3 Tipps, wie Sie Schwierigkeiten produktiver lösen

Bei der Produktivität geht es nicht nur darum, Vorgehensweisen zu optimieren und möglichst effizient zum Erfolg zu kommen. Für Ihre Produktivität ist auch entscheidend, wie Sie damit umgehen, wenn einmal nicht alles nach Plan läuft. Wenn Sie im Stau stehen, einen Fehler machen, jemand in Ihrem Team mit einer Aufgabe nicht zurechtkommt oder ein Kunde sich beschwert:

Wie reagieren Sie in diesen Momenten? Diese drei Sätze werden Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, klarer zu denken, bessere Gespräche zu führen und produktivere Ergebnisse zu erzielen:

1. „Erklären Sie mir das genauer.“

Hat ein Mitglied Ihres Teams mit einer Aufgabe zu kämpfen, haben viele Führungskräfte oder erfahrenere Kollegen gleich eine Lösung parat oder nehmen sich selbst der Aufgabe an. Je mehr Erfahrung, Fachwissen oder Insights jemand besitzt, desto häufiger lässt sich dieses „berufliche Helfersyndrom“ beobachten. Aber wenn wir das tun, entgehen uns zwei wichtige Chancen:

Durch Zuhören entsteht Empathie.

Bieten wir sofort eine Lösung an, dreht sich alles um uns – den Experten, den Problemlöser, den erfolgreichen Macher. Durch die simple Aufforderung „Erklären Sie mir das genauer“ konzentrieren wir uns dagegen auf unser Gegenüber. Wir hören zu und verstehen. Womöglich will der andere gar nicht, dass wir das für ihn in die Hand nehmen. Vielleicht will er sich nur Luft machen und zeigen, dass das für ihn nicht so einfach wie gedacht ist. Empathie oder Bestätigung als Reaktion sind dann oft viel wirkungsvoller als eine schnelle Lösung.

Sie fördern selbstständiges Denken.

Oft arbeite ich mit Teams, in denen es ein paar sehr erfahrene Mitarbeiter gibt, an die sich Jüngere mit praktisch allen Fragen wenden. Dies führt oft zu Frust, weil diesen Experten dann die Zeit für ihre eigentliche Arbeit fehlt. Und die Nachwuchskräfte finden nichts selbst heraus, weil es ja viel schneller ist, einfach jemanden zu fragen. Am produktivsten sind aber die Unternehmen, die Wert auf selbstständiges Denken legen und das bei ihren Mitarbeitern fördern – statt sich nur auf die Führungskräfte und erfahrenen Kollegen zu verlassen (und sie so zu überlasten).

2. „Wie ist das passiert?“

Können Sie Fehler leicht eingestehen? Auch anderen gegenüber? Und wie ist das bei Ihrem Team? Wer produktiv sein will, möchte natürlich Fehler vermeiden. Aber wenn wir um jeden Preis alles richtig machen wollen und Fehler für uns mindestens eine mittlere Katastrophe sind, schaffen wir damit womöglich ein Arbeitsklima, in dem sich niemand mehr etwas zutraut und Missgeschicke unter den Teppich gekehrt werden. Das Ergebnis sind dann unproduktive Verhaltensweisen wie Opportunismus, Verschleierung, Schuldzuweisungen, Perfektionismus und ein Mangel an Vertrauen.

Viel produktiver ist es dagegen, wenn Sie ein offenes, angstfreies Arbeitsklima schaffen, in dem Fehler passieren dürfen. Sie müssen dann wahrscheinlich etwas Zeit darin investieren, um Pannen wieder auszubügeln. Aber genauso wichtig ist es, dass Sie sich die Zeit nehmen und interessiert (und nicht verurteilend) nachfragen, wie es dazu gekommen ist.

Dabei werden Sie viel Hilfreiches erfahren, aus dem Sie und Ihre Kollegen etwas lernen können. Vielleicht lassen sich dann sogar Prozesse verbessern. Auf jeden Fall werden Sie aber durch Ihr Interesse und Ihre Anteilnahme das gesamte Team stärken. Tatsächlich sind einige der besten Innovationen aus Fehlern entstanden.

3. „Das gehört zum Job dazu.“

Wird unsere Arbeit unterbrochen, empfinden wir das oft als zusätzliche Schwierigkeit. Wir denken, wir könnten so viel schneller fertig sein, wenn das jetzt nicht auch noch passiert wäre. Störungen sind für uns vor allem eines: etwas, dass uns von der eigentlichen Arbeit abhält. Also versuchen wir meistens, solche Situationen irgendwie grundsätzlich zu vermeiden, ihnen aus dem Weg zu gehen oder sie zu ignorieren.

Sie könnten sich aber auch einfach sagen: „Das gehört zum Job nun einmal dazu.“

Wenn Sie z. B. eine E-Mail von einem unzufriedenen Kunden erhalten, versuchen Sie es einmal mit dem Gedanken „das gehört zum Job dazu“ – statt frustriert zu reagieren und sofort die Beschwerde aus der Welt zu schaffen, damit Sie ungestört weiterarbeiten können.

Am produktivsten sind Sie nämlich, wenn Sie diese Kundenrückmeldung als Chance betrachten: Warum fragen Sie den Kunden nicht einfach, was genau ihn ärgert? Dabei erfahren Sie vielleicht etwas Hilfreiches, was Sie beim Service oder im Unternehmen noch besser machen können. Oder Sie stärken durch Ihr Interesse die Beziehung zu diesem Kunden. Oder beides.

Maximieren Sie Ihre Produktivität

Ob Geschäftsführer, Führungskraft oder neuer Mitarbeiter: Schwierigkeiten in beruflichen Situationen haben wir alle ab und an. Am liebsten würden wahrscheinlich auch Sie solche Unannehmlichkeiten möglichst vermeiden und Probleme möglichst schnell aus der Welt schaffen. Aber wenn Sie lernen, aufmerksam zu sein, und mit Neugier – nicht verurteilend – darüber nachzudenken und über Schwierigkeiten zu sprechen, werden Sie feststellen, dass darin oft überraschende Chancen zum Lernen und persönlichen Wachstum liegen. Und oft sind es gerade die schwierigen Situationen, aus denen wir letztlich mehr Produktivität gewinnen.