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Sage b7 Referenzkunde IVA Schmetz GmbH

Mehr Struktur und Transparenz

Wie die IVA Schmetz Gruppe Sage b7 innerhalb eines halben Jahres einführte und damit ihre Effizienz steigerte.

Kunde

IVA Schmetz GmbH

Branche

Maschinenbau

Standort

Menden (Deutschland)

Produkt

Sage b7

Die IVA Schmetz GmbH ist auf die Entwicklung und Fertigung von Atmosphäre- und Vakuumofenanlagen zur Wärmebehandlung von Bauteilen spezialisiert. In ihrer Branche ist sie Vorreiter für Industrie 4.0 und Digital Service und bietet mit „Predictive Maintenance“ modernste Wartung bestehender Anlagen unter Nutzung von Machine Learning und mathematischen Vorhersagen an.

Die Kunden der IVA Schmetz GmbH, die überwiegend aus den Bereichen Automotive, Luftfahrt, Werkzeugbau, Medizintechnik und Lohnhärterei kommen, schätzen die qualitativ hochwertigen Neuanlagen ebenso wie das umfassende Portfolio von Dienstleistungen rund um Wartung, Retrofit und Ersatzteillieferung. Gesellschaftlich relevante Themen, wie z. B. die Elektromobilität, und der damit einhergehende Einsatz neuer Materialien, bestimmen eine immer komplexer werdende Wärmebehandlung und erfordern so die Entwicklung von Produktinnovationen. Insgesamt beschäftigt die IVA Schmetz Gruppe rund 400 Mitarbeiter, davon 200 an den deutschen Standorten in Menden und Dortmund sowie in Plochingen bei der Tochtergesellschaft Mahler GmbH.

Die Herausforderung

Dr. Thomas Wülfing, kaufmännischer Geschäftsführer der IVA Schmetz GmbH, berichtet über die Entwicklung des Unternehmens in den vergangenen Jahren: „Die IVA Schmetz Gruppe wächst kontinuierlich, wodurch wir auch ein Stück weit aus unseren etablierten Prozessen herausgewachsen sind. In unserem Fall war zudem historisch bedingt die Situation entstanden, dass alle drei deutschen Standorte ihr eigenes ERP-System im Einsatz hatten – mit jeweils eigenem Aufbau und Support sowie unterschiedlicher Nutzungsintensität. Hier sahen wir große Herausforderungen, die interne Abstimmung zu verbessern und unterschiedliche Arbeitsweisen zu harmonisieren, um für weiteres Wachstum gerüstet zu sein. Die Notwendigkeit eines neuen Systems kam also von innen heraus: Wir wollten ein nachhaltiges System, das alle Einzellösungen ersetzt.“ Gesucht war dabei ein starkes System, was im Standard genutzt und an möglichst wenigen Stellen angepasst werden musste. Es sollte ein in sich geschlossenes, branchenspezifisches System sein, das einen stabilen und verlässlichen Betrieb ermöglicht.

Der gewählte Projektmanagement-Ansatz war laut Dr. Wülfing unkonventionell: „Wir wollten keine aufwändigen Ist-Prozessanalysen durchführen oder theoretische Anforderungskonzepte schreiben; stattdessen haben wir den Fokus auf eine kurze Projektlaufzeit gelegt.“ Mit diesen Kriterien ging man bei IVA Schmetz auf die Suche.

Die Lösung

Sage b7 versprach einen sicheren Roll-Out durch ein vollumfängliches und im Markt bewährtes Produkt sowie durch den Einsatz qualifizierter und erfahrener Consultants. Auch bot Sage den gesuchten Mehrwert eines vertrauenswürdigen Supportkonzeptes, das schnell, lokal und skalierbar ist. Außerdem stellte die auf den mittelständischen Maschinen- und Anlagenbau speziell zugeschnittene Software die angestrebte kurze Projektlaufzeit sicher. Anpassungen an die Anforderungen der IVA Schmetz waren nur an wenigen Stellen notwendig. Heute wird Sage b7 für die gesamte Wertschöpfungskette eingesetzt: Materialbeschaffung, Lager, Logistik, Konstruktion, Fertigung/Zusammenbau, Vertrieb und Aftermarket. Ein wichtiger Einsatzbereich ist die Generierung von Fertigungspapieren auf Basis von Zeichnungen und Stücklisten, um diese in der Werkstatt für den Zusammenbau zu nutzen. Auch die enge Verzahnung zwischen operativer Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung war eine wesentliche Anforderung – daher deckt Sage b7 auch die kaufmännischen Bereiche ab. Bereits nach drei Monaten Projektlaufzeit wurde zum 1. Januar 2019 die Finanzbuchhaltung migriert, nach rund einem halben Jahr ging der erste Standort live. Nach einem Jahr ist Sage b7 an allen drei Standorten im Einsatz.

Das Ergebnis

Dr. Wülfing führt aus: „Es klappt gut. Mit der Einführung von Sage b7 kommt auch eine Änderung der Arbeitsweise. Die Mitarbeiter nutzen zunehmend die neuen und effektiven Möglichkeiten, die das System bietet. Aufträge laufen schneller durch das System als in unseren Altsystemen. Sobald sich eine gewisse Routine einstellt, werden Suchaufwände geringer und die Zusammenarbeit einfacher. Auch die aufwändige Dokumentenablage wird durch Einführung eines integrierten Dokumentenmanagementsystems vereinfacht. Dies alles führt zu einer schnelleren Durchlaufzeit der
Anlagen und zur Erhöhung der Reaktionszeit auf Kundenanfragen. Gerade im Servicebereich ist das ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.“

Das Unternehmen rückt noch mehr zusammen und läuft im Gleichschritt, weil durch die Prozesstransparenz mehr gegenseitiges Verständnis vorhanden ist. Dr. Wülfing: „Das Inseldenken wird aufgebrochen und das Gesamtprozessverständnis steigt. Das neue Sage b7 ist die Basis für eine bessere Vernetzung aller Abteilungen. Wir sprechen jetzt noch mehr die gleiche Sprache und verstehen die Anforderungen der einzelnen Abteilungen besser.“

Der Ausblick

Mit Hilfe der durch Sage b7 dokumentierten und damit transparenten Abläufe will IVA Schmetz weiter wachsen. DMS, CRM und Fertigungssteuerung sind einige Themen, an denen in der Zukunft gearbeitet werden wird. Konkret gehören dazu die Archivierung und Verarbeitung externer Dokumente, eine detailliertere Auftragsterminplanung unter Nutzung von Arbeitsgängen oder die Dokumentation von Unterlagen und Eckdaten zu allen je gefertigten Ofenanlagen. Außerdem sind die komfortable Stücklistenverwaltung, die Vereinheitlichung von Artikelstämmen und die Einsatzplanung der Servicetechniker wichtige Themen der Zukunft. Mit dem modularen Aufbau von Sage b7 kann all dies jetzt in Teilschritten angegangen werden. Dr. Wülfing resümiert: „Die Einführung eines ERP-Systems ist Teamarbeit und wir sind nur erfolgreich durch die große Unterstützung vieler Mitarbeiter. Dabei sind sich alle bewusst, dass der Go Live erst der Anfang war. Die Mitarbeiter erkennen heute schon mit Hilfe des Systems neue Themen und schöpfen das Potential der Software sukzessive immer weiter aus.“

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