Pour respecter le principe de séparation des exercices comptables, un cut-off (qui signifie « coupure » en anglais) doit être réalisé tous les ans afin de rattacher les charges et produits au bon exercice. Cette période peut être particulièrement stressante pour les équipes qui en ont la charge. Si votre cut-off pour l’exercice 2021 a été mouvementé, voici comment améliorer la procédure en 2022 pour la rendre plus agréable.
Séparer clairement les exercices et les opérations qui s’y rattachent
Étape clé de l’arrêté des comptes, le cut-off implique chaque année de rechercher les opérations non affectées au moment de la clôture, et d’identifier leur fait générateur pour les rattacher au bon exercice comptable, de manière fiable et cohérente. L’objectif est de donner une image fidèle des comptes, selon les prescriptions du Plan Comptable Général.
La plupart du temps, il s’agit de régulariser des opérations, dont les biens ont déjà été livrés ou les prestations effectuées, mais pour lesquelles la facturation n’est pas encore effective, qu’il s’agisse des clients, ou des fournisseurs. Les charges facturées par avance (ou produits constatés par avance) qui se déroulent à cheval sur l’exercice suivant sont concernées, ainsi que les charges engagées ou produits acquis mais dont le montant (ou l’échéance pour les charges) sont incertain(e)s.
Les services doivent alors se livrer à des recherches, souvent chronophages, pour récupérer les données qui pourraient les aider à identifier le fait générateur, le plus souvent auprès du service des achats, du service commercial, ou de la comptabilité.
Anticiper la préparation du cut-off toute l’année
Pour éviter aux services de passer un temps interminable au dernier moment sur la recherche des documents dans le but de rattacher les opérations au bon exercice, mieux vaut organiser le classement des pièces comptables tout au long de l’année et démarrer le processus de cut-off sereinement. Ces documents doivent être classés au format électronique au fil de l’eau, numérotés de façon structurée, par nature et par ordre chronologique, pour pouvoir être retrouvés au bon moment au bon endroit. Ces bonnes pratiques suppriment presque totalement la fastidieuse procédure de recherche et de rassemblement à la fin de l’année ! Prévoyez également d’indiquer pour chaque écriture comptable des libellés d’opération qui sont suffisamment explicites. Ils peuvent par exemple préciser les dates d’achat ou de vente pour identifier rapidement les régularisations à opérer en éditant simplement un grand livre des comptes de classes 6 (charges) et 7 (produits) au moment de la révision des comptes. Il n’est pas interdit non plus, en amont, de mettre de côté une copie de toutes les pièces justificatives dont on sait qu’elles auront un impact sur les opérations de révision.
Réaliser des cut-off intermédiaires
Même si la démarche de cut-off intervient en principe au moment de la clôture des comptes, il est possible, voire fortement conseillé, de l’anticiper en réalisant des cut-off intermédiaires. Non seulement cela vous évite d’avoir trop d’opérations à investiguer au dernier moment, mais cela permet en outre d’obtenir une photographie précise de la situation de vos comptes à un instant T, et donc d’établir une vision réaliste de votre trésorerie et de votre activité en cours d’année. Cela peut être très utile surtout si vos délais entre la prestation et la facturation sont éloignés. En établissant ainsi les écarts entre le réalisé et le facturé, il est possible de suivre le déroulé des commandes et des opérations, et de rectifier si besoin en relançant la facturation ou en vérifiant l’état des avances. Le cut-off n’est alors plus une simple formalité comptable mais un véritable support pour piloter l’opérationnel et prendre des décisions stratégiques adaptées à la réalité financière de l’entreprise.
Le cut off aide également à la réalisation d’un prévisionnel, pour le budget du service des achats par exemple.
Automatiser le processus de cut-off
Certains outils proposent de réaliser automatiquement les travaux d’inventaire liés au cut-off. Ils permettent en outre de repérer les factures non parvenues et qui devront faire l’objet d’une régularisation, de calculer les charges constatées d’avance ou de réaliser un prévisionnel des commandes de l’exercice. Le service comptable n’a alors plus qu’à intervenir en fin de processus pour mettre les comptes à jour. Parfois appuyés sur de la business intelligence, ces outils peuvent faire l’interface avec les logiciels internes et leurs données (ERP, CRM, outils métiers, fichiers Excel…) : en effet, ils collectent les informations pertinentes, les mettent en forme, là aussi de manière automatisée, et les remontent dans des tableaux de bord afin d’optimiser le suivi opérationnel. L’automatisation se met alors au service des équipes, les déchargeant des tâches ingrates et accélérant le processus de cut-off.
Ces contenus pourraient également vous intéresser :
Prochaine lecture recommandée
Facture électronique : vers une réduction des risques de défaillances d’entreprises ?
