Facture proforma : définition et usages

Ne vous y trompez pas une facture proforma n’est pas une facture ! Tout ce qu’il faut savoir sur ce document.

• Qu’est-ce qu’une facture proforma et quelles informations doit-elle contenir ?
• Facture proforma et devis : quelles différences ?
• Pourquoi faire une facture proforma ?
• Pourquoi utiliser un logiciel comptable ?

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Une facture proforma est un document commercial qui est émis avant la livraison finale des marchandises ou services. Elle donne à l’acheteur une estimation détaillée des coûts associés à la transaction proposée.  Elle constitue une offre de vente qui peut être modifiée ou refusée par l’acheteur.

Par ailleurs, la facture proforma est souvent utilisée dans le commerce international où les détails de la transaction, tels que le coût des marchandises, leur valeur, leur poids, leur taille et leur destination, sont déclarés pour les douanes. Elle est souvent utilisée pour aider à sécuriser le paiement anticipé ou les lettres de crédit.

Enfin, elle est généralement utilisée dans le cadre d’opérations internationales, pour permettre au client de disposer d’une facture « modèle » afin d’effectuer certaines démarches (demande de financement, de licence d’importation, de devises…) avant que la vente ne soit définitivement conclue.

Quelles informations doit-elle contenir ?

Une facture proforma doit contenir plusieurs informations importantes.

• La mention « facture proforma » pour éviter toute confusion avec une facture commerciale.
• Les informations relatives à votre entreprise (noms, coordonnées, raison sociale, SIRET/SIREN…)
• Les coordonnées du client
• Le détail des marchandises ou services proposés : intitulé, quantité, prix unitaire et prix total HT et TTC
• Si applicable, les frais de livraison et autres frais supplémentaires
• La devise dans laquelle la transaction sera effectuée
• Le montant de la TVA si applicable
• La date de l’offre et sa durée de validité
• Les conditions de vente y compris les modalités de paiement et de livraison.

Facture proforma et devis : quelles différences ?

Une facture proforma et un devis sont tous deux des documents commerciaux préliminaires, émis avant la finalisation d’une vente.

• Le devis est une offre commerciale sans engagement qui peut être acceptée ou refusée. S’il est signé par le client, l’offre est validée et engage le fournisseurs et l’acheteur.

Ce n’est pas une pièce comptable justificative. Il n’a donc pas à être enregistré dans votre comptabilité.

• La facture proforma est un document préliminaire qui donne un aperçu de ce que sera la facture réelle. Elle est souvent utilisée dans le commerce international pour déclarer la valeur des marchandises.

Ces deux documents n’ont pas de valeur comptable, fiscale ou juridique.

Pourquoi faire une facture proforma ?

La facture proforma est un outil commercial très utile dans certaines situations, principalement pour les transactions B2B internationales.

1. Ce document joue un rôle essentiel dans les transactions internationales, notamment pour les formalités douanières lors d’expéditions de marchandises hors de France.

2. La proforma peut également servir de justificatif pour certaines démarches en amont de la vente :

• Demande de financement auprès de sa banque
• Obtention d’une licence d’importation
• Demande d’allocation de devises auprès des autorités compétentes
• Préparation du dédouanement des marchandises

3. Avec des clients réguliers, vous pouvez substituer la facture proforma à un devis ou une proposition commerciale classique.

4. Elle peut valider un accord préalable entre vendeur et acheteur, même si elle n’a pas de valeur contractuelle.

5. Elle facilite le transfert d’informations en interne chez le client, par exemple des achats vers la comptabilité.

6. Dans certains cas, ce document peut aussi servir à justifier une exonération de TVA.

Pourquoi utiliser un logiciel comptable ?

L’utilisation d’un logiciel comptable pour établir une facture proforma présente plusieurs avantages :

• Automatiser le processus de création des factures et donc gagner du temps.
• Éviter les erreurs qui peuvent survenir lors de la création manuelle de factures : toutes les informations obligatoires son intégrées dans le logiciel.
• Faciliter la conversion d’une facture proforma en une facture client une fois que la transaction a été finalisée.
• Garder une trace de toutes les proforma émises. Cela peut être utile pour la gestion des stocks et la planification financière.

Ces articles peuvent également vous intéresser :

• Reçu ou facture : quelles différences ?
• Facturation hors UE : les règles à suivre
• Facture acquittée : ce qu’il faut savoir
• e-facture : de quoi s’agit-il ?