¿Cómo afecta la nueva normativa de facturación electrónica a las tiendas online en España?

Las tiendas online en España tienen que adaptarse a la nueva normativa de facturación electrónica para garantizar el cumplimiento de la legalidad vigente y optimizar sus procesos de facturación.

• Conoce cómo afecta la nueva normativa de facturación electrónica a las tiendas online.
• Te explicamos paso a paso cómo puedes adaptar el sistema de facturación de tu tienda online a la nueva normativa de facturación electrónica.

La facturación electrónica ha dejado de ser solo una opción para convertirse en una obligación en el caso de la facturación a empresas y otros profesionales. Este cambio afecta directamente a las tiendas online, que deben adaptarse para cumplir con las nuevas exigencias legales. 

Las tiendas online suelen trabajar con clientes de toda España y, en algunos casos, del extranjero. Si tu tienda online factura a empresas u organismos públicos, tienes que implementar obligatoriamente la facturación electrónica. Si la venta es solamente a consumidores finales (B2C), no será necesario. No obstante, bastará con que tengas un cliente profesional para que necesites que tu software te permita emitir facturas electrónicas.

La nueva normativa de facturación electrónica obliga a las tiendas online en España a emitir facturas electrónicas a empresas y profesionales.   

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¿Cómo afecta la nueva normativa a las tiendas online en España?

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece ha introducido cambios significativos en el ámbito de la facturación electrónica en España. Una de las novedades más relevantes es la obligación de emitir facturas electrónicas en todas las transacciones comerciales entre empresas (B2B). Esto implica que, si tienes una tienda online y entre tus clientes se encuentran empresas o profesionales deberás emitirles facturas electrónicas. 

Con esta ley solo está exenta la emisión de facturas electrónicas a los particulares. Su entrada en vigor se realizará de la siguiente manera: 

• Empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros: Al año de aprobarse el desarrollo reglamentario. 
• Resto de los empresarios y profesionales: A los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. 

Una vez que este reglamento sea aprobado, empezará a contar el plazo.

El objetivo principal de esta medida es aumentar la transparencia y el control fiscal, facilitando la detección de posibles fraudes fiscales y reduciendo la economía sumergida. Además, la facturación electrónica agiliza los procesos administrativos, tanto para las empresas como para la Administración Tributaria.

¿Qué implica para las tiendas online su aplicación?

La normativa facturación electrónica impacta directamente en los procesos administrativos y contables de las tiendas online. Aunque muchos de estos establecimientos ya trabajan con sistemas digitales avanzados, no siempre están preparados para emitir facturas electrónicas.

La adaptación a la nueva normativa supone tener que afrontar, entre otros, los siguientes desafíos:

• Actualización del software de facturación: Las tiendas online deben utilizar un software que permita generar facturas electrónicas en un formato legalmente válido.
• Conservación de las facturas electrónicas: Las facturas electrónicas deben conservarse durante el plazo legalmente establecido.
• Comunicación con los clientes: Es importante informar a los clientes profesionales sobre la nueva forma de emitir facturas.
• Integración con plataformas compatibles: El software debe estar conectado a herramientas de intercambio electrónico de datos (EDI) y debe permitir el envío de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. 
• Formación del personal: Es esencial que los empleados conozcan las nuevas normativas y aprendan a facturar con el nuevo software o la actualización del existente. 

¿Cómo adaptar el sistema de facturación de tu tienda online a la nueva normativa de facturación electrónica?

Para adaptar tu sistema de facturación a la nueva normativa, te recomendamos seguir los siguientes pasos:

• Evalúa tu sistema actual: Analiza si tu software de facturación actual es compatible con la emisión de facturas electrónicas o si necesitas adquirir una nueva solución.
• Elige un proveedor de software de confianza: Investiga y compara las diferentes opciones del mercado, teniendo en cuenta factores como el precio, las funcionalidades y la facilidad de uso 
• Implementa el nuevo sistema: Sigue las instrucciones del proveedor para configurar el sistema y asegurarte de que cumple con todos los requisitos legales.
• Forma a tu equipo: Capacita a tu equipo sobre el uso del nuevo sistema de facturación y los cambios en los procesos.
• Comunica los cambios a tus clientes: Informa a tus clientes profesionales sobre la nueva forma de emitir facturas.

Beneficios de la facturación electrónica para las tiendas online

Aunque la adaptación a la nueva normativa puede suponer un esfuerzo inicial, la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas tanto para tiendas online como para clientes. Entre estos beneficios podemos destacar los siguientes:

• Mejora la gestión administrativa: Reducción del tiempo empleado para la facturación y de los costes asociados a la gestión de facturas. 
• Reducción de errores: Al emitir y gestionar las facturas de forma electrónica, se minimizan los errores. 
• Mayor seguridad: Las facturas electrónicas son más seguras y difíciles de falsificar, ya que garantizan la autenticidad y la integridad de los documentos.
• Mejor organización: Facilita la búsqueda y el almacenamiento de facturas.
• Reducción del impacto ambiental: Al eliminar el papel, se contribuye a la sostenibilidad.
• Mejora de la trazabilidad: El seguimiento de las facturas es más sencillo y eficiente.
• Cumplimiento normativo: El incumplimiento de la ley puede derivar en sanciones económicas y la pérdida de clientes que requieran recibir facturas en formato electrónico.

¿Qué pasa si no te adaptas a la normativa?

El incumplimiento de la normativa de facturación electrónica puede derivar en sanciones económicas para las empresas, además de problemas operativos, como retrasos en el cobro de facturas. 

Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros. Este régimen sancionador será aplicable cuando sea firme la obligatoriedad de la Factura Electrónica en el Sector Privado para las relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Además, la reincidencia en el incumplimiento puede resultar en sanciones adicionales o más severas. 

Por lo tanto, la nueva normativa de facturación electrónica en España representa un importante avance hacia la digitalización de las empresas. Aunque supone un esfuerzo en la adaptación inicial, los beneficios a largo plazo son evidentes. Las tiendas online que se adapten a estos cambios estarán mejor preparadas para afrontar los retos del futuro y mejorar su competitividad.