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La donnée juste est celle qui est conforme aux exigences de la facture électronique et utile à l’activité de l’entreprise. C’est pourquoi le nettoyage de la base de données est l’un des quatre chantiers prioritaires.
Sage s’engage pour faciliter la transformation des entreprises. [#Sage On Air], le podcast dédié aux enjeux de gestion des entreprises, décrypte aujourd’hui la donnée juste.
Au sommaire de ce nouvel épisode :
- La donnée juste, une priorité dans la préparation des entreprise
- La donnée, trait d’union entre les SI des entreprises
- La mise à jour de sa base tiers, un chantier de longue haleine
- La donnée juste, à la portée de solutions digitales automatisées
La donnée juste, une priorité dans la préparation des entreprises
Richard Fremder
Bonjour Alexandre Martinez. Vous êtes Directeur Marketing chez Sage, en charge de l’acquisition de nouveaux clients.
Aujourd’hui, nous préparons ensemble la facture électronique. Le report de son application donne un peu d’air aux entreprises dans la préparation de leur système d’information, n’est-ce pas…
Alexandre Martinez
Certainement ! Parmi nos clients, la plupart étaient très avancés sur l’essentiel mais quelques-uns avaient pris un peu de retard. Quoi qu’il en soit, avoir 18 mois de plus pour se préparer est une bonne nouvelle pour tous les DAF.
Cela donne à l’État le temps de préciser certaines modalités. Et aux entreprises de faire le tour sereinement de sujets très pointus, comme le e-reporting. Ou encore pour que la donnée juste soit la règle dans les organisations.
Richard Fremder
Justement, bien se préparer, cela implique quoi ?
Alexandre Martinez
Nous encourageons les entreprises à conduire en priorité quatre chantiers :
- L’audit de leur système d’information, pour identifier tous les acteurs et tous les circuits concernés aujourd’hui par la facturation.
- La vérification de la conformité pour toutes les factures émises par l’entreprise. Rappelons que toute facture qui ne comporterait pas 100 % des mentions obligatoires sera demain automatiquement rejetée.
- Le nettoyage de sa base de données clients et fournisseurs. C’est le sujet de la donnée juste.
- La mise à jour de sa ou de ses solutions de gestion.
L’enjeu commun de ces quatre chantiers est de profiter de tous les bénéfices de fluidité et de dématérialisation. En clair, il faut que l’automatisation des relations inter-entreprises ne s’arrête pas à la porte de l’entreprise. Seules les organisations les plus rationalisées vont bénéficier à 100 % de cette continuité entre le dehors et le dedans.
La donnée, trait d’union entre les SI des entreprises
Richard Fremder
En filigrane de ces chantiers, il y a donc la qualité de la donnée.
Alexandre Martinez
Notre client Altitude Infra compte parmi les leaders pour la mise en œuvre de la fibre optique. C’est grâce à Altitude Infra que les territoires moins denses accèdent au potentiel de la transformation numérique. Nous avons invité l’entreprise à partager sa stratégie d’anticipation de la facture électronique au cours d’un événement clients. Altitude Infra met en avant la centralité de la donnée dans ses réflexions.
Avec une attention toute particulière de son équipe projet sur deux sujets :
- La base tiers, clients et fournisseurs
- Les échanges de flux à l’intérieur de l’entreprise
Richard Fremder
Pourquoi cette attention ?
Alexandre Martinez
Altitude Infra a choisi de ne pas subir mais de tirer parti de l’obligation de la facture électronique. En effet, l’entreprise en attend beaucoup en termes de productivité importée.
Encore une fois, il y a la question :
- De la conformité, pour pouvoir facturer ses clients et pouvoir payer ses fournisseurs.
- Des bénéfices captés à l’intérieur de l’entreprise.
C’est-à-dire par exemple l’intégration automatisée des factures dans le système d’information de l’entreprise, quel qu’en soit l’éditeur.
On ne souligne pas assez, je crois, ce progrès extraordinaire, parfaitement perçu par Altitude Infra. Il consiste à faire fonctionner sans friction des logiciels conçus dans des environnements étrangers les uns aux autres. C’est la magie de l’automatisation interentreprises, sujet sur lequel Sage est particulièrement en pointe avec sa plateforme Sage Network.
La parfaite qualité de la donnée, trait d’union entre ces systèmes d’information jusqu’à présent par essence discontinus, est donc capitale. C’est la donnée juste qui donnera accès au maximum des avantages de la facture électronique.
La mise à jour de sa base tiers, un chantier de longue haleine
Richard Fremder
Que doit faire Altitude Infra, et les autres, pour tendre vers cette donnée juste ?
Alexandre Martinez
La réponse d’Altitude Infra, c’est d’abord la gouvernance. « L’anticipation de la facture électronique », dit notre client, « c’est un projet d’entreprise. Qui nécessite un sponsor issu du premier cercle dirigeant de l’entreprise ».
Or, disposer d’une donnée juste revient principalement à mettre à jour ses données de facturation et à nettoyer sa base tiers. Pour vendre ou acheter demain, les entreprises devront pouvoir associer à chaque compte tiers a minima son numéro de SIREN. Et bien sûr émettre des factures 100 % conformes.
Richard Fremder
On l’a rappelé, le passage à la facture électronique est retardé de 18 mois. Pourquoi dès lors s’y prendre maintenant ?
Alexandre Martinez
Plus globalement, la question est la bonne utilisation du temps qui nous reste.
Il y a 18 mois de plus, certes. C’est suffisamment long pour donner de l’air aux équipes engagées dans un véritable contre la montre des mises à jour. Et suffisamment court pour maintenir en tension les groupes de travail constitués.
Pourquoi faut-il en particulier maintenir l’effort autour de la donnée juste ? Pour 2 raisons.
La première, on l’a déjà évoquée, c’est en raison du caractère indispensable de ce chantier. En effet, il conditionne la capacité des organisations à continuer à fonctionner avec leurs clients et fournisseurs.
La seconde, c’est parce qu’il s’agit d’un chantier de long terme. Dont la durée et la complexité sont évidemment proportionnelles à la taille de l’écosystème de l’entreprise.
La donnée juste, à la portée de solutions digitales automatisées
Richard Fremder
En quoi consiste le cœur du travail ?
Alexandre Martinez
D’abord, il faut que l’entreprise s’assure que le fichier tiers est à jour des données obligatoires de facturation.
Pour chaque client :
- Le nom de l’entreprise
- L’adresse de son siège social ou l’adresse de facturation si celle-ci est différente.
Ensuite, il faut rattacher à ces coordonnées le numéro de SIREN, éventuellement le SIRET s’il s’agit d’un établissement. Parfois même le service si l’entreprise cliente a choisi ce niveau de précision.
Comme dans tout fichier, cela passe par :
- L’élimination des doublons
- La correction des erreurs
- L’ajout des données qui manquent
Richard Fremder
Dans le meilleur des cas, la base tiers est unifiée et normalisée. Sinon, je suppose que la centralisation et l’alignement autour d’un format commun font partie de l’intervention.
Alexandre Martinez
Tout à fait. C’est vraiment un gros travail, fastidieux mais indispensable. Heureusement, des solutions existent pour automatiser le nettoyage de la base de données. Pour automatiser la quête de la donnée juste.
C’est le cas de notre solution Sage Data Clean & Control, qui propose :
- Des contrôles de cohérence
- La vérification et l’ajustement des données
Tout cela pour garantir aux entreprises de traiter demain les différents flux de la facture électronique.
Richard Fremder
Comment fonctionne votre solution ?
Alexandre Martinez
Sage Data Clean & Control est un allié pour accélérer la mise en conformité.
L’application va vérifier fiche par fiche la présence et la cohérence des données de facturation obligatoires. Elle va également détecter les anomalies et identifier les ajustements à opérer.
Elle va par exemple repérer les fiches tiers pour lesquelles le SIRET n’est pas renseigné. Ou bien celles où manque l’identifiant de TVA pour une entreprise assujettie.
Richard Fremder
Il y a donc beaucoup de travail mais également une solution pour se le simplifier !
Merci Alexandre Martinez d’avoir contribué à cet épisode de CFO Radio. Et à très bientôt pour un nouveau numéro de ce podcast dédié à la fonction finance.
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