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Experts-comptables : comment faciliter la production et l’archivage du FEC ?

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Experts-comptables comment faciliter la production et l’archivage du FEC

L’administration fiscale peut demander aux entreprises de produire un Fichier des Écritures Comptables à l’occasion d’un contrôle fiscal pour garantir leur probité. Ce fichier pourrait bientôt être transmis systématiquement. Pour accompagner les clients dans la réalisation de ce FEC, les experts-comptables ont un rôle majeur à jouer, facilité par les solutions digitales à leur disposition. Explications.

Quelle est l’utilité du FEC ?

Ces dernières années, la DGFiP a modernisé ses moyens de contrôle et utilise les nouvelles technologies pour mieux cibler ses recherches et contrôler un plus grand nombre d’entreprises. Elle utilise notamment les méthodes d’analyse prédictive (intelligence artificielle, data mining…) rendues possibles grâce au volume et à la masse des données qu’elle possède. Ces données, elle les obtient également lors d’un contrôle fiscal en demandant la remise d’un FEC ou Fichier des Écritures Comptables. Ce fichier est généré soit par votre outil comptable si votre client vous en a délégué la réalisation par la lettre de mission, soit par le logiciel de votre client. Dans ce cas, vous en contrôlez le contenu et effectuez des vérifications.
Quoi qu’il en soit, vous êtes tenu par votre devoir général de conseil à l’égard de votre client, de lui rappeler son obligation de présenter un FEC en cas de contrôle de l’administration et de l’avertir des risques qu’il encourt s’il ne respecte pas cette obligation.

Que dit la loi sur le FEC ?

Ce fichier, mis en place depuis 2014, oblige les entreprises à produire leur comptabilité dans un format dématérialisé qui doit respecter des normes bien précises sous peine de se voir infliger 5 000 euros d’amende si celui-ci n’est pas conforme ou s’il n’est pas fourni. Chaque écriture comptable doit ainsi révéler pas moins de 18 à 22 informations (code de journal, libellé de journal, numéro d’écriture comptable, date de comptabilisation, crédit, débit…), toutes intangibles (c’est-à-dire validées et non modifiables), respectant les normes comptables et la nomenclature du plan de comptes français.
À noter : le dépôt systématique du FEC avec la liasse fiscale pourrait être la prochaine étape pour permettre à la DGFiP de réaliser un plus grand nombre de contrôles automatiques et systématiques. Plutôt que de voir le FEC comme une contrainte, n’hésitez pas à rappeler à vos clients que la réalisation de ce fichier permet de recueillir des informations utiles pour mieux connaître et optimiser le fonctionnement de l’entreprise.

L’archivage, un enjeu clé de la réalisation du FEC

Généralement, un contrôle fiscal s’opère sur 3 ans. La DGFiP peut donc vous demander de fournir les FEC des 3 dernières années de votre client. Mieux vaut s’assurer que vous pouvez fournir les informations réclamées et donc accéder à des données archivées.
À noter : la réalisation du FEC peut se faire à la demande, auquel cas il faudra avoir archivé toute la comptabilité. Il peut également se faire à la fin de chaque clôture de bilan, auquel cas le FEC devra avoir été archivé lui aussi. Quelle que soit la méthode choisie, cet archivage doit être fiable et sécurisé, pour assurer l’intégrité du fichier, et bien organisé pour retrouver facilement les informations. D’où l’intérêt d’opter pour une solution de gestion qui s’intègre avec votre logiciel de comptabilité. Grâce à différents modes de recherche et un système de filtrage, elle vous permettra de retrouver rapidement les éléments, via un accès sécurisé et confidentiel. Indispensable en cas de contrôle fiscal, où le délai pour fournir le FEC est court, si vous voulez éviter les pénalités !

Uniformiser les pratiques comptables au sein du cabinet

Les pratiques comptables de votre cabinet suivent-elles bien les mêmes normes ? Les process sont-ils homogènes ? Chaque collaborateur crée-t-il bien un FEC systématiquement au moment des bilans ? Utilise-t-il les bons intitulés attendus par l’administration dans le FEC ? Prévoit-il bien un archivage selon un rangement pré-établi pour permettre à d’autres collaborateurs de retrouver les informations si besoin ?
Là aussi, une solution collaborative peut vous aider à unifier vos pratiques. Cet ensemble d’applications et de logiciels liés entre eux facilite les interactions entre les collaborateurs. Ils peuvent ainsi grâce à des outils comme le team messaging, le partage d’agendas, la gestion de tâches, partager des informations instantanément, communiquer de façon plus fluide entre eux et avoir une gestion interactive des projets.

Aller plus loin avec la BI

La BI, pour Business Intelligence ou en français informatique décisionnelle, est une technologie basée sur des algorithmes qui analysent des données pour les restituer sous forme d’informations exploitables par l’expert-comptable. Vous serez ainsi pleinement en mesure de conseiller les dirigeants sur les décisions à prendre. La BI se prête tout à fait à l’analyse des FEC clôturés pour prévenir le risque fiscal de vos clients. Elle permet non seulement de traquer les anomalies mais aussi d’anticiper et de repérer les points à risque, ceux qui pourront attirer l’attention des contrôleurs fiscaux. Bref, de mieux valoriser votre mission en redonnant du sens à l’information financière.

Pour aller plus loin :