation », se félicite Marvyn Douard.
La deuxième étape est l’intégration automatique des données de facturation en comptabilité. « Le bon à payer est émis au constat de la validation. L’ordre de paiement à l’échéance est automatiquement adressé à nos partenaires bancaires ».
Un recouvrement automatisé des factures sortantes
Avec plus de 2 000 opérations dans une année, les retards de règlement sont difficilement évitables pour 3DS Groupe. La vigilance permanente est de mise pour réagir au moindre dérapage. Encore faut-il disposer d’une solution dédiée !
Marvyn Douard a donc choisi Sage Recouvrement Créances dans cette optique. La visibilité des encours et les routines de relance permettent un pilotage global et une réactivité en temps réel. « Les équipes commerciales ont été associées dès le départ au choix et à la validation de la solution. Elles ont même participé au paramétrage. Et côté clients, ils y trouvent l’avantage d’une forme d’appui opérationnel. Tout le monde n’est pas digitalisé et nous aidons nos clients peu organisés à piloter leurs échéances ».
3DS Groupe : un SI performant et évolutif
Tous les logiciels de 3DS Groupe sont hébergés dans le Cloud. La suite composée de Sage 100 BMS Premium, Sage Automatisation Comptable et Sage Recouvrement Créances est 100 % accessible en SaaS. « L’informatique à distance s’est imposée comme une évidence. Cela fait partie de notre culture. D’ailleurs, nos autres logiciels, comme Salesforce, sont également hébergés dans le Cloud », explique Marvyn Douard.
La suite en place chez 3DS Groupe est hébergée par Microsoft Azure, à travers le service Sage Partner Cloud. « Notre expert-comptable traite nos données comptables à Limoges et à Guéret. Tandis que nous avons une pratique sereine du télétravail. L’hébergement dans le Cloud est aussi une facilitation de notre fonctionnement en entreprise étendue ».
Vers un pilotage centralisé
Un an après l’intégration de la suite Sage, les outils sont bien en main et les processus optimisés. Il est donc temps de passer à de nouveaux chantiers.
« Notre priorité est désormais de lier Sage à Salesforce. Puis de rendre le binôme interopérable avec Allianz Trade, qui gère notre assurance-crédit. Nous travaillons évidemment sur le sujet avec Tech Advising ».
Marvyn Douard, Directeur Général, 3DS Groupe
Pour conclure :
- Côté fournisseurs, Sage Automatisation Comptable fiabilise l’intégration des factures reçues, facilite leur validation et professionnalise leur archivage.
- Côté clients, Sage Recouvrement Créances automatise le pilotage des échéances et les relances en cas de dépassement.
La prochaine étape vise à connecter également des solutions tierces, comme Salesforce ou Allianz Trade.
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