Légal & Réglementation

[#Sage On Air] Que va réellement apporter la facture électronique aux entreprises ?

La facture électronique constitue une véritable opportunité pour les entreprises. Découvrez comment la donnée de gestion change de statut !

Alexandre Martinez

octobre 31, 2023 10 min de lecture

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La contribution des solutions de gestion démontrée par les retours d’expérience des clients. En une série d’épisodes diffusés sur Sage On Air, la chaîne podcast dédiée aux enjeux de la gestion des entreprises, Sage explore en profondeur les bénéfices de l’automatisation.

Aujourd’hui : ce que va réellement apporter aux entreprises la facture électronique.

La fonction finance se trouve au cœur des transformations qui s’imposent aux entreprises. Maîtrise des risques, pilotage de la performance et gestion du cash, les défis sont immenses et les enjeux stratégiques.

Richard Fremder

Bonjour Alexandre Martinez. Vous êtes Directeur Marketing chez Sage, en charge de l’acquisition de nouveaux clients.

Aujourd’hui, nous parlons de la facture électronique. Nous avons tous en tête l’échéance du 1^erseptembre 2026 et la nécessité collective d’améliorer l’efficacité de la collecte de la TVA. Mais pour les entreprises, au-delà de la fierté de participer à un projet sociétal, quels seront les avantages ?

Alexandre Martinez

C’est en effet une question légitime. Nous avons, en tant qu’éditeur de solutions de gestion, la responsabilité de faire évoluer nos propositions de valeur de façon à les rendre conformes aux obligations en vigueur mais surtout capables de tirer parti de toutes les opportunités nouvellement créées. Et nous allons voir qu’il y a un effet clairement positif pour les entreprises à la mise en place de la facture électronique.

Richard Fremder

Je n’en doutais pas. Même si tout le monde connaît les grandes lignes de la révolution qui s’annonce, peut-être conviendrait-il de faire le point sur ce qui va changer avant de détailler les bénéfices…

Alexandre Martinez

Première échéance : 2026, il y a trois choses à avoir en tête :

Toutes les entreprises, sans distinction de taille, devront accepter des factures électroniques.
Toutes les entreprises devront avoir fait le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire ou du portail public de facturation. C’est-à-dire qu’elles seront rattachées via leur numéro de SIREN à l’un ou à l’autre des nombreux opérateurs privés. Ou bien sûr à Chorus Pro. Le choix, notamment pour les organisations concernées par des facturations transfrontalières, dépend du niveau de service proposé et de l’étendue de la conformité garantie.
Les plus grandes entreprises, et seulement elles, seront tenues d’émettre leurs factures selon un format 100 % électronique, c’est-à-dire intégrant des données structurées, directement lisibles par des systèmes automatisés.

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Richard Fremder

Il reste moins de deux ans pour être prêt. Comment les entreprises doivent-elles utiliser ce délai ?

Alexandre Martinez

Chacune de ces 3 obligations implique une préparation pour passer à la facture électronique. Ce qui doit être lancé dès maintenant, c’est une réflexion sur l’organisation. Une conduite du changement. Se donner par exemple les moyens de produire des factures intégrant 100 % des mentions obligatoires. Sous peine de rejet automatique par les plateformes destinataires. Distinguer par un codage parmi les factures entrantes celles qui relèvent des frais généraux de celles qui relèvent de biens stockés. Dont les régimes de TVA sont différents. Au passage, comme dans le cas du RGPD, il est recommandé d’identifier un référent qui centralise les informations légales et impulse e la mise en mouvement interne.

Le 1^er janvier 2024 ouvre une période identifiée comme une phase pilote et d’initialisation. En particulier, c’est durant cette phase que toutes les entreprises qui ne l’auront pas fait avant devront choisir leur plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public. Et la plateforme déclarera l’ensemble des clients.

Il faut avoir en tête que la facture électronique est un mécanisme de réseau. C’est très long à mettre en place puisque tous les acteurs doivent être opérationnels pour que le système fonctionne. Pour donner une idée, cela fait 30 ans que l’EDI existe. Et pourtant, on estime que circulent en France 30 % de factures électroniques avec des données et 20 % de factures pdf. Qui sont certes électroniques mais qui ressemblent plus à des factures papier puisqu’il faut les saisir dans la comptabilité. Et le reste en papier.

Richard Fremder

Justement, parmi nos auditeurs, un grand nombre ont déjà avancé depuis longtemps sur la facture avec données structurées, selon des formats XML, UBL ou CII. Ce sont eux, les 30 % !

Alexandre Martinez

Pour les entreprises qui recourent déjà à des formats EDI pour leurs flux de facturation, ces flux n’auront pas besoin d’être migrés. Les plateformes qui les traitent vont devenir des plateformes partenaires. Et comme, le plus souvent, le traitement des flux en place est au moins aussi performant que les attendus normatifs, il n’y aura rien à changer.

Et à l’intention de l’écosystème de nos auditeurs, qui pourraient avoir dans l’idée de guider leurs partenaires de petite taille dans ce vaste projet où tout le monde doit être prêt en même temps, je leur précise que des opérateurs de dématérialisation, intermédiaires entre les plateformes et les entreprises, commencent à se signaler. Ils aideront les organisations les moins structurées. D’un côté, pour créer des factures électroniques et les pousser vers le système d’échange. D’un autre côté, pour récupérer et intégrer automatiquement les factures électroniques reçues dans leur système d’information de gestion.

Richard Fremder

On parle beaucoup de la facture électronique, le e-invoicing. Mais il y a aussi le e-reporting…

Alexandre Martinez

Oui, car c’est l’information qui intéresse l’administration. D’une part, celle contenue dans les factures BtoB nationales et traitées selon le schéma plateforme partenaire de départ/plateforme de partenaire d’arrivée. D’une manière en réalité transparente pour les entreprises, puisqu’extraite ‘’au passage’’ par la plateforme de réception.

D’autre part, l’information associée aux ventes B2C, aux ventes B2B internationales, aux acquisitions intracommunautaires et aux encaissements des factures de prestations de services, où la TVA n’est exigible que sur encaissement.

Pour les transactions qui ne relèvent pas de l’obligation de facture électronique, il faudra adresser via sa plateforme partenaire les informations exigées par l’administration. D’où l’importance du choix d’une plateforme partenaire adaptée.

Pour les informations relatives à la réalité des encaissements des factures de services, il y aura ce que l’on appelle les statuts.

Richard Fremder

Très important les statuts. Et si je ne m’abuse, on entre maintenant dans le vif du sujet : le bénéfice pour les entreprises.

Alexandre Martinez

Exactement. L’esprit de la facture électronique, dont il faut préciser d’ailleurs qu’il s’agit d’une démarche internationale, où nombre de pays sont très avancés, c’est le temps réel. Si on laisse de côté la partie contrôle, il reste tout un pan au bénéfice de la visibilité des flux.

Il n’est pas exagéré de parler de traçabilité native de la facture de bout en bout. Le cycle de vie de la facture est encadré par une série de statuts. Certains sont obligatoires et les autres sont fortement recommandés. Mais on va comprendre qu’ils sont tous très utiles à la fois au fournisseur et au client.

Je vais essayer de faire vivre à la radio le cycle complet des statuts, qui pour moi est le point central de la réforme…

D’abord, on saura que la facture est déposée sur la plateforme de l’émetteur, puis émise par la plateforme et enfin reçue par la plateforme du destinataire. Première étape.

Deuxième grande étape : le contrôle. La facture sera rejetée par la plateforme destinataire, pour des raisons formelles, ou mise à la disposition du client.

La troisième étape se déroule chez le client. Et c’est d’ailleurs ce qu’on entend d’un point de vue normatif par ‘’savoir accepter la facture électronique’’. Prise en charge par le système d’information du client, la facture est approuvée ou rejetée et finalement payée. Disposer de l’information de paiement venue du client fait gagner beaucoup de temps par rapport au lettrage des factures.

C’est donc bien cela l’esprit de la démarche : allier l’information de temps réel ou quasi-réel et le traitement en continu. Pour les entreprises, l’enjeu est de se rendre capables d’intégrer automatiquement et en temps réel ces informations de statuts pour en tirer parti. Optimiser le suivi des flux et aller vers de la gestion prédictive.

Richard Fremder

Mais pour cela, ils ont besoin de vous !

Alexandre Martinez

De nous et de nos confrères. En tout cas, les entreprises comptent évidemment sur les éditeurs de solutions pour transformer les données de facture en informations de gestion.

Et j’ajoute, pour étendre le système d’information, qui, déjà, sait à partir d’une écriture de comptabilité remonter aux documents établissant la réalité de la transaction, comme les bons de commande et les bons de livraison. C’est nécessaire pour la piste d’audit fiable et déjà proposé par Sage.

Demain, avec la facture électronique, c’est un nouveau pas qui sera franchi avec la traçabilité des informations accompagnant la facture une fois sortie du système d’information de gestion de l’entreprise.

Richard Fremder

Êtes-vous prêt ?

Alexandre Martinez

La feuille de route commune à l’ensemble de nos solutions de gestion établit une mise à la disposition de nos clients de toutes les fonctionnalités nécessaires et conformes courant 2023. Je rappelle que le premier janvier 2024, s’ouvre la phase pilote pour les acteurs qui le souhaiteront. Nous serons prêts !

Pourquoi ce délai, alors que nous travaillons sur le sujet depuis déjà bien longtemps ? Et que nous avons l’expérience de démarches similaires dans d’autres pays du monde, où nos solutions opèrent sans difficulté. Parce que, comme pour le PAS par exemple, nous sommes tributaires des ultimes arbitrages techniques de l’administration.

Disons que notre R&D est sur le pied de guerre, en mode commando. Que nous avons la chance d’abriter nos équipes en France, ce qui favorise notre réactivité et la participation active de nos experts aux différents groupes projets mis en place. Ce qui est déjà prêt, c’est la partie applicative, pour piloter les contrôles avant émission – éviter d’envoyer des factures non conformes qui seront rejetées plus loin – et disposer de l’information de statut sous la forme la plus opérationnelle possible.

Ce qui nous manque encore, ce sont les briques de communication qui nous permettront de transférer toutes les informations des factures électroniques vers les plateformes dédiées. Et la possibilité évidemment d’intégrer ces factures. Nous avons aussi encore pas mal de travail sur la partie des flux de e-reporting.

Richard Fremder

Ok. Je vous attribue le statut ‘’en bonne voie’’ pour la facture électronique !

Merci Alexandre Martinez d’avoir contribué à cet épisode de CFO Radio.

Et à très bientôt pour un nouveau numéro de ce podcast dédié à la fonction finance.

De la même série d’émissions, à découvrir dans le podcast [#Sage On Air] :