Sobre la nueva «Ley de impulso de la factura electrónica»

En enero de 2015, entrará en vigor la obligatoriedad de emitir factura electrónica para determinadas empresas, a raíz de la publicación de la «Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público».

Esta ley, además de contemplar requisitos de obligatoriedad para aquellas empresas que facturan al sector público, incluye la de emisión de facturas electrónicas de las empresas que, siendo prestadoras de servicios de especial trascendencia, tengan más de 100 empleados o un volumen anual de operaciones superior a 6.010.121,04€, cuando facturen al sector privado.
Como siempre que aparece una normativa de estas características en la que se establece una obligatoriedad en una de las partes, en la otra, siempre surge la duda ¿me puede obligar a….?

Con lo cual, se suelen destinar más recursos a explicar la no obligatoriedad, que los posibles beneficios a obtener o las condiciones para aprovecharla al máximo. En el caso de la factura electrónica, se da la circunstancia añadida de que se ha dedicado más «tinta» en explicar los beneficios para el emisor, que la destinada a explorar las posibles ventajas para el receptor.

Con esto, partiendo de la base que esta ley no cambia nada respecto al receptor de facturas cuando éste es una empresa, dado que sigue siendo necesario su consentimiento, intentaremos poner sobre la mesa los aspectos a tener en cuenta para contestar la pregunta…

¿Qué contesto si mi proveedor me propone factura electrónica?

En primer lugar, debemos identificar el circuito que sigue en mi empresa una factura recibida, los posibles departamentos por los que puede circular y aquellas áreas administrativas en las que puedo automatizar algún proceso.

En segundo lugar, hemos de considerar que no hay un único formato de factura electrónica, ya que en la definición podrían caber muchos tipos de archivo, aunque destacaría dos, el formato «PDF» y el de «facturae». Las posibilidades de tratamiento de uno u otro son diferentes, aunque en esencia, con un sistema que permita la desmaterialización de la factura recibida, podremos, ya no sólo leerla, sino, automatizar estos procesos:

• Archivo y gestión documental.
• Registro del documento en la herramienta de gestión de compras.
• Casación con los documentos de entrega.
• Contabilización y registro en el libro de facturas.

De manera accesoria, cualquier tarea de comunicación entre departamentos (aceptación o conformidad, asignación a centro de imputación, etc.) ya que resulta más fácil industrializar un procedimiento cuando se tratan archivos y datos, que cuando para la gestión de éstos, se requiere un papel.

Dado que muchas herramientas para el proceso de factura electrónica, disponen de módulos que permiten transformar el papel en «e», podemos plantear la aceptación paulatina de aquellos proveedores que nos lo propongan, a la vez que profundizamos en la mejora de nuestros procesos. También de forma paralela, podemos comenzar la «e- transformación» de aquellas facturas que nos lleguen en papel, hasta llegar al punto, finalmente, en el que seamos nosotros quien propongamos a nuestros proveedores esa posibilidad.

En fin, parafraseando aquel famoso anuncio «Si te ofrecen e-factura, simplemente di Sí».