La caisse correspond en comptabilité à toutes les opérations financières en espèces. Elle concerne tout particulièrement les entreprises qui exercent une activité commerciale. Le traitement comptable de ces entrées et sorties d’argent doit figurer sur le Z de caisse.
Clôturer la caisse
La clôture de caisse consiste à matérialiser la fin de la journée d’un point de vue comptable. Sur un logiciel de gestion de caisse, il s’agit de signifier que les opérations enregistrées sont conformes pour déclencher l’édition d’un Z de caisse. L’ensemble de ces informations permet l’établissement du livre de caisse.
Organiser l’enregistrement de la caisse de façon journalière est une obligation fiscale. Pour des raisons pratiques, on peut matérialiser les mouvements d’une même journée sans différencier les modes d’encaissement (espèce, carte, chèque). En effet, une entreprise avec peu d’encaissements peut compléter ses documents par l’agenda de caisse qui détaille les mouvements.
Dès lors que les mouvements financiers se complexifient et qu’ils font intervenir différents taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée), des documents distinctifs permettent de détailler chaque entrée ou sortie : brouillard de caisse, bande de caisse, main courante.
Quelle est la différence entre X de caisse et Z de caisse ?
Le X de caisse est un état comptable sur lequel figure la situation provisoire des encaissements réalisés au cours d’une même journée. Il est utile pour procéder à des contrôles au cours de la journée et avant la clôture de la caisse. En effet, le montant mentionné sur les documents comptables doit être identique au contenu réel de la caisse. Une petite marge d’erreur peut être tolérée lorsque l’on prend en compte les décalages survenant lorsque l’opérateur rend la monnaie. Une anomalie significative serait alors l’indice qu’il y a eu un vol ou une fraude.
Au moment de terminer la journée, la clôture de caisse entraîne l’édition du Z de caisse. Son contenu est définitif. Tandis que le X de caisse pouvait être modifié en cas d’erreur, dès lors que la clôture est faite, les enregistrements comptables pour la journée concernée sont irréversibles.
Quelles sont les obligations légales du logiciel de caisse ?
Dans l’optique de prévenir la fraude à la TVA par les entreprises qui pourraient dissimuler des opérations financières, les logiciels de caisse doivent répondre à des normes strictes. Ces dernières permettent de garantir la sécurisation et la certification des opérations financières enregistrées. Cette obligation entrée en vigueur au 1er janvier 2018 incite les éditeurs de logiciel de demander une certification. Les entreprises qui optent pour une solution SaaS (Software as a Service) doivent alors vérifier que la solution utilisée est bien certifiée. Cependant, grâce au Cloud, la mise à jour du logiciel ne demande aucune intervention de la part de l’utilisateur pour la mise aux normes de sa gestion de caisse.
