A priori, rien de plus simple à rédiger et à diffuser qu’une note de service ! Mais l’édition de ce genre de document mérite réflexion et implique de prendre quelques précautions car la note de service est un document officiel émis par la direction à l’attention des collaborateurs, avec des conséquences dont il convient d’être conscient.
Qu’est-ce qu’une note de service ?
Une note de service est un outil de communication interne, destiné à un grand nombre de collaborateurs voire à la totalité d’entre eux. Tous les sujets d’intérêt collectif peuvent être abordés dans une note de service : intégration ou départ d’un collaborateur, sécurité, informations à caractère pratique (horaires de l’entreprise, procédures diverses, accueil de visiteurs…) ou relatives aux services communs (informatique, restaurant d’entreprise, espaces de convivialité…). Elle peut intégrer une requête adressée aux collaborateurs, demandant à ceux-ci de mettre à jour leurs données sur l’intranet ou de procéder au retrait d’un formulaire.
La note de service est rédigée par la direction de l’entreprise, éventuellement par une direction de service – elle s’adresse alors aux collaborateurs dudit service. Elle contient des informations officielles, courtes, concises et précises, facilement appréhendables par tout le monde.
La note de service ne se substitue ni ne s’impose au règlement intérieur de l’entreprise. Elle ne peut, à ce titre, fixer des règles générale et définitives en matière de discipline, d’hygiène ou de sécurité. Elle est considérée par le Code du travail comme une adjonction au règlement intérieur quand il en existe un et, de ce fait, elle est soumise aux mêmes dispositions. Elle doit, en particulier, être présentée pour avis aux représentants du personnel. Les directives qu’elle donne doivent évidemment respecter le Code du travail et tous les textes de loi en vigueur.
Note d’information ou note de service : quelles différences ?
Il faut distinguer la note de service et la note d’information. La première diffuse des informations obligatoires, dans un sens descendant (de la direction vers les collaborateurs). La note d’information, elle, ne revêt pas ce caractère obligatoire : il s’agit d’une simple information aux collaborateurs, qui peut être descendante mais aussi ascendante (remontant la hiérarchie) ou « latérale » (entre collègues de même rang). Ne pas avoir lu une note d’information ne porte pas, a priori, à préjudice. Alors que prendre connaissance d’une note de service est absolument essentiel.
Note de service : les règles à suivre pour la produire
Pour rédiger une note de service, il convient de respecter certaines règles. Elle doit tout d’abord contenir un certain nombre de mentions obligatoires :
- un numéro,
- le nom et les coordonnées de l’entreprise en en-tête,
- la date et le lieu de son émission,
- le nom et la fonction de son auteur(e),
- les destinataires,
- la signature de l’expéditeur,
- son objet.
S’il n’existe pas de forme imposée, qui reste à l’appréciation de chaque entreprise, des règles de rédaction s’imposent, qui caractérisent le style propre à la note de service :
- un style impersonnel,
- un message global,
- aucune mention nominative ni en tête ni dans le corps du message,
- pas de formule de politesse à la fin.
Il existe des modèles de notes de service à télécharger sur internet.
Attention à la bonne diffusion !
Partant du principe qu’une bon texte est un texte qui est lu, la note de service doit, pour produire son effet, être effectivement diffusée auprès de tous ses destinataires. L’envoi par mail à tous constitue une solution efficace, qui n’empêche pas l’affichage dans les endroits prévus à cet effet dans l’entreprise, voire la remise papier en mains propres.
Le respect du formalisme présenté ci-dessus est important dans la mesure où la note de service est opposable : les salariés doivent tenir compte des éventuelles consignes qui figurent dedans. Une affaire jugée par la cour d’appel de Paris a permis de rappeler que l’employeur doit faire preuve de vigilance quand il édite une note de service1.
Ces articles peuvent également vous intéresser :
- Digitalisation RH : les salariés sont demandeurs
- Cloud RH : enrichissez votre digitalisation !
- Digitalisation RH : une ressource dans la guerre des talents
- Gérer la paie et les congés en sécurité grâce à des outils en ligne [guide]
- Gérer sa paie et ses RH en ligne : pourquoi les PME ont tout à y gagner
