Le prélèvement à la source c’est maintenant : vous devriez déjà être prêt pour passer le cap de 2019 !

Le timing se resserre. Il ne vous reste que quelques semaines pour être prêt à appliquer le prélèvement à la source sur les bulletins de salaires de vos salariés en 2019. Ce n’est toujours pas votre cas ? Voici un récapitulatif rapide de ce qu’il vous reste à faire dès maintenant !

Mettre votre logiciel de paie à jour

C’est évidemment le plus urgent ! Un taux de prélèvement va vous être communiqué chaque mois par l’administration fiscale pour chaque salarié, via le flux retour de la déclaration sociale nominative (DSN). Ce taux sera à appliquer sur le bulletin de salaire correspondant. Il faut donc que votre logiciel de paie soit à jour pour récupérer cette nouvelle information et l’appliquer sur les paies. Une simple implémentation sur l’outil est généralement suffisante pour cela. Contactez de toute urgence votre éditeur. D’autant qu’il vaut mieux faire quelques essais avant de se lancer grandeur nature !

Modifier les bulletins de paie

Le dispositif du prélèvement à la source prévoit une modification des informations délivrées sur le bulletin de paie. Vérifiez donc également que votre logiciel intègre bien les nouvelles lignes en bas du bulletin, à savoir :

• le net à payer avant le calcul du prélèvement à la source,
• l’assiette du prélèvement à la source,
• le taux et le montant du prélèvement à la source,
• le net à payer après le calcul du prélèvement à la source.

À noter : L’information concernant le net à payer avant calcul du prélèvement à la source doit par ailleurs apparaître dans une police de caractère plus grosse que l’ensemble du reste du texte.

Aménager vos procédures

La mise en œuvre du prélèvement à la source va forcément impacter vos process, ne serait-ce que pour intégrer le prélèvement dans votre comptabilité ou encore pour garantir la confidentialité des données personnelles que vous allez manipuler. Il va également entraîner un léger surcroît de vérifications à la fois de cohérence entre la paie et la comptabilité, mais aussi des contrôles de données individualisées (application du bon taux s’il a été modifié, par exemple). Mobilisez très rapidement les collaborateurs qui sont directement concernés par cette mise en place tels que les services comptables, la paie, les ressources humaines… Assurez-vous qu’ils ont compris le principe du dispositif, voire qu’ils ont bien les outils en main, quitte à organiser une formation rapide.

Informer vos salariés

Si toutefois vous ne l’avez pas encore fait, il faut impérativement informer vos salariés du changement qui les attend sur leur bulletin de salaire de janvier 2019, sous peine de créer quelques confusions. Ceux-ci auront certainement des questions à vous poser, sur la confidentialité de leurs informations fiscales, sur la déclaration d’un changement dans leur situation en cours d’année, etc. Soyez prêt à y répondre, et profitez du dernier bulletin de paie de 2018 pour distribuer le document explicatif prévu à cet effet par le Gouvernement et téléchargeable sur le site economie.gouv.fr dans le « Kit du Collecteur ».

Formez-vous, il n’est pas trop tard

Mieux vaut tard que jamais, il est encore possible de suivre une formation qui vous aidera non seulement à comprendre les tenants et les aboutissants de cette réforme, mais aussi à mettre en pratique ces changements dans votre entreprise. Sage propose en effet plusieurs parcours de formation, en six étapes, accessibles sur sa plateforme en ligne Sage University. Ces parcours vont de la maîtrise théorique de la norme, à ses régularisations en passant par le paramétrage des fonctionnalités logicielles. Ils sont accompagnés de feuilles de route didactiques et des modules complémentaires qui abordent les cas d’usages spécifiques (stagiaires, apprentis, contrats courts…). De quoi être prêt juste à temps pour appliquer la réforme !

Pour tout savoir sur le prélèvement à la source qui entrera en vigueur le 1^er janvier 2019 et pour parcourir tous les contenus mis à disposition par Sage, rendez-vous sur notre page Web dédiée. Retrouvez également notre foire aux questions, afin de répondre à toutes vos questions au cas par cas.