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Les mots de la facture électronique

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Les mots de la facture électronique

Progressivement obligatoire à partir du 1er juillet 2024, la facture électronique fait irruption dans le quotidien de toutes les entreprises. Et avec elle de nouveaux mots avec lesquels les dirigeants et comptables vont devoir se familiariser.

Facture électronique

La facture électronique est un document créé, envoyé et archivé exclusivement sous forme électronique. Elle n’existe pas sous forme papier, à la différence de la facture dématérialisée. Ce n’est pas non plus un simple PDF : elle contient des informations électroniques, invisibles à l’œil humain mais traitées par la machine.
En France, 4 modalités de facturation électronique seront acceptées :

  1. L’échange de factures aux formats structurés, répondants à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…), avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible
  2. L’échange de factures en format mixte, répondants à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; le standard franco-allemand Factur-x est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structuré (XML)
  3. Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
  4. Des flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique

La Factur-X, adaptée en particulier aux PME, est le standard le plus simple. Le format EDI, lui, sera davantage utilisé par les grandes entreprises.
Pour être valide, la facture électronique doit intégrer plusieurs informations indispensables :

  • date d’émission,
  • date de la vente ou de la prestation de service,
  • descriptif des produits ou services vendus,
  • identité du fournisseur (nom de l’établissement, raison sociale, Siret, code Naf, numéro RCS…),
  • identité du client,
  • numéro de TVA intracommunautaire,
  • numéro du bon de commande, le cas échéant,
  • date ou délai de paiement.

La facture électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises entre 2024 et 2026. Toutes les entreprises doivent ainsi être en mesure de recevoir et de traiter une facture électronique d’un prestataire à partir du 1er juillet 2024. Les grandes entreprises devront facturer de manière électronique à compter de cette même date, les entreprises de taille moyenne à compter du 1er janvier 2025, les PME et micro-entreprises à partir du 1er janvier 2026. Le conseil des ministres du 15 septembre 2021 a, par ordonnance, accordé un délai supplémentaire aux entreprises, la facture électronique devant s’imposer initialement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.

Factur-X

Factur-X est, avec l’EDI (échange de données informatisé), l’un des 4 formats possibles pour une facture électronique émise en France. C’est le nom français d’un standard franco-allemand de facture électronique hybride, c’est-à-dire lisible par l’œil humain et par la machine – à la différence de l’EDI, compréhensible seulement par cette dernière.

La facture éditée sous le standard Factur-X est un fichier PDF/A3 intégrant un fichier XML où sont logées les informations électroniques de la facture. Elle intègre cinq profils de données, correspondant aux exigences réglementaires et sectorielles des entreprises :

  • le profil Minimum : il contient les données exigées par la réglementation en vigueur et par Chorus Pro,
  • le profil Basic WL : le profil minimum enrichi de données nécessaires à l’automatisation de la facturation chez les clients,
  • le profil Basic : identique au profil Basic WL, il inclut d’autres données,
  • le profil Comfort EN 16931 : il équivaut au profil Basic enrichi des données de la Norme sémantique européenne (NSE),
  • le profil Extended : c’est le profil Comfort enrichi de données répondant aux besoins spécifiques de la Norme sémantique européenne (NSE).

L’édition d’une facture électronique sous le format Factur-X est très simple : l’entreprise édite simplement une facture en format PDF et l’envoie sur une plateforme de dématérialisation – Chorus Pro par exemple, qui est la plateforme de l’État, ou une plateforme de dématérialisation partenaire de l’Administration fiscale. Et c’est la plateforme qui assurera la conversion du document au standard Factur-X, obligatoirement lisible par toutes les entreprises à partir du 1

EDI

L’échange de données informatisé (EDI) est, avec Factur-X, l’un des quatre formats de facture électronique possibles pour une facture électronique émise en France. Il consiste en un échange de données entre les systèmes informatiques du client et du fournisseur sans en passer par un document PDF comme c’est le cas pour les factures au standard Factur-X.

Pour que les données soient transmises d’un système à l’autre, sans échange de documents physiques, elles doivent respecter un format normé – par exemple Edifact, XML… La transmission des informations d’ordinateur à ordinateur, sans intervention humaine, limite les risques d’erreurs et permet d’accélérer les flux.

Le recours à l’EDI reste réservé aux grandes entreprises car il implique d’importants investissements et n’est justifié que dans le cas d’envois massifs de factures entre partenaires commerciaux.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une plateforme utilisée pour l’échange de documents dématérialisés entre partenaires commerciaux. En l’occurrence, les factures électroniques doivent être déposées par le fournisseur sur une plateforme de dématérialisation : soit la plateforme créée par l’État, le Portail Public de Facturation (PPF), soit la plateforme de dématérialisation partenaire de cette dernière. L’entreprise doit s’assurer, en tout état de cause, que la plateforme qu’elle a choisie pour l’envoi de ses factures électroniques respecte la réglementation en vigueur.

Quand une entreprise dépose sa facture électronique sous forme d’un document PDF sur une plateforme dématérialisée partenaire, celle-ci la convertit au format Factur-X et transmet au PPF les données à caractère fiscal (TVA). Si l’accès au portail public est gratuit, une plateforme de dématérialisation partenaire est payante mais propose des services complémentaires, tels que l’archivage des factures ou un système de relance.

Précurseur du Portail Public de Facturation, Chorus Pro est la plateforme de l’État dédiée à l’envoi des factures vers ses services mais aussi de nombreux établissements publics (collectivités territoriales, établissements hospitaliers…). Créée en septembre 2016, elle permet le dépôt ou la saisie d’une facture, le suivi du traitement de ses factures, l’ajout d’éventuelles pièces complémentaires et la consultation des engagements émis par l’État¹.

e-invoicing et e-reporting

Littéralement, le e-invoicing est l’envoi de factures électroniques. Le e-reporting est l’envoi de données à l’Administration fiscale.

Les deux procédures sont liées dans la mesure où la mise en place de la facture électronique s’accompagne d’un dispositif de transmission automatique des données fiscales figurant dans les factures à la Direction générale des finances publiques (DGFIP). L’un des grands intérêts de la facturation électronique est précisément la possibilité pour l’État d’être informé en temps réel de la situation de chaque entreprise au regard de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), et ceci afin de lutter contre la fraude à la TVA. Le e-reporting fait ainsi basculer l’Administration fiscale d’un mode de surveillance de la TVA « post audit » à un mode « clearance ».

Il faut toutefois souligner que le e-reporting déborde le périmètre de la facturation électronique. Celle-ci devient obligatoire, entre 2024 et 2026, pour les transactions commerciales entre entreprises. Mais le e-reporting portera également sur les relations B2C (business to consumer), c’est-à-dire les factures adressées par les entreprises à des particuliers².

Pour aller plus loin :

Tout comprendre sur la facture électronique

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