Légal & Réglementation

Notes de frais et facture électronique : tout comprendre sur les conséquences de la réforme !

la gestion des notes de frais est directement impactée par la réforme de la facture électronique qui entrera en vigueur le 1er septembre 2026. Explications.

Notes de frais et facture électronique, la question des conséquences mérite en effet d’être abordée. Car la gestion des notes de frais est directement impactée par la réforme en vigueur le 1^er septembre 2026.

Précaution importante : distinguer le e-invoicing du e-reporting. C’est la clé pour apprécier la future relation entre notes de frais et facture électronique !

Notes de frais et facture électronique, des implications à bien envisager

De quoi parle-t-on quand on évoque le binôme notes de frais et facture électronique ? On parle des dépenses induites par les invitations et les déplacements :

• restauration ;
• hébergement ;
• transport ;
• indemnités kilométrique.

Cas pratique :

Le salarié d’une entreprise dîne avec un client dans un restaurant. À l’issue du repas, le collaborateur règle l’addition avec la carte bancaire de l’entreprise. Il est alors considéré comme un ‘’tiers payeur’’ ; le restaurateur est tenu d’émettre une facture au nom de l’entreprise. C’est donc l’entreprise qui supporte en fait la dépense et récupère la TVA, dans la majorité des cas. À ce titre, il s’agit d’une facture B2B que le restaurateur doit transmettre sous format électronique via sa plateforme agréée. 

Globalement, pour être en conformité, un prestataire doit émettre et adresser une facture électronique dans les cas suivants :

• Les frais sont réglés sur place par le représentant de l’entreprise (carte bancaire professionnelle) ; la facture est libellée au nom de l’entreprise.
• Les frais sont réglés à distance par l’entreprise (carte bancaire ou virement) ; la facture est libellée au nom de l’entreprise.
• Le salarié avance les frais, mais la facture est libellée au nom de l’entreprise. Il est alors considéré par l’administration comme le tiers payeur.

Dans tous les cas, la facture doit être transmise à la société via le circuit des plateformes agréées dans l’un des formats autorisés. Elle doit comporter l’ensemble des mentions obligatoires pour éviter tout blocage dès l’envoi. Enfin, la facture doit être présentée comme ‘’déjà réglée’’, excluant ainsi tout risque de double paiement.

Lorsque la facture est établie au nom du salarié, celui-ci est considéré comme un non-assujetti. Dans ce cas, l’opération échappe au e-invoicing mais relève du e-reporting.

À noter qu’une tolérance est prévue jusqu’à 150 euros HT. Cette tolérance permet au restaurateur de facturer directement le salarié, sans passer par l’e-invoicing.

Implications de l’e-invoicing sur les notes de frais

L’e-invoicing concerne les factures émises par le fournisseur au nom de l’entreprise (et non au nom du salarié).

Dans ce cas, la combinaison notes de frais et facture électronique induit deux changements importants :

• la facture doit être transmise à l’entreprise sous format électronique par le fournisseur (Factur-X, CII, UBL) ;
• les outils de gestion des notes de frais doivent pouvoir intégrer ces formats (lire, valider et archiver).

Implications de l’e-reporting sur les notes de frais

Pour rappel, l’e-reporting concerne la transmission à l’administration fiscale des données financières liées aux transactions hors e-invoicing ; notamment :

• les opérations avec des particuliers (B2C) ou des entreprises non assujetties à la TVA en France ;
• les transactions avec des fournisseurs étrangers ou des prestataires non établis en France.

Le cas où un salarié paie une dépense et demande ensuite un remboursement par son employeur entre dans cette catégorie.

Concrètement, si le salarié paie un taxi en espèce avec ses propres fonds, aucune facture électronique n’est émise. En revanche, l’employeur doit transmettre les données de cette transaction à l’administration dans le cadre du e-reporting. Il s’agit en effet d’une dépense professionnelle.

Les informations à transmettre : le montant, le type de dépense  et la TVA si applicable.

Cette information passe par la plateforme agréée de l’entreprise. Cela implique une intégration fluide entre l’application de notes de frais et le système de e-reporting de l’entreprise.

Les implications de la réforme sur la gestion des notes de frais en synthèse

Type de transaction	Factures B2B (entre entreprises assujetties à la TVA en France)	Transactions B2C, avec étrangers ou non-assujettis
Format	Facture électronique normée (Factur-X, CII, UBL)	Données fiscales transmises à l’administration (pas de facture)
Acteurs concernés	Fournisseurs et clients assujettis à la TVA	Particuliers, entreprises non assujetties, fournisseurs étrangers
Obligation pour l’entreprise	Réception/émission de factures électroniques	Transmission des données de paiement à l’administration
Impact sur les notes de frais	Factures au nom de l’entreprise → intégration automatique dans les outils	Dépenses au nom du salarié → données à extraire et déclarer

Les changements induits par la réforme

 Notes de frais et facture électronique, c’est toute une mécanique qu’il faut apprendre à maîtriser.

Les changements pour les entreprises

L’e-invoicing modifie le traitement des factures liées aux notes de frais ; tandis que l’e-reporting impose une transmission systématique des données obligatoires pour les dépenses qui ne relèvent pas de l’e-invoicing.

Les entreprises doivent donc disposer de solutions capables :

• de distinguer les deux types de flux ;
• de les traiter de manière automatisée, fiable et sécurisée.

Le non-respect de ces obligations expose à des sanctions financières. Elles se montent jusqu’à 15 euros par facture manquante, dans la limite de 15 000 euros/an.

Un point de vigilance majeur concerne le risque de doublons entre les flux e-invoicing et les notes de frais.

En effet, un même justificatif peut :

• remonter dans la solution de notes de frais ;
• être reçu en parallèle via la plateforme agréée.

Pour éviter ces doublons, il est nécessaire de :

• mettre en place des contrôles de cohérence entre les deux flux ;
• définir des règles automatiques de réorientation ou de déduplication ;
• sensibiliser les salariés à la saisie correcte des notes de frais.

L’objectif est de prévenir les doubles paiements et d’assurer la fiabilité des données transmises.

Les changements pour les salariés

Pour les salariés, la réforme implique une modification des réflexes. Finis les tickets papier glissés dans une enveloppe ou les factures scannées en dernière minute.

Il leur faut aussi connaître le SIREN de leur entreprise. Il leur sera demandé par les fournisseurs au moment d’établir leur facture.

La logique de dématérialisation des factures s’étend en effet naturellement aux notes de frais des collaborateurs.

C’est pourquoi, dès sa réception, chaque justificatif devra être capturé, classé  et transmis électroniquement.

Cette évolution offre des avantages :

• moins de risques de perte ;
• des remboursements plus rapides ;
• une visibilité immédiate sur l’état des demandes.

Notes de frais et facture électronique, se simplifier la réforme avec les bons outils

L’intégration des notes de frais dans le cadre de la facture électronique impose une refonte des processus internes. Ainsi, les entreprises doivent cartographier leurs circuits actuels afin de définir de nouvelles pratiques plus cohérentes et plus sûres.

Par ailleurs, la conformité des supports et des flux doit être anticipée avec rigueur pour garantir une gestion fluide et totalement conforme.

Des solutions dédiées existent au sein de l’offre Sage. Elles accompagnent cette transition et permettent aux entreprises d’en tirer pleinement parti en productivité  et en maîtrise des obligations réglementaires.

En choisissant la plateforme agréée Sage, l’entreprise accède en effet à un environnement digital complet et cohérent qui intègre :

• la gestion des notes de frais,
• la comptabilisation des factures,
• la transmission des informations.

Le choix de l’environnement Sage présente cinq avantages :

1. L’intégration automatisée des factures électroniques : les outils Sage acceptent les formats réglementaires (Factur-X, CII) ; ils les intègrent directement dans les circuits de validation et de comptabilisation, sans ressaisie.
2. L’automatisation des notes de frais : grâce à des applications mobiles et des workflows intelligents, les salariés peuvent transmettre leurs justificatifs en quelques clics ; tandis que leurs managers valident les demandes depuis une interface unifiée.
3. La conformité garantie : les mises à jour réglementaires sont appliquées automatiquement et les archives sont sécurisées selon les normes en vigueur.
4. Des tableaux de bord et des alertes : les responsables disposent d’une vue d’ensemble sur les notes de frais, avec des notifications pour les anomalies ou les retards ; ce qui accélère les processus et réduit les erreurs.
5. Un accompagnement personnalisé : Sage et son réseau de partenaires proposent des formations et un support dédié pour aider les entreprises.

Comment s’inscrire à la plateforme agréée de Sage ?

La plateforme agréée Sage, certifiée par la DGFiP, répond aux exigences réglementaires de la facture électronique. Conformément au calendrier réglementaire, Sage vous propose de vous inscrire à sa plateforme agréée, étape importante de la mise en conformité.

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