Wenn aus der Wanduhr zur vollen Stunde nicht der Kuckuck ruft, sondern die Amsel zwitschert, dann hat man es mit einem Zeitmesser aus dem Hause KooKoo zu tun. Seit 2001 entwickelt, produziert und vertreibt der deutsche Uhrenhersteller aus Hallbergmoos bei München Wanduhren und Wecker mit Originalaufnahmen von Vogel- und Tierstimmen sowie Weihnachts- und Kinderliedern.
Die KooKoo GmbH ermöglicht es ihren Kunden, „die Zeit zu hören“. Dabei hat man im Unternehmen ebenfalls die Zeichen der Zeit erkannt: Seit 2016 hat sich die KooKoo GmbH vom fast rein nationalen B2B-Geschäft zum nahezu ausschließlich internationalen B2C-Geschäft gewandelt. Durch die Nutzung von Online-Marktplätzen wie Amazon wird das B2C-Geschäft auch zukünftig weiter ausgebaut werden. Um den damit einhergehenden steigenden Anforderungen bestmöglich zu begegnen, hat man seit neuestem die Sage 100 in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft im Einsatz.
„Seit 2006 haben wir unsere Buchhaltungsdaten in der Sage Office Line geführt“, erklärt Edgar Michahelles, Geschäftsführer der KooKoo GmbH. „Mit dem Upgrade auf die Sage 100 und einem gleichzeitigen Wechsel des externen Logistikunternehmens haben wir zusätzlich die Warenwirtschaft integriert. Ich wollte ein flexibles System, welches exakt auf unsere Workflows und unsere Bedürfnisse anpassbar ist und das sich bei Bedarf auch erweitern lässt.“ Unabdingbar war zudem die Möglichkeit, paneuropäische Umsätze in einem einzigen System koordinieren zu können, also mehrere Sprachen, Währungen und auch Gesetzesräume mit einer Unternehmenssoftware abzudecken.
Um vollen Überblick über Warenbewegungen sowie Finanzdaten zu haben, wurde 2016 in Zusammenarbeit mit dem Sage Business Partner CCPW GmbH das Upgrade auf die Sage 100 durchgeführt. Da die KooKoo GmbH im B2C-Bereich mittlerweile einen hohen Prozentsatz des Umsatzes über Amazon generiert, war es auch nötig, hier eine Anbindung zu schaffen. Kurt Bitzl, der für die KooKoo GmbH als Entwickler tätig ist, beschreibt die Anforderungen: „Im Jahr 2018 lag unser Hauptaugenmerk auf der Abbildung des Pan EU-Programms von Amazon. KooKoo liefert seine
Produkte an ein bestimmtes Amazon-Logistikzentrum. Amazon wiederum verteilt dann die Waren mittels Algorithmus auf Standorte in ganz Europa, um Bestellungen kostengünstiger und schneller abwickeln zu können. Dabei treten natürlich viele verschiedene Anforderungen in Sachen Umsatzsteuer, Gesetzeskonformität und natürlich auch Nachvollziehbarkeit der Warenbewegungen und des Cashflows auf. Insbesondere durch die Anpassbarkeit und Funktionalität des Sage100cloud Applikationsservers holen wir nun automatisiert die Belege vom Amazon-Webdienst ab und integrieren sie in den Sage100cloud-Belegworkflow. Neben der Amazon-Plattform werden noch andere Verkaufsplattformen wie Webshop und Direktvertrieb etc. automatisiert über die Sage100cloud bedient.“
Seit dem Upgrade auf die Sage 100 und der damit einhergehenden intuitiven Bedienung hat die KooKoo GmbH komplette Einsicht in ihre Unternehmensdaten. Dies bringt auch die Möglichkeit mit sich, das Unternehmen auf der Grundlage valider Daten zielgerichtet zu steuern. Das Resultat kann sich sehen lassen: Wurde bei der KooKoo GmbH in der Vergangenheit ein Großteil des Umsatzes per Verkauf über Fachhändler generiert, so hat sich dieses Verhältnis umgedreht. Nahezu 70 % werden heute über den Verkauf an Endkunden erwirtschaftet, Tendenz: steigend. Gleichzeitig wurde das Rechnungswesen durch die neue Technologie effizienter, denn auch der externe Logistiker und die Versanddienstleister inklusive transparenten Trackingnummern sind an die Sage 100 angebunden. „Sämtliche Zahlungsströme laufen nun vollautomatisch in die Buchhaltung. Bei gleichbleibenden Buchhaltungsressourcen ist das Belegaufkommen um das 100-fache gestiegen,“ erläutert Edgar Michahelles.
„Durch die Aktivierung von Amazon PAN-EU sind wir in der Lage, alle möglichen EU-Transaktionen abzubilden und zu verbuchen,“ gibt Edgar Michahelles einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung. „Das ist ein einmaliger Sage FiBu-Implementationsaufwand mit einer umfangreichen Anzahl an Steuercodes, der in vielen anderen Systemen gar nicht darstellbar ist. Mit Sage 100 habe ich eine businessfreundliche Lösung, die mir Überblick über alle Unternehmensdaten verschafft und die mit zukünftigen Anforderungen mitwächst. Für uns war die Sage 100 eine gute Entscheidung.“
