Dématérialisation des factures : Rossel choisit l’interopérabilité
Rossel a plugué Sage Youdoc sur son ERP Sage X3 pour dématérialiser près 100 000 factures par an. La solution assure l’automatisation de la reconnaissance des données, l’archivage intelligent et un workflow de validation intégré.
Rossel, groupe de presse consolidant 85 titres en France et en Belgique, pratique une forte centralisation en matière de gestion. La dématérialisation des factures s’inscrit dans cette perspective. L’entreprise a choisi une solution de dématérialisation des factures totalement interopérable avec son ERP. L’équipe projet partage son retour d’expérience.
- Automatisation des tâches et centralisation des données
- 100 000 factures dématérialisées par an
- Un usage ancré dans le quotidien de la fonction finance
- La reconnaissance : fonction centrale de la dématérialisation des factures
- Rossel, un groupe de presse entre la Belgique et la France
Un ERP pour automatiser les tâches et centraliser les données
La dématérialisation des factures contribue à la stratégie d’efficacité et de productivité de Rossel. En effet, pour garantir l’indépendance de ses titres, Rossel décentralise largement la rédaction, la vente et le marketing. En revanche, l’entreprise centralise au maximum les fonctions support (informatique, finances et achats).
« Nous optimisons les synergies économiques et opérationnelles. Et nous mutualisons les outils et les investissements », précise Delphine Heureux, IT Domain Manager, chez Rossel.
Rossel s’appuie sur son ERP Sage X3 pour centraliser sa gestion. Plus de 15 applications métiers (liées à la gestion des abonnements, de la publicité, des ventes…) génèrent des factures et alimentent l’ERP. L’interconnexion entre ces outils est gérée par un ETL1.
« Parmi nos leviers de centralisation, Sage X3 occupe une place importante. C’est le cœur de notre système d’information financière ».
Delphine Heureux, IT domaine Manager
Des applications financières gravitent autour de l’ERP finance pour piloter :
- la consolidation du groupe ;
- le reporting financier ;
- la gestion du contentieux ;
- son optimisation à travers l’intelligence artificielle ;
- la robotisation de tâches récurrentes.
Dématérialiser 100 000 factures : un défi stratégique pour Rossel
La dématérialisation automatisée des factures fournisseurs est une pratique ancienne au sein de Rossel. En 2023, le groupe a dû envisager de recourir à une nouvelle solution. Sage Youdoc a été retenu pour prendre en charge le processus de dématérialisation des factures.
« Nous avions besoin d’un outil rapidement. En deux mois, cet outil a pu être installé et complètement plugué à Sage X3 », se félicite Patrick Delmotte, Directeur de Rossel Finance.
La solution de dématérialisation des factures fournisseurs est en effet reliée à l’ERP via un connecteur spécialement développé. C’est ce qui garantit un échange de données fluide entre les solutions.
« Nous avons apprécié la mobilisation directe de l’éditeur de Youdoc pour nous aider à démarrer », ajoute Delphine Heureux.
Un usage ancré dans le quotidien de la fonction finance
La dématérialisation et l’archivage des factures est un processus très organisé. Rossel invite ses fournisseurs à adresser leurs factures pdf à une adresse électronique unique par pôle de facturation.
Pour identifier l’entité facturée, la boîte mail générique de Rossel Belgique est continuellement scannée par un robot qui analyse l’objet, le corps du mail et les fichiers attachés. Ce flux est en cours de révision dans le cadre de l’e-facturation obligatoire en 2026.
Un connecteur bidirectionnel entre Sage X3 et Sage Youdoc, progicialisé et certifié par Sage, facilite la reconnaissance des tiers et le rapprochement des factures et des commandes. Ce connecteur permet également l’injection des données de facturation dans l’ERP.
La première partie du processus de dématérialisation des factures concerne la reconnaissance des données de facturation.
Responsable Comptable Fournisseurs chez Rossel, Clémence Adolphi utilise Sage Youdoc au quotidien. « Quand la facture arrive dans Sage Youdoc, les champs sont renseignés. C’est-à-dire le numéro de TVA, le numéro SIRET, le nom du fournisseur, le montant hors taxes et le montant TTC. Dès que la facture est pré-validée dans la solution, elle est envoyée en rapprochement sur l’ERP ».
La deuxième partie du processus organise l’archivage intelligent des factures fournisseurs.
« L’archivage est très important pour retrouver toutes les données de facturation et tracer toutes les pièces entrées dans le système », précise encore Clémence Adolphi.
La reconnaissance, une fonction centrale de la dématérialisation des factures
La reconnaissance est un point fort de Sage Youdoc. Et si une difficulté apparaît, l’un des 15 utilisateurs réguliers de la solution de dématérialisation des factures prend le relai.
Ce traitement manuellement peut par exemple être nécessaire dans le cas d’un nouveau fournisseur. Mais l’application apprend littéralement de ses erreurs. En effet, la fois suivante, une facture émanant du même fournisseur sera reconnue.
La validation des factures est assurée dans l’ERP à travers un workflow d’approbation. Le partenaire intégrateur de Rossel, Aberdeen, a développé un écran spécifique. Cet écran permet à l’approbateur d’y visualiser directement le pdf stocké dans Sage Youdoc Ged.
Rossel, un groupe de presse entre la Belgique et la France
L’épopée de Rossel a commencé en 1887, avec le lancement du journal Le Soir. Resté indépendant et familial, le groupe s’est peu à peu étoffé. Il a rempli son kiosque avec des titres créés ou repris des deux côtés de la frontière.
Parmi les 73 médias papier, radio, web ou télévision fédérés par Rossel (58 titres de presse écrite), on peut citer Le Soir , La Voix Du Nord, Version Femina, L’Est éclair, Nord éclair ou encore Le Courrier Picard.
Rossel, c’est aujourd’hui :
- 3 156 180 lecteurs pour la presse quotidienne ;
- 5 350 633 pour la presse magazine hebdomadaire.
« Rossel est un groupe familial qui est très vigilant sur l’indépendance de l’ensemble de ses médias. Le groupe a évolué au fil des acquisitions. Aujourd’hui, nous totalisons près de 100 sociétés dans le groupe, dont 85 consolidées ». Patrick Delmotte, Directeur de Rossel Finance
1Extract, Transform, Load – permet d’extraire des données provenant de sources multiples et de les centraliser vers un entrepôt de données unifié.
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