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Sage b7 Referenzkunde Acti-Med AG

Zuverlässige Basis für höchste Ansprüche in der Medizintechnik

Erfolgsgeschichte

Wie die Acti-Med AG mit der ERP-Software von Sage die Spitzen-Qualität ihrer Produkte sicherstellt und Abläufe optimiert.
Violettes Piktogramm einer Person

Kunde

Acti-Med AG
Violettes Piktogramm einer Person vor einer Fabrik

Branche

Herstellung von medizintechnischen Apparaten und Materialien
Violettes Piktogramm einer Standortmarkierung

Standort

Freiensteinau (Deutschland)
Violettes Piktogramm eines Schraubenschlüssels über Kreuz mit einem Schraubendreher

Produkt

Sage b7

Kanülen und Kanülensysteme sind integraler Bestandteil vieler Produkte der Medizintechnik und Pharmazie. Entsprechend hoch sind die Anforderungen. Acti-Med entwickelt und produziert in diesem sensiblen Bereich Spitzentechnologie, die höchste Qualitätsstandards auf allen Ebenen erfüllt.

Als reines Handelsgeschäft gründete Andreas Schwalb Acti-Med 1997. Doch schon bald wurde eine zertifizierte Qualitätssicherung aufgebaut und 2001 mit der eigenen Produktion nach ISO 13485 im hessischen Freiensteinau begonnen. Mit der Umwandlung in eine kleine AG wuchsen Produktion und Unternehmen immer weiter, 2013 wurde eine zweite Niederlassung in Polen gegründet. Aus dem kleinen Betrieb mit anfänglich drei Mitarbeitern ist inzwischen ein global operierendes Unternehmen mit insgesamt rund 200 Mitarbeitern geworden, das über 300 Millionen Kanülen im Jahr für anspruchsvolle Kunden in aller Welt produziert. Ein wichtiger Baustein dieses Erfolges: ERP-Software von Sage.

Die Herausforderung

Bei Acti-Med gibt es keine Artikel ‚von der Stange‘. Jedes Produkt wird speziell für und mit dem jeweiligen Kunden entwickelt und hochwertig produziert. „Wir sind spezialisiert auf diesen langwierigen, entwicklungsintensiven Prozess“, sagt Geschäftsführer Andreas Schwalb. Dabei müssen permanent höchste Anforderungen an die Qualität nicht nur des Produktes erfüllt werden, sondern auch an die der lückenlosen Dokumentation. „Jeder Arbeitsschritt, jedes Detail muss jederzeit überprüfbar und nachvollziehbar sein“, sagt Schwalb. Nicht zuletzt wegen der Anforderungen für die Zertifizierungen. Eine mitwachsende ERP-Software, die nicht nur zuverlässig sämtliche kaufmännischen Anforderungen abdeckt, sondern auch mit den entsprechenden Programmen für die Produktentwicklung und das Qualitätsmanagement zusammenarbeitet, war deshalb für die Acti-Med AG unabdingbar.

Die Lösung

Mit der ERP-Software von Sage hat die Acti-Med AG einen stabilen und flexiblen Grundstein für ihre EDV gewählt. „Anfangs war das ERP-System eigentlich zu groß für unsere Bedürfnisse“, erinnert sich Andreas Schwalb. „Jetzt sind wir froh, dass wir es haben.“ Auch die Anbindung der polnischen Niederlassung als eigener Mandant war problemlos möglich. „Dort läuft die Software auf Polnisch.“ Die Software ist mitgewachsen, wurde Schritt für Schritt aufgebaut und an die steigenden Anforderungen der Acti-Med AG angepasst. Über optimierte Schnittstellen sind die PDM/PLM- und CAQ-Systeme eingebunden. „Die Kommunikation zwischen den für uns essentiellen Systemen klappt reibungslos, Übertragungsfehler sind praktisch ausgeschlossen“, sagt Schwalb.

Das Ergebnis

Erhält Acti-Med eine Kundenanfrage, wird das Projekt zunächst im Projektmanagement angelegt, eine Artikelnummer vergeben und über diese schließlich ins ERP-System von Sage übertragen. Das übernimmt die Preiskalkulation, berücksichtigt dafür die Arbeitsplatz-Kosten, Produktionszeiten, Zuschläge, es überprüft das Lager und ermittelt benötigte Zukäufe. „Dass wir quasi auf Knopfdruck unsere Lagerwerte darstellen können, ist auch bei Wirtschaftsprüfungen von Vorteil“, sagt Andreas Schwalb. Zur Angebotserstellung gehört ein detaillierter Arbeitsplan, in dem sämtliche Arbeitsschritte und -abläufe festgehalten sind. Hier kommt die Qualitätssicherung ins Spiel. „Im CAQ-System wird zugleich ein Prüfplan erstellt, der mit den einzelnen Arbeitsschritten eng verknüpft ist“, erklärt Schwalb. Erst nach erfolgreicher Prüfung geht es mit dem nächsten Schritt weiter - auch während der Produktion (Inprozesskontrolle). Wareneingänge werden so zunächst im ERP-System erfasst, zur Prüfung ans CAQ-System übergeben und solange ins Quarantäne-Lager verschoben. Die Acti-Med-AG sichert die Qualität ihrer Produkte nach dem strengen GMP-Standard, der auch die akribische Dokumentation erfordert. Dank der Einbindung der PDM/PLM-Lösung werden die erforderlichen Dokumente sofort passend abgelegt und verknüpft. Alle Schritte und auch die verwendeten Materialien lassen sich so einfach und genau zurückverfolgen, auch dank der Chargenrückverfolgung. „Für uns ist es sehr wichtig, dass die ERP-Software von Sage diese Rückverfolgung auch ‚rückwärts‘ erlaubt“, sagt Andreas Schwalb. So kann nachvollzogen werden, für welche Aufträge Material mit einer bestimmten Chargennummer verwendet wurde. „Im Fall einer Beanstandung können wir die betroffenen anderen Produkte schnell ermitteln und zurückrufen.“ Gerade in der Medizintechnik kann das lebenswichtig sein.

Der Ausblick

Durch die Verknüpfung der verschiedenen Systeme mit der ERP-Software von Sage sind die Abläufe bei Acti-Med optimiert und das Dokumentenmanagement vereinfacht worden. „Durch den Einsatz der Software sparen wir uns einige Mitarbeiter“, ist sich Andreas Schwalb sicher. Der Geschäftsführer schätzt zudem die Anwenderfreundlichkeit. „Im Vergleich zu anderen ERP-Systemen lässt sich mit der Software von Sage deutlich einfacher arbeiten.“ Und flexibel auf wachsende und wechselnde Anforderungen reagieren: So wird die ERP-Software von Sage jetzt an neue gesetzliche Anforderungen in Polen angepasst.

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