Letra de cambio: ¿Qué es y cómo se utiliza en la contabilidad?

Una de las fórmulas más seguras para asegurarse el cobro de una venta a crédito es mediante una letra de cambio. Conoce más en este artículo.

• Te explicamos qué es una letra de cambio.
• Conoce cómo contabilizar letras de cambio a cobrar y a pagar.

Las empresas tienen que buscar fórmulas para garantizar el cobro de sus créditos comerciales. O por lo menos, intentar minimizar los riesgos de impago.

La letra de cambio es un documento mercantil que junto con los pagarés constituye una de las fórmulas más seguras y utilizadas para garantizarse el cobro de una venta a crédito.

Además, las letras de cambio también pueden utilizarse para obtener crédito. Ya que son medios de pago que se pueden descontar en las entidades financieras para anticipar su importe antes del vencimiento.

A la hora de realizar la contabilización de una letra de cambio hay que diferenciar entre las letras de cambio a cobrar o a pagar.

¿Qué es una letra de cambio?

Según el Banco de España, una letra de cambio es un mandato por el que la persona que emite el documento (librador), ordena al librado el pago de una cantidad de dinero. En una fecha determinada (vencimiento). Y a favor de un tercero, cuyo nombre debe figurar en la letra.

La seguridad de una letra de cambio radica en que, si al vencimiento no se materializa el pago, el beneficiario puede protestar el documento ante la justicia.

Una letra de cambio exige la aceptación explícita del deudor, lo que no ocurre con otros instrumentos financieros.

En una letra de cambio intervienen el librador, el librado y el beneficiario y, en algunos casos, pueden intervenir el endosante, el endosatario y el avalista.

¿Quiénes intervienen en una letra de cambio?

En una letra de cambio intervienen, como mínimo, las siguientes partes:

• Librador o girador. Persona (física o jurídica) que emite la letra de cambio. Es decir, quién elabora el documento y da la orden de pago.
• Librado o girado. Es el que acepta la orden de pago. Y, por lo tanto, se compromete al pago de la deuda a su beneficiario.
• Beneficiario o tomador. Es a quién finalmente se le paga. Es decir, la persona que recibe el dinero correspondiente a la deuda. Puede coincidir con el librador, aunque no tiene por qué. Dependerá de si la letra ha sido endosada o no.

Aunque también pueden intervenir las siguientes personas:

• Es el que endosa o transmite la letra de cambio a un tercero.
• Es aquel en cuyo favor se endosa la letra.
• Garantiza el pago de la letra.

¿Qué es el endoso de la letra de cambio?

Endosar una letra de cambio supone transferir el derecho de cobro por parte del librador a un tercero. Normalmente suele ser un banco o entidad financiera. De esta forma se puede obtener el anticipo de su importe antes de su vencimiento a cambio del pago de intereses.

Su funcionamiento es muy parecido al descuento de pagarés.

La letra de cambio permite los endosos de forma indefinida. A no ser que en la misma figure la cláusula “No endosable”.

Datos que se recogen en una letra de cambio

En una letra de cambio se deben recoger los siguientes datos:

• Lugar y fecha de emisión.
• Denominación de la moneda en la que se ha emitido.
• Importe en letras y números.
• Fecha de vencimiento.
• Dirección de la entidad bancaria donde habrá de hacerse efectivo el pago (no obligatorio).
• Aceptación explícita del que debe hacer el pago, la fecha de aceptación y la firma del aceptante.
• Firma del emisor de la letra de cambio.
• El lugar de pago.
• El nombre y dirección del librado.
• El nombre del beneficiario o tomador.
• La firma, nombre y dirección del librador.

¡TUITÉALO! Qué son las letras de cambio y por qué es tan importante para las empresas aprender a contabilizarlas para asegurarse el cobro de una venta.

Contabilización de letras de cambio a pagar

Al ser deudas de la empresa formalizadas en letras de cambio, figurarán en el pasivo del balance de situación. Se contabilizarán dentro de los acreedores corrientes si son a corto plazo (un año o menos), o en los acreedores no corrientes si son a más largo plazo.

Las cuentas donde se contabilizarían serían:

• Proveedores efectos comerciales a pagar.
• Acreedores efectos comerciales a pagar.

Contabilizar letra de cambio a cobrar

Las cuentas que recogen estas operaciones se sitúan en el activo del balance de situación. Las cuentas que se suelen utilizar para el descuento comercial son las siguientes:

• Clientes, efectos comerciales a cobrar.
• Deudores efectos comerciales a cobrar.

En las cuentas 431 y 441 se recogen los créditos con clientes y deudores formalizados en efectos de giro aceptados. Entre los que se encuentran las letras de cambio.

Con carácter general, estas cuentas se cargarán por:

• Las ventas o prestación de servicios derivados de la actividad principal aceptando los clientes los efectos de giro, con abono a cuentas del subgrupo 70.
• La prestación de servicios, aceptando los perceptores efectos de giro, con abono a cuentas del subgrupo 75.
• La formalización del derecho de cobro en efectos de giro aceptados por el cliente, con abono, generalmente, a la cuenta 430 o en el caso de tratarse de deudores a la 440.

Por otra parte, se abonarán por:

• El cobro de los efectos al vencimiento, con cargo a cuentas del subgrupo 57.
• Su clasificación como de dudoso cobro, con cargo a la cuenta 436 o 446 en el caso de deudores.
• La parte que resultara definitivamente incobrable, con cargo a la cuenta 650.

La financiación obtenida por el descuento de efectos constituye una deuda que deberá recogerse, generalmente, en las cuentas correspondientes del subgrupo 52. En consecuencia, al vencimiento de los efectos atendidos, se abonará la cuenta 4311 (4411 en el caso de los deudores), con cargo a la cuenta 5208.

¿Cómo se contabiliza el descuento comercial de las letras de cambio?

La operación de descuento se realiza cuando la empresa necesita liquidez en un momento concreto. La empresa obtiene crédito en una entidad financiera entregando como garantía del mismo las letras a cobrar.

La entidad financiera anticipa el importe esperando a que llegue el vencimiento de las mismas para presentarlas al cobro a los clientes. La entidad financiera carga a la empresa una comisión por la operación y unos intereses cuyo importe dependerá del montante del descuento y del plazo de anticipación del dinero.

Para que el descuento pueda realizarse se hace con la cláusula “salvo buen fin”. Lo que implica que, si la letra de cambio resulta impagada al vencimiento por el librado, el librador de la misma se compromete a devolver al banco el importe de la misma más los gastos correspondientes. Ya que es el librador el que asume el riesgo de impago de la letra.

Ejemplo de aceptación de la letra de cambio que se descuenta en una entidad financiera

Una empresa vende 5.000€ de mercancías más IVA y acepta una letra de cambio de 6.050€ que descuenta en su banco para obtener liquidez, cobrándole el banco 150 euros de intereses.

Por lo tanto, si utilizas letras de cambio, tienes que llevar un buen control contable y saber contabilizar correctamente todo el proceso. Si utilizas el software de gestión empresarial de Sage el proceso será mucho más sencillo, ya que puedes generar asientos predefinidos que te faciliten su contabilización.