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Desafíos comunes de contabilidad para pymes (infografía)

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Explicamos e ilustramos a través de una infografía los principales retos contables de las pymes.

  • La diferencia entre una contabilidad bien o mal llevada puede ser una de las causas de la supervivencia o fracaso de muchos negocios
  • La contabilidad no solamente es una obligación legal, sino también una poderosa fuente de información útil para la gestión

La contabilidad de las pymes es especial, sobre todo la de las pequeñas empresas. Lo es porque tiene muchas potencialidades y marca mucho la diferencia entre los negocios que la llevan bien y los rezagados.

En ese sentido, en general suele ser muy importante establecer una relación de confianza entre el contable (ya sea asalariado o un asesor externo) y los gerentes, así como integrar la información contable en todas las decisiones y tener en cuenta las labores contables a la hora de diseñar todo tipo de procesos. De lo que se trata, en fin, es de superar retos contables como los siguientes.

El reto de los datos contables y los medios para trabajar con ellos

Para poder llevar con solvencia una contabilidad es necesario disponer de los datos necesarios. Por ejemplo, se necesita tener al día los datos procedentes de fuentes tales como:

  • La facturación
  • Los inventarios
  • Condiciones de contratación que puedan influir en la calificación contable de determinados hechos
  • Datos técnicos sobre el nivel de uso y desgaste de los activos
  • Informaciones sobre la solvencia de los deudores
  • Datos bancarios y de caja
  • Las nóminas
  • Gastos de suministros
  • Información fiscal

El volumen de datos puede ser elevado y hay que saber cómo emplearlos para convertirlos en información contable útil en la toma de decisiones y en la presentación de información contable y financiera a terceros.

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Dispone de capacidad analítica para la gestión de áreas de la empresa y un bloque de contabilidad presupuestaria para hacer seguimiento a nivel de subcuentas. Incluye además modelos fiscales y cuentas anuales.

Para superar ese reto, es muy importante el criterio, formación y experiencia de la persona encargada de llevar las cuentas. Un ejemplo claro es la existencia de ciertos supuestos en los que surgen dudas sobre cómo contabilizarlos. Incluso, en algunos casos, puede ser necesario efectuar una consulta al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.

Sin embargo, lo normal es que la mayoría de los hechos u operaciones con trascendencia contable tengan una y otra vez el mismo tratamiento. De ahí surge la posibilidad de automatizar una gran parte de los procesos contables. De este modo, el uso de las soluciones contables adecuadas libera mucho tiempo y recursos materiales y humanos.

La tesorería

Uno de los enemigos de la rentabilidad de las pequeñas empresas es la existencia de excesos de liquidez. Cuando se tiene un tamaño reducido, en general, se suele tener una posición de cierta desventaja en la negociación de todo tipo de condiciones de pago o cobro. La respuesta equivocada de muchos emprendedores es mantener demasiada liquidez con el fin de incrementar la capacidad de respuesta ante condiciones exigentes de proveedores, clientes y otros tipos de acreedores y deudores.

Sin embargo, esa práctica tiene un coste excesivo. Supone una renuncia a inversiones más rentables y, por tanto, al alcance de la máxima productividad que reclaman los tiempos actuales.

Lo correcto es gozar de una información precisa sobre los movimientos de tesorería, las necesidades que se han tenido en el pasado y las previsiones sobre el futuro. Y también resulta importante realizar proyecciones sobre lo que podría ocurrir con los activos más líquidos de la empresa y con el cumplimiento de las obligaciones de pago dependiendo de las alternativas elegidas para gestionar la tesorería en función de diferentes escenarios de desarrollo del negocio.

Los inventarios

Tradicionalmente, el término “inventario” ha producido sudores en los pequeños empresarios solo con nombrarlo. Era lógico, puesto que implicaba diferentes responsabilidades importantes. Por un lado, la paralización de otras actividades en el día de inventarios. Por otro, la incertidumbre sobre si se estaba llevando bien en cada momento. Y, además, lo más importante: ¿qué volúmenes de existencias eran los más adecuados para la actividad?

Hoy todo es mucho más sencillo gracias a la automatización. Incluso es posible colocar elementos como los sistemas de radiofrecuencia RFID, que permiten saber en cada momento cómo se mueven las existencias del negocio.

Además, de forma semejante a lo que sucede con la tesorería, las decisiones sobre inventarios se pueden tomar con mucha mejor información. Las soluciones de gestión de inventarios facilitan la disminución de los excedentes sin que por ello vaya a incrementarse el riesgo de quedarse sin stocks suficientes.

¡Comparte! Y ten siempre a mano esta infografía resumen de los principales desafíos de contabilidad para pymes.

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Las obligaciones fiscales

  • La relación entre la contabilidad y la fiscalidad de los negocios es muy estrecha. En general, la mayoría de los impuestos están relacionados con hechos imponibles cuya cuantificación se apoya en la estimación directa a partir de la información contable.
  • Por ello, de la calificación contable de unos determinados hechos va a depender su tratamiento fiscal. Por lo tanto, es muy importante efectuar una contabilización adecuada que permita no pagar de más sin incurrir en ningún tipo de infracción.
  • Paralelamente, la segunda preocupación es el cumplimiento de las obligaciones formales en los impuestos, que se apoyan con mucha frecuencia en los datos procedentes de la contabilidad.
  • Además, la contabilidad es, junto con la prueba de la ocurrencia o no de determinados hechos que no deban reflejarse en ella y su calificación jurídica, uno de los elementos centrales en caso de inspección tributaria.

Las compras y ventas

  • Para una pequeña empresa existen dos aspectos muy importantes. Por un lado, hay que generar una experiencia de cobro o pago y de facturación que sea satisfactoria. Un cliente que había quedado contento con el servicio puede no volver si le facturamos mal o no atendemos a alguna clase de requerimiento de información.
  • Y lo mismo puede suceder con los proveedores. Puede que no quieran saber más de nosotros si no estamos a la altura al realizar y documentar los pagos o al requerir unas condiciones que no se corresponden con las expectativas.
  • Por otro lado, la información contable es una poderosa herramienta en la toma de decisiones comerciales. Además, hoy es mucho más sencillo descubrir patrones de comportamiento en clientes y proveedores que hasta hace poco permanecían ocultos.

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