Système d’information (SI) : définition et bonnes pratiques

collecter, stocker et analyser les informations dans l’entreprise.

Élément central de l’entreprise, le système d’information comprend de nombreuses ressources :

• Des logiciels (software)
• Des machines (hardware)
• Des données, stockées dans les ordinateurs sous la forme de fichiers informatiques
• Des procédures
• Des équipes dédiées à la conception et à la maintenance des infrastructures IT (information technologie)

Le système d’information est donc une notion beaucoup plus globale que le système informatique qui ne recoupe que le hardware et les logiciels.

Dans une entreprise, les informations traitées par le SI peuvent être d’ordre financier, comptable, commercial, marketing, RH, industriel… Si les différents services de l’entreprise peuvent communiquer et partager des informations lisibles et fiables, c’est grâce au système d’information.

De la collecte à la diffusion, les différentes fonctions du système d’information

Schématiquement, le système d’information joue quatre fonctions principales :

1. La collecte de l’information :

Le système d’information n’a pas pour fonction de produire de l’information mais de la collecter. Cela se fait soit par le biais d’une intervention humaine, soit automatiquement, de SI à SI.

Par exemple, lorsque le terminal point de vente (TPV) d’un magasin enregistre un règlement client, il communique avec le SI de la banque.

• Son stockage

Le SI va mémoriser l’information pour qu’elle soit disponible à tout moment.

• Son traitement

Une fois stockée, l’information va être retraitée par le biais de tris, calculs, regroupements. L’objectif est de créer de nouvelles informations exploitables par les différents services de l’entreprise.

Reprenons l’exemple de notre transaction dans un magasin. Dès que la transaction est prise en compte par les deux SI, le SI de l’enseigne va mettre à jour le niveau de stock, le chiffre d’affaires… Et produira des rapports qui aideront la direction de l’enseigne à prendre les bonnes décisions de gestion. Cette valorisation de l’information nécessite des ordinateurs, serveurs, systèmes d’exploitation et, bien sûr, des logiciels. C’est la véritable valeur ajoutée du SI.

• Sa diffusion

Le SI va retransmettre l’information ainsi produite aux différents services de l’entreprise, ainsi qu’à ses partenaires externes.

Les différents types de systèmes d’information

Il existe de nombreuses sortes de SI. Voici les principales :

Le système d’information commercial permet la collecte, le stockage, l’analyse et la diffusion des informations issues de la force de vente, du réseau de magasins, du centre d’appels, du site Web marchand… Ces données seront analysées puis distribuées aux services concernés.

Le système d’information comptable collecte, stocke, traite et diffuse les informations comptables, financières, sociales et fiscales. Utilisé par la direction générale de l’entreprise, les équipes financières et les comptables internes, mais aussi par des partenaires externes tels que les cabinets d’expertise comptable, le SI comptable a diverses fonctions. Il permet de remplir un certain nombre d’obligations légales (déclarations fiscales). C’est l’outil principal des équipes comptables, en charge de la comptabilité.

Il permet aussi d’améliorer le processus de validation des factures fournisseurs, d’automatiser le recouvrement des factures clients, de faciliter la gestion des notes de frais, de piloter la trésorerie… Enfin, il est capable de réaliser de nombreux calculs et diagnostics tels que la rentabilité d’une entreprise sur une période donnée.

Enfin, il est le point névralgique de l’activité de l’entreprise et nourrit tous les autres systèmes d’information, permettant aux différents services de communiquer entre eux.

Le système d’information des ressources humaines (SIRH) concerne la gestion de la paie, des rémunérations et des demandes d’augmentation de salaire, des recrutements, des entretiens professionnels, des absences, des formations, etc.

La digitalisation des RH engendre une automatisation de nombreuses tâches répétitives, administratives et souvent fastidieuses. Ce faisant, elle permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, impliquant réflexion et contacts humains.

Mettre en place un SI : les bonnes pratiques

Quelle que soit l’envergure du projet, la mise en place ou l’évolution d’un système d’information est un projet stratégique qui peut avoir d’énormes répercussions sur l’activité. Elle doit donc être anticipée et mûrement réfléchie. Elle mobilisera la direction générale, la direction des systèmes d’information (DSI), mais aussi le Directeur administratif et financier (Daf), le Directeur des ressources humaines (DRH), le Directeur commercial… auxquels s’ajoutent, le plus souvent, des ingénieurs et consultants.

Si chaque projet est unique, les experts s’accordent sur certaines recommandations d’ordre général :

• Impliquer les opérationnels (service commercial, achats, marketing…) mais également, bien sûr, les équipes comptables et financières. Leurs besoins doivent être écoutés.
• Constituer une équipe projet en charge du pilotage du projet et du reporting à la direction générale.
• A partir des grandes priorités stratégiques définies par la direction générale et des besoins exprimés par les services, rédiger un cahier des charges fonctionnel.
• Identifier des prestataires et solutions et les évaluer (fonctionnalités, avantages, inconvénients, rapport qualité/prix…).
• Choisir les outils.
• Les paramétrer et les installer.
• Revoir les procédures et modèles organisationnels dès que c’est nécessaire et formaliser ces procédures.
• Former les équipes.
• Accompagner le changement en recueillant l’avis des opérationnels et en faisant les adaptations opportunes.
• Ne pas oublier de motiver les utilisateurs et, pour ce faire, communiquer sur les bonnes pratiques et les bénéfices induits.