La optimización del tiempo en el departamento de RRHH es esencial para que el equipo pueda aportar valor a la organización. Te ayudamos con la gestión de ausencias, permisos y control horario.
Según el informe de Randstad Research, uno de los cambios organizativos previstos para 2023 es la digitalización e innovación tecnológica en la organización.
La digitalización es una de las claves para optimizar el tiempo del departamento de recursos humanos. Te contamos cómo puedes mejorar la gestión de ausencias y la política de permisos y control horario.
El departamento de recursos humanos de cualquier empresa debe centrarse en la tarea que más valor aporta a la organización: la búsqueda, selección y retención de personas. Sin embargo, la realidad es que, en muchos casos, el equipo de recursos humanos invierte tiempo en la gestión de ausencias y otras tareas. ¿Cómo se puede optimizar la tarea de gestionar ausencias?, ¿cómo se puede reducir el tiempo que se emplea en la misma?
¡COMPÁRTELO! Aprende a gestionar las ausencias, permisos y control horario de tus empleados de manera ágil y eficiente.
¿Cómo optimizar la gestión de ausencias y el control de horario en la empresa?
Para cualquier organización es esencial saber quién está disponible en cada momento y cuántas horas trabaja cada empleado. Controlar estos aspectos permitirá:
que las ausencias no afecten a la actividad de la empresa,
que los trabajadores sientan que son importantes para la compañía
y que se cumpla la normativa en relación con el control horario.
Cuando las tareas relativas a la gestión de ausencias se realizan a mano, se pueden producir errores y retrasos. Te damos algunos consejos para ahorrar tiempo en la gestión de ausencias y control horario:
Analiza la situación actual en la empresa
Lo primero que debes hacer es un análisis exhaustivo de la situación de la empresa en cuanto a la gestión de las ausencias y el registro horario. Es importante que estudies:
cómo se gestionan las ausencias,
cuánto tiempo conlleva cada tarea,
cuántas personas intervienen
y qué tareas son repetitivas.
Marca los objetivos que quieres alcanzar
Puede que quieras reducir las ausencias que se producen en la empresa o saber cuántas horas extra hacen tus empleados. Los objetivos que te marques deben ser específicos y medibles para que puedas controlar si los has alcanzado o no en el plazo de tiempo que establezcas.
Analizar la situación, establecer objetivos, crear una política de ausencias y utilizar un software de recursos humanos, son algunas de las claves para optimizar la gestión de ausencias.
Crea una política de permisos y ausencias
Esta política, cuyas ventajas analizaremos en el siguiente apartado, será la base para que la gestión se realice siempre de la misma forma y sea transparente para los empleados.
Utiliza un software de recursos humanos
La tecnología es una gran aliada para la optimización del tiempo en la gestión de ausencias y el registro horario. Con un software de recursos humanospodrás automatizar las tareas repetitivas que se ejecutarán en segundos y de forma automática en base a las variables que se hayan configurado. Con un software de recursos humanos y control horario podrás obtener ventajas como las siguientes:
Si se puede acceder al servicio en la nube, tendrás la posibilidad de tener los datos disponibles desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Es posible medir el tiempo que se utiliza en cada tarea por cada persona del equipo de RRHH y por cada empleado.
El software puede elaborar informes para que conozcas la situación de la plantilla en cada momento.
Mide los resultados obtenidos
Una vez elegido el software de recursos humanos adecuado, podrás medir los resultados obtenidos y hacer correcciones en los procedimientos para ajustarlos y aumentar las ventajas.
Uno de los cambios organizativos previstos para 2023 es la digitalización e innovación tecnológica en la organización (Informe de Randstad Research).
¿Por qué es importante crear una política de permisos y ausencias?
La política de permisos y ausencias es un proceso administrativo por el que se organizan las ausencias de los empleados por vacaciones y otros motivos, y los permisos que regula la ley.
Tener una política de permisos y ausencias te aportará las siguientes ventajas:
Incremento de la productividad. La existencia de una política de permisos y ausencias permitirá gestionar los recursos humanos de la empresa para que no se produzcan efectos negativos en la actividad que perjudiquen a los clientes.
Mejora de la reputación de la empresa. La empresa tendrá una mejor imagen frente a los empleados y los potenciales trabajadores, puesto que se generará transparencia y confianza.
Agilización de los procesos de toma de decisiones. Conocer la situación de la plantilla en todo momento y las personas que están disponibles, permite a la dirección de la empresa tomar decisiones rápidas y ágiles.
Reducción del absentismo. Cuando se establecen las normas de la empresa en relación con los permisos y ausencias se controla el absentismo y se conocen las causas de este, por lo que se podrán aplicar soluciones.
La automatización en la gestión de ausencias es la clave para que las empresas logren optimizar el tiempo que los departamentos de recursos humanos invierten en tareas tediosas y repetitivas en el día a día. La tecnología es la clave para avanzar y marcar la diferencia frente a trabajadores, clientes y posibles inversores. Descubre Sage HR y automatiza la gestión del departamento de recursos humanos.
