Cómo preparar la contabilidad ante la visita de los auditores

Preparar la contabilidad para una auditoría de cuentas es esencial para evitar que la visita del auditor se convierta en una pesadilla.

• Conoce la información que debe reflejar el auditor en su informe de auditoría.
• Te dejamos algunos consejos que te serán útiles para preparar la contabilidad para una auditoría con éxito.

Barrer debajo de las alfombras no es la mejor forma de limpiar, ya que un profesional de la limpieza rápidamente detectará la suciedad. Por ello, los profesionales de la auditoría de cuentas saben dónde tienen que buscar errores contables. Ten en cuenta que la función de los auditores es analizar la información económica y financiera que se refleja en la contabilidad. 

Para esto, el auditor utilizará las técnicas de revisión y verificación que considere adecuadas, con el objeto de emitir un informe sobre la fiabilidad de tus estados financieros. 

Una auditoría puede parecer un proceso complejo y estresante, pero con una preparación adecuada, puedes tener preparada la mayor parte de la documentación que te pedirá el auditor y reducir tu estrés. 

Es importante que compruebes que toda la información financiera esté completa y actualizada antes de la auditoría. Preparar la contabilidad para una auditoría con tiempo evitará problemas innecesarios.

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¿Qué información debe reflejar el auditor de cuentas en el informe de auditoría?

Los auditores de cuentas deben comprobar si las cuentas anuales ofrecen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, así como la concordancia del informe de gestión con las cuentas anuales del ejercicio.

En el informe a emitir por un auditor de cuentas se debe poner de manifiesto en relación a las cuentas anuales objeto de verificación lo siguiente.

• Que la verificación se ha realizado de acuerdo con las Normas Técnicas de Auditoría aplicables.
• Que se ha evaluado si las cuentas anuales se han formulado de acuerdo con los principios y criterios establecidos en el Plan General de Contabilidad o Normas Internacionales de Contabilidad.
• Que se ha evaluado la efectividad y la idoneidad de los sistemas de control interno de la entidad.
• Que se ha evaluado la posibilidad de existencia de fraudes y/o errores en la organización, en relación a la existencia de controles internos.
• Que ha evaluado la continuidad de la entidad, respetando el principio contable de empresa en funcionamiento y de manera concreta su reflejo en las cuentas anuales.
• Que ha cumplido con los requisitos de independencia y demás requerimientos de ética aplicables, y que, en base a todo ello, ha obtenido la evidencia suficiente y adecuada para emitir su opinión.

Preparar la contabilidad para una auditoría no solo evita sanciones, sino que también refuerza la transparencia y confianza en tu empresa.

Pasos previos para preparar la contabilidad para una auditoría

La llegada de los auditores a la empresa es algo previsible, por lo que hay que estar preparados para su llegada. Para preparar la contabilidad para una auditoría y afrontarla con éxito te dejamos algunos consejos.

1. Organiza tu documentación.
2. Revisa que todos tus apuntes contables estén realizados.
3. Revisa tus existencias.
4. Reconcilia tus cuentas.
5. Actualiza tu software contable.
6. Contrasta tu información contable con otras fuentes.
7. Realiza una autoevaluación.

Veamos en qué consiste cada uno.

1. Organiza tu documentación

• Centraliza la información. Utiliza un sistema de almacenamiento unificado, ya sea físico o digital, para tener todos tus documentos en un solo lugar. 
• Clasifica y etiqueta. Organiza tus archivos de forma lógica y utiliza un sistema de etiquetas claro para facilitar la búsqueda de información específica.
• Digitaliza. Escanea todos tus documentos y guárdalos en formato digital para optimizar el espacio y agilizar los procesos.

2. Revisa que todos tus apuntes contables están realizados

• Verifica que se han realizado todos los asientos del cierre del ejercicio: amortizaciones, variación de existencias, provisiones, periodificaciones, etc.
• Revisa la existencia de partidas abiertas. Debes comprobar que se han realizado todas las facturas de venta y contabilizado todas las facturas de compra. Para ello, debes revisar si hay albaranes de compra o venta abiertos sin asignar a su correspondiente factura, albaranes realizados manualmente sin facturar, etc., 
• Revisa tus partidas pendientes de aplicación. Es conveniente no dejar partidas en la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación.

3. Revisa tus existencias

• Realiza un inventario para asegurarte que tus existencias físicas coinciden con las registradas en el sistema de gestión de la empresa. Además, si no quieres dejarlo para fin de año, puedes realizar un mantenimiento periódico del inventario, realizando cada cierto tiempo recuentos de determinados artículos o familias.
• Verifica el valor de tus existencias: asegúrate de que tienen el valor que se refleja en tu contabilidad. Para ello debes revisar si tienes existencias obsoletas o en mal estado. 

4. Reconcilia tus cuentas

• Conciliación bancaria. Verifica que los movimientos en tus cuentas bancarias coincidan con los registros contables que se reflejan en el mayor de las cuentas contables de tus bancos.
• Saldos de clientes y proveedores. Asegúrate de que los saldos de tus cuentas por cobrar y por pagar sean correctos.

5. Actualiza tu software contable

• Versiones actualizadas: utiliza la última versión de tu software contable para beneficiarte de las últimas mejoras y evitar errores.
• Configuración correcta: verifica que la configuración de tu software sea adecuada para tu negocio y cumpla con las normativas contables vigentes. Con la próxima entrada en vigor de Verifactu tu software debe adaptarse a los nuevos requisitos legalmente establecidos. Además, Sage Active cumple con la normativa vigente facilita y agiliza la realización de las auditorías. 

6. Contrasta tu información contable con otras fuentes.

• Comprueba tus pasivos bancarios con la CIRBE del Banco de España. Esto te permitirá comprobar que tus pasivos bancarios están correctamente registrados.
• Contrasta tu información contable con los modelos tributarios presentados. Tus registros contables deben ser coherentes con la información fiscal declarada en los modelos tributarios que ha presentado tu empresa. 

7. Realiza una autoevaluación

• Revisa tus estados financieros. Analiza tus balances, cuentas de resultados y estados de flujo de efectivo para identificar posibles errores o inconsistencias. Para ello, te puede ser de gran utilidad un balance de sumas y saldos, ya que puede facilitar la detección de posibles errores, sobre todo si hay saldos contrarios a su naturaleza.
• Realiza una auditoría interna. Revisa los estados financieros y realiza una verificación cruzada con los documentos originales para asegurarte de que todo está en orden.
• Evalúa tus controles internos. Verifica que tus procesos contables estén bien diseñados para prevenir errores y fraudes. 

Para concluir, recuerda que una auditoría no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la gestión financiera de tu empresa. Al mantener una contabilidad ordenada y transparente, no solo facilitarás el trabajo del auditor, sino que también fortalecerás la confianza de tus inversores y socios comerciales. La preparación adecuada y la atención a los detalles son claves para superar con éxito cualquier auditoría y asegurar la estabilidad y crecimiento de tu negocio.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.