[#Sage On Air] Dématérialisation : la fin du papier ?

La contribution des solutions de gestion démontrée par les retours d’expérience des clients. En une série d’épisodes diffusés sur Sage On Air, la chaîne podcast dédiée aux enjeux de la gestion des entreprises, Sage explore en profondeur les bénéfices l’automatisation.
Aujourd’hui : la dématérialisation.

Laurent Grimaldi, expert IT indépendant
Bonjour Céline Bayle. Vous êtes Directrice Marketing Produits de Sage.

Aujourd’hui, nous parlons de dématérialisation. Il s’agit d’un enjeu central de la transformation digitale, tant l’échange de papiers est un facteur de ralentissement des opérations et un risque pour leur fiabilité. Sans même parler des échéances futures, avec l’obligation prochaine de facture électronique…

Céline Bayle
En effet, la dématérialisation est un levier de la digitalisation. Elle est par exemple indispensable dans les contextes d’organisation en réseau ou simplement ouvertes au travail à distance. Comment imaginer sans dématérialiser de pouvoir valider à plusieurs une facture ou un projet d’investissement ? Ou encore partager des indicateurs en temps réel ?

Mais la dématérialisation, c’est aussi une amélioration du quotidien des entreprises. Un facteur évident d’économie de papier et de volumes de stockage ! Et une libération pour tous les acteurs de l’entreprise, qui vont apprécier de ne plus perdre de temps à rechercher les documents dont ils ont besoin pour travailler !
Ainsi, la dématérialisation des documents, c’est un bienfait pour la RSE et une bénédiction pour les équipes !

D’ailleurs, ce n’est pas tout. Car l’atout de la fin du papier, c’est aussi et peut-être surtout la traçabilité des interactions successives avec les documents et la sécurité de leur archivage. La dématérialisation facilite donc ainsi par voie de conséquence l’application du RGPD.

Au demeurant, vous l’avez évoqué, la systématisation de la facture électronique induit pour les entreprises de disposer d’une solution de dématérialisation à partir de mi-2024¹ pour traiter leurs factures fournisseurs.

C’est donc bien toutes les entreprises et toutes les fonctions qui sont concernées par la dématérialisation.

Laurent Grimaldi
Ok. La dématérialisation est incontournable et s’applique au moindre papier. J’aimerais entrer dans le détail des bénéfices concrets. Prenons l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs, qui me semble être le sujet dont on parle le plus.

Céline Bayle
C’est en effet souvent avec les factures que les entreprises entament une démarche de dématérialisation. Il faut dire que c’est un vrai gisement de productivité ! En moyenne, 8 factures sur 10 qui entrent dans les entreprises sont en format papier.

Après, c’est le parcours du combattant. Chaque facture reçue en papier doit être intégrée dans la comptabilité, souvent transmise à un ou plusieurs valideurs et in fine archivée.
Et 1 mois ou 3 ans plus tard, il faudra être capable de rechercher la facture pour la rapprocher avec un bon de commande ou établir une statistique inédite !

Laurent Grimaldi
Ajoutons, pour préciser encore le tableau, que toutes ces opérations, intégrer, valider ou stocker, ne se déroulent pas forcément sur le même site, de bureau à bureau avec les archives au bout du couloir…

Céline Bayle
Oui, globalement, pour les organisations, traiter du papier, c’est l’enfer !
C’est du temps et de l’énergie gaspillés pour les équipes et c’est une hérésie économique pour les organisations. Qui a vraiment les moyens de se passer de l’économie moyenne de 5 euros générée par la dématérialisation ?

Les études nous disent également qu’un collaborateur perd 60 minutes par jour à rechercher des documents utiles à l’exercice de sa mission. Une heure par jour, à s’énerver et à perdre son temps, alors que l’archivage inhérent à la dématérialisation aurait rendu sa recherche simple et sereine !

Laurent Grimaldi
Quand on parle de dématérialisation, on parle de quoi exactement ? Pouvez-vous détailler les fonctions d’une application de dématérialisation des factures ?

Céline Bayle
Le principe général de la dématérialisation des factures fournisseurs, c’est de prendre en charge le cycle de vie du document de bout en bout :

1. Les données essentielles indiquées sur la facture sont reconnues, capturées et contrôlées. Une fonction d’auto-apprentissage gère les difficultés de reconnaissance éventuelles de la première occurrence. Ainsi, lors de la première intégration d’une facture d’un nouveau fournisseur, en cas de difficulté, l’utilisateur va pouvoir effectuer la saisie à la main ; à la facture suivante, la solution de dématérialisation aura « appris »
2. Les données de la facture sont intégrées dans le logiciel de gestion
3. En parallèle, la facture est archivée, horodatée et sécurisée dans le coffre-fort électronique.

Ainsi, la dématérialisation est un processus de type industriel. Cette approche est à la base de la fiabilisation et de l’accélération du traitement des factures. Elle facilite par ailleurs la gestion des boucles de validation.

Laurent Grimaldi
Parmi vos clients, quels sont les retours d’expérience qui vous paraissent les plus exemplaires du bénéfice que l’on peut attendre de la dématérialisation ?

Céline Bayle
Avec 50 000 factures reçues par an, la CCI de Nice est un excellent exemple. Limiter le papier en circulation fait partie de ses objectifs prioritaires. Il faut avoir en tête qu’une CCI, c’est un grand nombre d’établissements. Comme des centres de formation, des équipements portuaires et même un aéroport. Des établissements entre lesquels circulent beaucoup de factures.

Laurent Grimaldi
Et c’est là qu’entre en lice la dématérialisation. On ne circule plus, on capture et le système d’information diffuse…

Céline Bayle
Oui tout à fait, le processus est harmonisé pour les établissements. Et du coup, n’importe qui de n’importe quel établissement peut aller consulter ou annoter une facture, à partir du moment où il est habilité bien entendu. Qu’un élu ou qu’un auditeur ait besoin d’accéder à des pièces, c’est désormais plus rapide et plus simple.

De nombreux clients nous partagent que la dématérialisation procure aux équipes de la Direction Financière plus de sérénité.

Laurent Grimaldi
Bien sûr. Ce sont toutes les parties prenantes qui tirent bénéfice de la dématérialisation. C’est d’ailleurs pour cela que l’on parle de transformation digitale.
Un autre exemple ?

Céline Bayle
Oui. Cette fois-ci, on double le volume de factures. 100 000 par an. Et on passe au transport routier. Les transports Malherbe,
Pour cette entreprise de 3 900 véhicules et 30 agences, c’est moins la circulation des factures que leur traçabilité qui posait problème. Aujourd’hui, quand une facture fournisseur arrive à l’entreprise, elle est reconnue, capturée, vidéo-codée et ensuite intégrée en comptabilité.

Laurent Grimaldi
Avec quel résultat ?

Céline Bayle
La fiabilité. Évidemment. Et le gain de temps. La validation d’une facture fournisseur prend désormais 3 jours, contre 1 semaine auparavant.

Laurent Grimaldi
Avec à la clef, j’imagine, une amélioration de la relation fournisseurs, prévenus plus tôt en cas d’anomalie et qui voient sans doute avec satisfaction les délais de règlement beaucoup plus faciles à respecter.

Céline Bayle
Oui. C’est un point qu’il faut aussi porter au crédit de la dématérialisation des factures. De toute évidence, avec la dématérialisation, les entreprises se mettent en capacité de séréniser la relation fournisseurs.
Et une relation sereine, c’est aussi un facteur de différenciation. Les chaînes d’approvisionnement sont tendues dans de nombreuses filières. Il n’est clairement pas neutre de développer et de faire reconnaître un engagement systématique du respect des délais de paiement.

Laurent Grimaldi
Dans le cas des transports Malherbe, c’est tout l’écosystème qui fonctionne mieux ensemble. Car les clients sont également concernés par la dématérialisation…

Céline Bayle
Oui. Car il n’y a pas que les factures fournisseurs qui soient dématérialisées. Ce sont aussi tous les documents de transport. Auxquels les 4 200 clients accèdent à travers un portail extranet.

Laurent Grimaldi
La dématérialisation est bien le couteau suisse de la transformation digitale ! Un mot pour conclure ?

Céline Bayle
Au fond, l’enjeu final de la dématérialisation, c’est de faciliter l’échange des données de l’entreprise. D’ailleurs, l’offre Sage ne se limite pas à la dématérialisation des documents papier. C’est le cas par exemple pour la signature électronique. Ce pourra d’ailleurs faire un excellent sujet pour un prochain rendez-vous…

La circulation et le partage de l’information au sein de l’entreprise sont stratégiques. D’autres articles de Sage Advice proposent des contenus qui pourront vous aider à conforter l’intelligence collective :

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¹ L’ordonnance présentée au Conseil des ministres du 15 septembre 2021 indique que « les obligations de facturation électronique seront imposées à compter du 1er juillet 2024 en réception à l’ensemble des assujettis et, en transmission, aux grandes entreprises à compter de la même date, aux entreprises de taille intermédiaire à compter du 1er janvier 2025, puis aux petites et moyennes entreprises et microentreprises à compter du 1er janvier 2026 ».