Verifactu: Glosario de términos clave

Comprender los términos de Verifactu es esencial para manejar correctamente este sistema de facturación. En este artículo, te explicamos los principales términos de Verifactu para que puedas descifrar fácilmente las normas que lo regulan y asegurar su cumplimiento.

• Los términos de Verifactu son más sencillos de lo que aparentan a primera vista.
• Comprendiendo los principales términos de Verifactu, das el primer paso para dominar por completo la dinámica de este sistema.

Es posible que los términos de Verifactu, por desconocimiento, te suenen como si fueran de una lengua extranjera muy complicada para ti. No es raro, ya que existen muchos conceptos que se parecen a los manejados en otras realidades, pero no son iguales. 

De hecho, comprender el funcionamiento de este nuevo sistema será más sencillo una vez asimiles los principales términos de Verifactu. En realidad, no son tan complicados después de realizar algunas distinciones.

COMPARTE ¿Has comenzado a leer normativa e información sobre Verifactu? ¿Hay términos que no entiendes? Toma nota de qué significan los más importantes que debes dominar.

CONTENIDO DEL POST

1. El propio término Verifactu

Este es el punto de partida. Verifactu es la denominación que se aplica a tres conceptos diferentes:

• La remisión inmediata y automática de los registros de facturación a la AEAT. Cuando la realizas, se dice coloquialmente que optas por Verifactu sí. Recuerda que es voluntaria y que, por tanto, podrías decantarte por la alternativa que coloquialmente recibe la denominación de Verifactu no.
• Los sistemas que se utilizan para realizar esa remisión de registros de facturación. Las normas los denominan sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas VERI*FACTU. Ten en cuenta que todos los sistemas informáticos de facturación han de estar preparados técnicamente para que, si quieres, te incorpores a Verifactu. Sin embargo, solo serán sistemas Verifactu aquellos que sean efectivamente utilizados para la remisión automática e inmediata de los registros de facturación a la AEAT.
• El elemento organizativo y de infraestructura de Verifactu. Alrededor de este sistema, hay una inversión de la Administración para recibir los registros, procesarlos, ofrecer herramientas para los contribuyentes e, incluso, verificar a los destinatarios que los registros han llegado.

2. Reglamento Verifactu

Así se llama coloquialmente al aprobado por el Real Decreto 1007/2023 para desarrollar los principios que inspiran la ley antifraude de 2021. De todos modos, hay tres niveles de aplicación de las reformas:

• El software de todos los empresarios o profesionales deben cumplir con unas características recogidas en el artículo 29.1.j) de la Ley General Tributaria. Así, por ejemplo, aunque no se te aplique el reglamento Verifactu por estar en el SII, eso no te da la opción de poder emplear un software de doble uso. 
• A pesar de su denominación coloquial, optar por no incorporarte a Verifactu no significa que no debas aplicar el reglamento Verifactu. Al contrario, el real decreto fija un conjunto de normas que se aplican tanto a quienes se decantan por Verifactu sí como por los que lo hacen por Verifactu no.
• Finalmente, el reglamento Verifactu es el que establece las principales normas sobre Verifactu.

Algunos de los términos que ha introducido Verifactu en nuestro vocabulario tienen diferentes acepciones.

3. Sistema informático de facturación

Este es uno de los más importantes términos de Verifactu. De hecho, delimita si se te aplican o no las normas del reglamento Verifactu. Para que lo que tú empleas para facturar se considere un sistema informático de facturación deben darse, al mismo tiempo, todas las siguientes condiciones:

• Debe ser un conjunto de software y hardware.
• A través de dicho sistema debes poder dar entrada a datos de facturación.
• Tiene que facilitar un método de conservación de los datos de facturación. Por ejemplo, podría almacenarse en el propio sistema, ofrecer una conectividad para que se guarde en la nube o disponer de opciones de descarga para que mantengas los datos en algún dispositivo físico.
• También ha de facilitar algún sistema de procesamiento de los datos de facturación, ya sea dentro del propio sistema o a través de opciones de conectividad.

Ten en cuenta que si lo que empleas para facturar no cumple alguna de estas condiciones, no te afectarán las normas del reglamento Verifactu. Solo lo es para quien factura con este tipo de herramientas y no está en el SII. 

Si, por ejemplo, facturas con un dispositivo que no permite el almacenamiento, no tendrás la opción de incorporarte a Verifactu.

4. Registros de facturación 

Uno de los malentendidos frecuentes con Verifactu es el de quienes suponen que Verifactu va a implicar el envío de facturas a la AEAT. En realidad, no será así. A Hacienda, no le interesa todo el contenido de tu factura, sino los datos fiscales clave.

Lo que sucederá es que cada vez que hagas algo con tus facturas, como emitirlas, modificarlas o anularlas, va a quedar un registro informático. En él, aparecerán esos datos fiscales clave y otros de tipo informático que permitirán averiguar las circunstancias de cada movimiento que hagas con tus facturas.

A partir de ahí, con esos registros tendrás dos opciones:

• Si estás en Verifactu, se remitirán a Hacienda de forma automática e inmediata.
• En el caso de que decidas no incorporarte a Verifactu, Hacienda podrá entrar en cualquier momento en tus sistemas para consultar estos registros.

5. Código QR

En términos generales, es un tipo de elemento gráfico que, a través de su escaneo, facilita el acceso a unos datos. Llevado al caso de Verifactu, lo que hace es enlazar con una url donde el receptor de la factura podrá acceder al servicio de cotejo o remisión de un resumen con los datos de mayor interés fiscal de la factura. 

El QR aparecerá en todas las facturas emitidas con sistemas informáticos de facturación, pero podrá ser distinto en función de si estás o no Verifactu.

6. Hash

Es una huella que permitirá encadenar un registro con el anterior a fin de evitar y hacer detectables las manipulaciones. Deberá incluirse en los registros de facturación, con independencia de que te incorpores o no a Verifactu. 

Para calcularla en cada registro, el sistema informático de facturación tendrá que seguir un algoritmo que se publicará en la web de la AEAT. 

Finalmente, no confundas la factura electrónica con Verifactu. Has de entender los términos de la factura electrónica, pero Verifactu y la factura electrónica son dos reformas diferentes, cada una con su propia mecánica y objetivos.