Staffel 2: Produktivität - Potenziale freisetzen
4 einfache Tipps für strukturiertes, effizientes Denken
Stressfreie Produktivität ist etwas, das die meisten von uns anstreben. Und warum auch nicht? Schließlich können Sie dann viel besser arbeiten, für Ihr Team da sein oder Ihr Geschäft führen. Wenn Sie Aufgaben kategorisieren und priorisieren, verschaffen Sie sich damit einen klaren Kopf. Sie gewinnen den nötigen Freiraum, um nachzudenken und sich auf das zu konzentrieren, was im Moment wirklich wichtig ist.
Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie alles problemlos im Kopf behalten können, ohne die Übersicht zu verlieren: Sie irren sich. Ihr Kopf ist kein gutes „Ablagesystem“ – im Gegenteil. Wenn Sie alle anstehenden Aufgaben ständig im Hinterkopf haben, tun Sie sich keinen Gefallen. Solche „mentalen To-do-Listen“ bremsen Sie aus und führen dazu, dass Sie einigen Punkten zu viel Aufmerksamkeit widmen, während andere wichtigere Aspekte zu kurz kommen.
Member Masterclass: Produktivität ohne Stress – gewusst wie
Erfahren Sie von David Allen, Erfinder der „Getting-Things-Done“-Methode, wie Sie den Kopf wieder frei bekommen, besser den Überblick behalten und die richtigen Prioritäten setzen.
Mini-Tipps, wie Sie die Kontrolle übernehmen
Tatsächlich ging es in meinem ersten Buch vor allem um eines: Menschen zu helfen, sich einen Überblick zu verschaffen und mentalen Freiraum zu gewinnen, um eine stressfreie Produktivität im Beruf – und im Leben – zu erreichen. Als ich es 2001 schrieb, floss darin alles ein, was ich in 25 Jahren bis zu diesem Zeitpunkt gelernt hatte. Mein Buch ist heute ein weltweiter Bestseller.
Für mich ist die „Getting-Things-Done“-Methode (GTD-Methode) etwas ganz Natürliches, das ich täglich praktiziere. Aber ich kann mir vorstellen, dass jemand, der sich zum ersten Mal damit beschäftigt, vielleicht damit etwas überfordert ist oder sogar entmutigt werden kann. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, habe ich einige Mini-Tipps zusammengestellt, wie Sie den Kopf für die wirklich wichtigen Aufgaben frei bekommen.
Einige dieser Techniken basieren auf den GTD-Grundprinzipien: Erfassen, Bearbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen. Andere Tipps sollen Ihnen helfen, den Kopf in hektischen oder unsicheren Zeiten frei zu bekommen, damit Sie schneller produktiv werden. Sie können sich so einen Überblick und den nötigen Freiraum schaffen, den Sie zum Nachdenken, für neue Ideen und die Umsetzung brauchen – und gewinnen so die Kontrolle über Ihre Produktivität.
1. Verwenden Sie ein Tool oder Ordnungssystem, um alles zu erfassen.
Ob an Ihrem Schreibtisch, in einer Besprechung oder wo auch immer Sie gerade sind: Halten Sie fest, was Ihnen gerade durch den Kopf schießt. Das können neue Ideen, interessante Gedanken, Lösungsansätze oder zu erledigende Aufgaben sein. Wie Sie das festhalten, spielt keine Rolle. Sie können einfach alles aufschreiben (meine bevorzugte Methode), eine Sprachnotiz aufnehmen oder eine App für Audio-Aufnahmen auf dem Smartphone verwenden – was auch immer für Sie am besten funktioniert. Anschließend ordnen Sie jeden Punkt geeigneten Listen zu, die Sie dann später durchgehen. So haben Sie schon einmal grob gegliedert, was mit welchem Punkt zu tun ist.
2. Gehen Sie Ihre Listen durch.
Jetzt geht es an die Bearbeitung Ihrer gesammelten Notizen, Sprachmemos oder Aufnahmen. Markieren Sie alles, was Sie erledigt haben. Erstellen Sie dann eine Liste mit den nächsten Schritten. Sie können das täglich, jeden zweiten Tag oder wöchentlich machen. Wichtig ist nur, dass Ihre Listen stets auf dem neuesten Stand sind. So können Sie selbst in dieser schnelllebigen und dynamischen Geschäftswelt leichter den Überblick behalten und smarter arbeiten.
3. Organisieren Sie Ihren Posteingang.
Alle E-Mails im Posteingang zu lesen und zu bearbeiten, scheint oft unerreichbar. Aber mit ein paar logischen Schritten und zusätzlichen Ordnern geht das einfacher, als Sie denken: Finden Sie zuerst heraus, worum es in einer E-Mail geht und ob Handlungsbedarf besteht. Wenn nicht, entscheiden Sie, ob Sie die E-Mail löschen oder aufbewahren wollen. Wenn ja, können Sie diese Aufgabe gleich bearbeiten, delegieren oder auf später verschieben.
4. Halten Sie sich an die Zwei-Minuten-Regel.
Wenn Sie viel um die Ohren haben, neigen Sie vielleicht dazu, kleine Aufgaben auf später zu verschieben – weil es eben nur kleine Aufgaben sind. Dies gilt besonders für E-Mails. Mein Tipp: Kann eine Anfrage in zwei Minuten gelesen, bearbeitet und erledigt werden, tun Sie es einfach. Dann müssen Sie nicht mehr daran denken und haben den Kopf zumindest davon frei. Und warum gerade zwei Minuten? Weil es wahrscheinlich länger als zwei Minuten dauert, die Anfrage zu kategorisieren, einzuplanen und abschließend zu überprüfen, als wenn Sie sie gleich erledigen würden.
Bessere Produktivität: Das „Wie“ entscheidet
Das Geschäftsleben kann hart sein. Aber jede noch so kleine Maßnahme, mit der Sie produktiv bleiben und die Ihnen die Arbeit erleichtert, hilft Ihnen weiter. Sie schaffen sich damit den Freiraum, den Sie für Ihre Arbeit und die Konzentration auf Ihr Geschäft brauchen. So arbeiten Sie aktiv für Ihr Business und Ihren Erfolg, statt nur zu reagieren.
Auch wenn Ihr Alltag größtenteils wie gehabt bleibt, wenn Sie alle oder einige dieser Tipps befolgen – eines wird sich auf jeden Fall ändern: die Art und Weise, wie Sie die Dinge angehen, um für sich selbst stressfreier und produktiver zu arbeiten.
