Facture électronique : deux formats sont possibles

Conformément à la loi de finance 2024, le nouveau calendrier pour l’obligation de la facture électronique s’articule en 2 phases espacées d’une année :

1^er septembre 2026 (ou au 1^er décembre 2026)

• Obligation d’émission et e-reporting pour les ETI et les Grandes Entreprises
• Obligation de réception pour toutes les entreprises

1^er septembre 2027 (ou au 1^er décembre 2027)

• Obligation d’émission et e-reporting pour toutes les entreprises, y compris TPE, PME et indépendants.

Pour remplir cette obligation légale, les entreprises auront le choix entre l’outil Factur-X , simple à mettre en œuvre, et le passage à l’EDI (échange de données informatisé), qui sera probablement plutôt choisi par les grandes entreprises. Explications et conseils pour faire le bon choix.

Factur-X, la solution préférée des PME-PMI

Factur-X est un PDF, intelligible par le cerveau humain, mais c’est aussi un fichier XML, lisible par un système d’informations. C’est le nom français d’un standard franco-allemand de facture numérique hybride mis en service en 2017 et compréhensible par l’œil et la Machine, sans outil de lecture automatique de documents (LAD). Né en 2017 dans notre pays et déjà en place sur le portail Chorus Pro, qui centralise la commande publique, Factur-X constitue une alternative au PDF, simplissime à émettre mais qui ne sera bientôt plus reconnu comme un format valide de facture dans notre pays, puisque le passage à la facture électronique sera une obligation légale à partir de 2026.

Comment fonctionne Factur-X ? Il se présente sous la forme d’un fichier PDF/A3, c’est-à-dire un fichier PDF qui intègre un fichier XML contenant les données électroniques de la facture. L’avantage est double : d’une part, il est lisible par l’œil humain ; d’autre part, il l’est aussi par les systèmes d’information (notamment ceux de l’administration fiscale), qui peuvent donc procéder à une lecture et à un rapprochement automatisé des données.
Le standard Factur-X a été conçu pour que tous types d’entreprises puissent l’utiliser. Il intègre cinq profils de données en fonction des exigences réglementaires et sectorielles propres à chaque entreprise.

Factur-X mode d’emploi

Autre atout de Factur-X : sa simplicité de mise en œuvre. L’entreprise émettrice n’aura qu’à établir ses factures au format PDF en respectant, bien entendu, les mentions légales (date d’émission, date de la vente ou de la prestation de service, descriptif des produits ou services vendus, identité du fournisseur, identité du client, date ou délai de paiement…). Puis, elle aura recours à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) privée ou au Portail Public de Facturation (PPF), lequel convertira le PDF en PDF/A3 totalement sécurisé. La facture électronique Factur-X sera alors envoyée au client et les données de facturation automatiquement transmises au PPF, qui se chargera notamment de contrôler et de prédéclarer la TVA.

Conviviale et universelle, la solution Factur-X permet une automatisation de la gestion des factures. Ses bénéfices sont nombreux :

• Simplicité de mise en œuvre et d’utilisation
• Sécurité
• Gratuité (ou quasi gratuité)
• Gain de temps sur la déclaration de TVA
• Réduction du temps de gestion, des risques d’erreurs et, de ce fait, potentielle réduction des délais de paiement de vos clients.

L’EDI, de grands gains pour les grandes entreprises

L’EDI consiste en un échange informatisé de données entre entreprises, dans un format standard qui se substitue aux documents papier et aux documents PDF.
L’EDI fiscal est un système qui autorise l’envoi de factures dématérialisées depuis le système d’informations du fournisseur vers celui du client, dans un format totalement normé. La communication des data s’opère donc de machine à machine, ce qui est source d’un énorme gain de temps, de fiabilité et d’efficacité, et permet de traiter des volumes industriels de factures. Toutefois, la mise en place de l’EDI est un projet d’envergure qui implique du temps, un important travail préparatoire entre partenaires commerciaux et des investissements humains et informatiques significatifs. C’est pourquoi, même s’il tend à se démocratiser, l’EDI est plutôt utilisé par les grandes entreprises voire les ETI.

Pour aller plus loin :

• C’est quoi la facture électronique : tout comprendre en vidéo
• Facture électronique : et si on allégeait son montant en anticipant
• Facture électronique : ce que ça change pour les entreprises
• Pour passer à la facture électronique, faites-vous accompagner !
• Facture électronique : que doit-elle contenir ?
• Facture électronique : tour d’horizon

Article initialement publié le 02/11/2021. Dernière mise à jour le 24/10/2023.