Prepárate para la factura electrónica: Organiza tus bases de datos para el éxito legal

Explicamos cómo la organización de bases de datos contribuye a preparar la factura electrónica. Además, te damos consejos para que el proceso se efectúe de la forma más fluida y beneficiosa para tu negocio y para las relaciones con proveedores y clientes.

• Organizar las bases de datos es esencial para que la factura electrónica sea fluida.
• Si no te organizas, puedes perder mucho tiempo e, incluso, deteriorar relaciones.

Preparar la factura electrónica masiva en las relaciones B2B es un proceso estimulante pero exigente. No es una labor tan complicada, vas a contar con mucho apoyo de tus asesores, los proveedores de software y la propia Administración. Además, es de esperar que los propios clientes y proveedores tiendan a facilitar las cosas a su contraparte. 

Y es que, al final del camino, se ve un incentivo fuerte. Se va a poder mejorar en morosidad, control fiscal y digitalización de procesos administrativos, además de servir en bandeja una oportunidad para generar un flujo de datos empresariales cada vez más útil para la toma de decisiones y las prácticas cotidianas. No obstante, quien algo quiere algo le cuesta. No será demasiado, pero hay que dar algunos pasos para preparar la factura electrónica. Uno de ellos es la organización de las bases de datos.

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La importancia de los datos para preparar la factura electrónica

Imagina el salto que va a dar la factura electrónica en los próximos años. Habrá nuevas regulaciones, instituciones, procedimientos y, sobre todo, casos en los que será obligatoria. Los flujos de trabajo relacionados con ella no pararán de crecer. Incluso es posible que vaya ganando terreno fuera de las relaciones B2B y con la Administración (por ejemplo, que un número creciente de particulares se interesen por ella). 

Las empresas con las que te relaciones (tanto proveedores como clientes) verán el proceso con tanto interés como tú. Al fin y al cabo, es una buena manera de generar un formato digital legible con el que el flujo de datos de facturación, contable, fiscal y de gestión puede avanzar con rapidez.  

La idea es que vamos teniendo protocolos con buenas propiedades capaces de transformar un conjunto de datos en una factura electrónica con todos los requisitos legales. Si los datos son correctos, se plasman en un archivo informático que viaja al destinatario. Ambos podéis reflejarlos con pocos clics en vuestras cuentas, en modelos fiscales y en los algoritmos para la toma de decisiones empresariales. 

Parece y es bonito, pero esta historia también tiene unas gotas de sudor. Para que todo fluya necesitas que tus bases de datos estén en orden. De lo contrario, puede que envíes datos incorrectos a tus clientes y haya quejas, problemas, haya que modificar la factura, etcétera. Y no olvides que, de forma paralela, hay una reforma del software antifraude que va a exigir procedimientos muy trazables y rigurosos. 

Además, también tendrás que prestar atención a los datos que tienen de ti los terceros que te envían facturas (tus proveedores, normalmente). Deberás verificar que tus datos en sus bases de datos son correctos.

Los datos de especial atención en la facturación

En el proceso de depuración de errores en bases de datos, en especial de clientes y operaciones, los principales focos de atención son:

• Datos identificativos, como nombres o denominaciones, direcciones o NIF.
• Fechas de operaciones, de pagos, facturación, etcétera.
• Datos sobre precios pactados y unidades físicas intercambiadas.
• Lugar de realización de la operación, en especial cuando tiene una relevancia especial para aplicar el IVA.
• Aplicación de descuentos, en especial cuando dependen de los datos que tienes sobre volumen de operaciones anteriores.
• Tipos de retención, cuando el destinatario de la factura deba aplicarla.
• Circunstancias que obligan a la inversión del sujeto pasivo.
• Todos los elementos para los que se ha pactado su inclusión en la factura y que, no siendo obligatorios, son útiles para tu contraparte.

Qué hacer para preparar las bases de datos para la facturación electrónica

Tienes varios puntos de apoyo que harán que la preparación de la facturación electrónica, en cuanto a bases de datos, sea fluida.

Automatización

Toda introducción manual de datos en las bases de datos está sujeta a errores humanos. Automatiza lo que puedas. Ahorrarás tiempo y podrás destinar horas de trabajo humano a determinadas labores de depuración, en especial las que reclaman comunicación con la otra parte.

Análisis

Investiga por qué tus bases de datos tienen datos anticuados o erróneos. Busca quién se equivoca y por qué y qué repercusiones tiene en otras tareas de tu proceso de datos.

Planificación

Elabora planes de gestión de las bases de datos. Será la forma de orientar acciones, estimar los recursos que necesitarás para tener todo en orden y fijar objetivos de reducción de errores y mejora de la calidad del flujo de datos.

Control

Periódicamente, conviene que analices el grado de cumplimiento de tus planes sobre bases de datos. Además, las medidas de corrección deben garantizar que los procesos siguen siendo fluidos.

Formación

Tus trabajadores deben ser conscientes de la importancia de este flujo de datos. Han de descubrir lo que saben y lo que no y aprender nuevos protocolos de control y rectificación.

Actualización

Las revisiones frecuentes son prácticamente obligadas. Los datos que hoy son correctos pueden estar desactualizados mañana. Uno de los aspectos críticos que debes analizar es cómo verificar que todo sigue en orden con las menores molestias para tus contrapartes y el menor consumo de recursos para ti.

Los esfuerzos en mejora de las bases de datos refuerzan tanto el cumplimiento normativo como la organización de tu negocio.

Asesoramiento 

No todas las facturas son iguales. Debes planificar desde el principio que datos necesitarás para cada situación. No es raro que surjan dudas normativas y el consejo de un profesional puede clarificarte que protocolo es el más conveniente para garantizar el cumplimiento normativo.

Seguridad

Por supuesto, debes iniciar medidas para mantener a salvo los datos. Si, por desgracia, has sufrido un incidente de seguridad, debes verificar que es lo que no está en orden y ponerte manos a la obra para reconstruir tus bases de datos.

Protección

Nunca pierdas de vista todas las exigencias de la normativa de protección de datos, en especial el RGPD y la ley orgánica española.

Tecnología

La inteligencia artificial puede ayudarte a aprender dónde te equivocas en la gestión de tus bases de datos. Además, si utilizas soluciones contables, de facturación y gestión de garantías lo normal es que los procesos de datos fluyan.

Preparar la factura electrónica va a exigir un pequeño esfuerzo. La organización de las bases de datos será uno de los hitos más importantes para obtener la fluidez que necesitas.