Cómo sacar partido de un CRM para gestionar la contabilidad

En este contenido, te indicamos las claves de un CRM para gestionar la contabilidad. Te explicaremos los principales campos en los que esta herramienta puede fortalecer tu gestión contable.

• El CRM puede acercar la gestión contable al lenguaje comercial.
• La contabilidad es un punto de apoyo importante para las decisiones comerciales.

Si hablamos de CRM, seguro que te viene a la cabeza la gestión comercial, pero no es menos cierto que su impacto es profundo en otros departamentos de la empresa. Entre ellas figuran las áreas de contabilidad y finanzas.

De hecho, la gestión contable está en íntima relación con la comercial. No es de extrañar si tenemos en cuenta que es uno de los principales sistemas de información empresarial y la comercialización una de las tareas más importantes para cualquier negocio. 

Por ello, la implementación de un CRM para gestionar la contabilidad es sinónimo de eficiencia y productividad.

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El CRM y la innovación en gestión contable

La incorporación de un CRM como Sage Sales Management, como el que puedes integrar con Sage 50, es una iniciativa en favor de la innovación en gestión comercial. En definitiva, inviertes en mejorar las relaciones con tus clientes, pero también con la tecnología. 

Una vez familiarizado, puedes aplicar las características de conectividad, visibilidad de los datos, gestión colaborativa, decisiones informadas y más inteligentes, etcétera a otros ámbitos. Es una buena forma de empaparse en una nueva forma de gestión que es perfectamente aplicable a la contabilidad.

De hecho, este tipo de soluciones buscan ejercer como palanca tecnológica. Del mismo modo que tu equipo comercial puede llegar más lejos. Es decir, incluir un CRM para gestionar la contabilidad ahorrará tiempo en rutinas y, además, tu equipo podrá dedicarse a las labores que aportan más valor. 

En el ámbito comercial, se notará ese esfuerzo contable y financiero en muchos ámbitos:

• Los datos del CRM, analizados por el contable, permiten a este asesorar mejor en la elaboración de presupuestos comerciales.
• El contable, con su visión integral de la empresa y la fuente de datos que supone el CRM, puede descubrir cómo ajustar mejor los programas de incentivos para el personal comercial.
• Los financieros también pueden determinar con precisión cuándo un proyecto o campaña comercial merece la pena. Además, pueden apoyarse en los datos del CRM para proponer correcciones en las iniciativas comerciales.
• Los informes contables y financieros comienzan a ser un poco ‘políglotas’, al introducir términos y mediciones propias del lenguaje comercial manejados en el CRM.
• El diseño de la estrategia y la planificación y control comercial puede apoyarse mejor con el asesoramiento de unos contables y financieros que emplean el CRM.
• Los contables, gracias al CRM, son capaces de situar el conocimiento sobre cliente en el contexto de la realidad de la empresa. 

Simplifica tu gestión contable y financiera con Sage 50, la solución que te permite integrar Sage Sales Management, un CRM para gestionar la contabilidad de manera eficiente.

Ritmos de aprovisionamiento

Un CRM debe facilitar una visión que condicione los ritmos de aprovisionamiento. Tiene que ayudarte a entender a tus clientes y sus tendencias temporales. En definitiva, has de saber qué necesitas para satisfacerlos y cuándo te va a hacer falta. Y, para ello, diseñarás acciones concretas.

Gracias a esa información, podrás tomar decisiones con impacto contable. Por ejemplo, habrá cambios en la composición de tus existencias y es posible que observes que tienes que dotar alguna corrección por deterioro de lo que ya tienes.

Finalmente, toda esa información contable y comercial tiene varios impactos financieros:

• Deberás analizar cómo mantener tus inversiones y deudas a corto plazo en equilibrio a la luz de los cambios comerciales que te reclaman tus clientes.
• Observarás cuánto tiempo vas a tardar desde que colocas el primer céntimo en aprovisionamientos hasta que obtienes retornos por las ventas.
• También tendrás un impacto en las inversiones a largo plazo y su rentabilidad. No olvides que, en función del ritmo que te marcan los clientes, necesitarás más o menos activos fijos, ajustarás tus procesos al tamaño óptimo y podrás vigilar los calendarios previstos de obtención de cobros.

CRM para la gestión de cuentas de clientes

La información comercial es crítica para tomar decisiones sobre dos aspectos clave de impacto contable:

• Necesitas un flujo de datos que te permita saber qué pasa con tus ventas con cobro aplazado para determinar cuándo y en qué medida corresponde anotar una corrección por deterioro de créditos.
• Lo mismo sucede con muchas provisiones por tus propias responsabilidades frente a los clientes. Por ejemplo, procesas datos de tus clientes que te permiten prever que vas a tener que afrontar problemas costosos para tu negocio.

Además, más allá del impacto contable del flujo de datos con clientes, existe una perspectiva financiera. Gracias a un CRM para gestionar la contabilidad, puedes medir mejor el riesgo de tus operaciones y mejorar el control financiero. En definitiva, esta herramienta es una fuente clave para estudiar escenarios en las relaciones con los clientes y asignar una probabilidad de ocurrencia a cada uno de ellos, facilitando la planificación estratégica.

El CRM es capaz de colocar la tecnología al servicio de la gestión contable bajo una perspectiva de mejor conocimiento comercial.

Gestión de tesorería con un CRM

El CRM debe permitirte seguir dos tipos importantes de flujos de caja comerciales:

• Los previstos, en función de los datos pasados, te permiten adaptar tu tesorería a las necesidades de cada momento. Recuerda que, en muchas empresas, los cobros y pagos comerciales son los principales movimientos de tesorería. Todo lo que te ayude a predecirlos será una forma de evitar tanto excesos como crisis de tesorería.
• Los reales son los que marcan muchas anotaciones en el libro diario. Automatizar los asientos desde el CRM ayuda a prevenir errores contables y ahorra tiempo.

El control de los inventarios

Los inventarios no valen lo que marca la contabilidad en el momento de su adquisición o producción, sino lo que dicen los clientes. Eso se nota, por ejemplo, en la venta minorista de artículos sujetos a modas. Una vez se ha pasado su tiempo, solo podrás liquidarlos a precios mucho más reducidos. 

Por ello, es importante seguir dos aspectos que marcarán la valoración de las existencias una vez ya han accedido a tu inventario:

• Cuánto están dispuestos tus clientes a pagar por tu mercaderías y productos terminados o por los bienes para cuya producción destinarás tus existencias. Para ello, es crítico saber sobre ellos a través de tu CRM.
• Cuál es el coste que, dadas las circunstancias actuales del mercado, te implicará poder realizar la venta. Eso se ve muy bien en el marco de las acciones y campañas comerciales, en las cuales el CRM juega un papel decisivo.

En definitiva, un CRM para gestionar la contabilidad es un aliado clave para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en tu empresa. Gracias a la innovación tecnológica, podrás conectar tus datos financieros con la operativa comercial, optimizar la tesorería y potenciar la rentabilidad.