Facture : Définition de la facturation au sein des entreprises

Facture

La facture est le document établi par un entrepreneur, un commerçant ou un prestataire de services. Il s’adresse à un client. La facture permet de demander le paiement à la suite de la réalisation de la prestation. Elle engage le débiteur à régler le montant déterminé. Il est d’usage de demander un accord sur la base d’un devis ou d’un bon de commande, avant d’éditer une facture.

Obligation d’édition d’une facture pour le B2B

Dans le cadre des opérations B2B (business to business), donc lorsque les deux parties sont des professionnels, il est obligatoire d’éditer une facture. Les particuliers ne reçoivent pas, quant à eux, systématiquement des factures, par exemple lors d’un achat auprès d’un commerce de proximité.

Les coordonnées du prestataire et du client sont mentionnées de façon claire. Il est important que les coordonnées soient exactes, entre autres pour gérer la facturation de la TVA. En effet, si vous générez une facture pour un professionnel domicilié dans l’Union européenne, devront apparaître les deux numéros de TVA intracommunautaire. De cette façon, vous facturez vos prestations sans la TVA, qui n’est donc pas collectée.

Un particulier peut également éditer une facture, mais uniquement pour la vente de biens et pour une activité non professionnelle. Cette situation est rencontrée par exemple lors de la revente d’une voiture d’occasion. Aucune TVA n’est facturée.

Les informations obligatoires à mentionner sur une facture

Sur une facture, vous devez écrire l’identité et les coordonnées de chaque partie : nom, prénom, nom de l’entreprise, numéro SIREN et numéro RCS, numéro de TVA intracommunautaire (si nécessaire).

Il est par ailleurs obligatoire de décrire les produits et services vendus, les quantités, ainsi que les tarifs HT et les taux de TVA appliqués. Le montant total à payer (HT et TTC) doit apparaître.

Pour les micro-entrepreneurs (ou anciennement auto-entrepreneurs), la TVA n’est pas collectée. Il faut alors ajouter à la facture la mention : “TVA non applicable en vertu de l’article 293 B du CGI”.

Facture pro forma et facture classique

On distingue deux types de factures.

La facture pro forma est le plus souvent éditée à la demande du client. Elle permet de formaliser la demande d’achat ou de prestation de service, à la façon d’un devis. Sa seule valeur est commerciale. Elle n’est donc pas enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise, ou prise en compte dans les calculs des déclarations fiscales. Sa numérotation ne suit pas les exigences des factures classiques.

La facture qui n’est pas pro forma, est le document officiel qui fait foi pour une demande de paiement. C’est un justificatif légal sur lequel sont décrits l’ensemble des biens et/ou des prestations vendues. La facture est une pièce à conserver, et qui peut être demandée dans le cadre d’un contrôle pour attester d’un mouvement financier.

Sur la forme, la facture pro forma et la facture ne diffèrent pas beaucoup. Leurs usages sont cependant incomparables.

La facture d’un point de vue comptable

La saisie des factures doit être faite régulièrement. Elle permet de suivre le chiffre d’affaires et analyser les charges et les bénéfices générés par l’entreprise. Mais c’est également une tâche récurrente à réaliser pour l’établissement des déclarations de TVA.

Les auto-entrepreneurs se doivent également d’être très assidus afin de réaliser leurs déclarations de chiffre d’affaires pour le paiement des cotisations.

Factures de vente et factures d’achats sont concernées par la saisie des écritures comptable. C’est la raison pour laquelle il est primordial de conserver les justificatifs de paiements : tickets de caisse, notes de frais, factures, tickets de carte bleue, reçus… Chaque mouvement financier doit être justifié !

Modèles de facture et logiciel de facturation

L’utilisation de modèles de facture et de logiciels de facturation professionnels facilite grandement la tâche des entrepreneurs. Les solutions professionnelles vous permettent d’entrer les informations relatives à votre société pour la génération automatique des factures selon des modèles certifiés. Ils peuvent également intégrer un CRM pour suivre les impayés et les relances.