Aviso para autónomos: la tramitación telemática se impone a partir del 1 de octubre

El pasado mes de marzo se publicó en el BOE la orden por la cual los trabajadores por cuenta propia están obligados a realizar cualquier tramitación telemática con la Seguridad Social a través de su Sede Electrónica.

• Cuáles son las opciones que tiene un autónomo para comunicarse electrónicamente con la Seguridad Social
• Las notificaciones también llegarán de forma telemática, se acabó ir a ventanilla o recibir avisos por correo

Hasta ahora cuando un autónomo quería realizar cualquier gestión con la Seguridad Social tenía varias opciones. Podía pedir cita y acudir a una sede para hacerlo de forma presencial. También podía realizarlo a través de su sede electrónica o que lo hiciera en su nombre una persona autorizada en el sistema RED.

Desde 2018, será obligatorio que todos los trámites de los autónomos con la Seguridad Social se hagan de a modo de tramitación telemática.

Esto no supondrá ningún cambio para aquellos que ya utilizaban la Sede Electrónica de dicho organismo o para los que tenían delegadas estas cuestiones en una gestoría. No obstante, para el resto es necesario tener una serie de herramientas preparadas para poder acceder de forma telemática, ya sea a través de certificado digital, el sistema Cl@ve o el DNIe.

Gestiones con la Seguridad Social a través de su Sede Electrónica

Los autónomos estarán obligados a gestionar por vía electrónica a partir del próximo 1 de octubre todos los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas. Para ello, es necesario poder acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social, SEDESS, identificándose de forma electrónica.

Podemos hacerlo por tres vías diferentes:

• Certificado electrónico, que, en caso de no disponer de uno, se puede solicitar a través de la FNMT. Para ello, es necesario acreditar nuestra identidad de forma presencial en una de las oficinas de la administración, ya sea la Seguridad Social, AEAT, etc. Después, nos enviarán un correo electrónico con un archivo que se instala en el navegador del ordenador y nos permite identificarnos telemáticamente, no solo en la Seguridad Social, sino ante cualquier otra administración.
• Darse de alta en el sistema Cl@ve es quizás la opción más sencilla si todavía no tenemos el certificado. Lo ideal es tener una clave permanente para que podamos acceder siempre que lo necesitemos. Nos podemos dar de alta en el sistema introduciendo una serie de datos personales: apellido, DNI e IBAN de una cuenta a nuestro nombre. Nos llegará una carta a casa para completar todo el proceso, aunque también es posible acudir presencialmente a una oficina de registro.
• DNIe, para lo cual es necesario disponer de un lector de tarjetas inteligentes conectado a nuestro ordenador y recordar el PIN que creamos en su momento cuando nos dieron el DNIe. Es la opción más engorrosa y menos recomendable para la mayoría de usuarios.

Pero no todos los autónomos tienen una buena relación con las nuevas tecnologías o, simplemente, aunque dispongan de estas herramientas para identificarse, prefieren la opción de delegar en un experto dichos trámites. Para eso pueden utilizar la figura del autorizado RED.

¿Qué es un autorizado RED y cómo nos puede ayudar?

El sistema RED es un servicio de la Tesorería General de la Seguridad Social para empresas y profesionales que facilita el intercambio de información entre ambos. Se utiliza para las cotizaciones e ingresos de cuotas de las empresas, altas, bajas o variaciones de datos de los trabajadores, o tramitación de partes de bajas o certificados de maternidad.

¡Tuitea el dato! A partir del próximo 1 de octubre todos los trámites de los autónomos con la Seguridad Social se tendrán que hacer de forma telemática.

Lo utilizan habitualmente las asesorías que llevan la gestión laboral de múltiples empresas y aquellas empresas de mayor tamaño que tienen su propio personal de recursos humanos y mucho movimiento de trabajadores. Se pueden realizar los trámites en nombre propio o también hacerlo en el de un tercero, para lo cual tenemos que solicitar su autorización previa ante la propia Tesorería, todo de forma telemática.

De esta forma, la mayoría de las empresas delegan en un asesor laboral toda la tramitación con la Seguridad Social. No solo se encarga de gestionar altas, bajas o partes de baja, sino también de recibir las notificaciones de la Seguridad Social en nuestro nombre. Porque esto es algo de lo que también tendrán que estar pendientes los autónomos a partir del próximo 1 de octubre.

Las notificaciones que llegarán telemáticamente

A partir de dicha fecha, las notificaciones llegarán a través de la SEDESS. Para que sea posible, habremos aportado una dirección de correo electrónico y un teléfono en nuestra alta en el Sistema Cl@ve o entrado con nuestro certificado electrónico. ¿Qué nos pueden notificar por vía telemática?

• Reclamaciones de deuda
• Providencias de apremio
• Comunicación del inicio del procedimiento de deducción
• Actos del procedimiento de apremio por cuotas y conceptos de recaudación conjunta y otros recursos
• Actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social

De esta forma, el autónomo que se ocupe él mismo tendrá que estar pendiente de dichas notificaciones, que ya no llegarán a través del correo ordinario. Deberá disponer de un ordenador y acceso a Internet a través del cual poder entrar en la Sede Electrónica y que todo le funcione correctamente. Es importante tener los datos actualizados y entrar en el buzón de consulta y firma de notificaciones telemáticas de forma periódica.

¿Y qué ocurre si se nos pasa una notificación sin leer? Pues que, pasado el tiempo preceptivo, se da automáticamente como notificado al autónomo y comenzarán a correr los plazos legales, lo que puede provocar indefensión y encontrarnos con una sanción sin ser conscientes de ello. Simplemente por este hecho, muchos preferirán delegar en una asesoría toda esta cuestión, tal y como hacen en muchos casos con la Agencia Tributaria.